Создание и настройка графика отпусков в 1С 8.3 ЗУП

Правила создания графика отпусков

1. Учитывая Ст. 123 Трудового Кодекса РФ, планировать отпуск персонала в организациях необходимо составлять заблаговременно, а именно, за две недели до наступления нового календарного года.
2. В график отпусков необходимо включать всех сотрудников организации, с которыми оформлены договорные отношения.
3. Очень важно учитывать пожелания и потребности сотрудников, имеющих какие-либо льготы.
4. Пожелания всех остальных сотрудников необходимо согласовывать с руководителем компании с целью обеспечения непрерывного рабочего процесса.
5. Заявление на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска должно быть написано работником за две недели до его начал.
6. В первую очередь согласование графика отпусков должно произойти с сотрудниками, которые имеют право на отдых в комфортное время именно для них: многодетные родители, совместители, несовершеннолетние работники, почетные доноры, военнослужащие, родители детей-инвалидов.

Пошаговое создание графика отпусков в 1С ЗУП

Для начала необходимо зайти в информационной базе 1С 8.3 в раздел «Настройки», там находятся виды отпусков, которые предусмотрены в вашей организации. Данный список отпусков можно дополнять своими видами или использовать, предложенными по умолчанию программой.

Отпуск бывает:

• Ежегодный оплачиваемый
• Ежегодный дополнительный оплачиваемый
• Без сохранения заработной платы

В момент создания нового вида отпуска, сохраняйте настройки, согласно которых будете предоставлять такой вид отпуска. Например, отпуск может зависеть от стажа сотрудника или его рабочего места, как показано на изображении ниже.

При оформлении нового сотрудника на работу, в приказе и трудовом договоре есть прописанный пункт о его праве на отпуск. В момент заполнения данных в графе «Приказ» кликайте по строке «Редактировать» и добавьте в открывшуюся форму тип отпуска сотрудника и выбранное количество дней, которое сотрудник желает использовать для отдыха.

Далее формирует график выхода персонала в отпуск в информационной базе по следующему алгоритму:

1. Зайти в раздел «Кадры – графики – переносы отпусков».
   
2. Кликните по ссылке «Создать», потом по кнопке «График отпусков».
   
3. Далее, используя клавишу «Подбор», сформируйте перечень персонала компании.
4. Обозначьте в открывшейся форме дату начала и количество дней, положенных сотруднику для отдыха. Конечную дату отпуска программа рассчитает самостоятельно.
   

Нажав на строку «Заполнить», в системе автоматически сформируются отпуска. Поскольку приказы, на основании которых предоставляется отпуск сотрудникам, еще не оформлены, вы увидите слова «Не отображены в кадровом учете».

Во вкладке «Фактический отпуск» вы увидите клавиши «Оформить отпуск» или «Оформить перенос». Нажимайте на нужную ссылку, чтобы сформировать необходимый документ.

В момент работы с перечнем сотрудников для быстроты и удобства пользуйтесь комбинациями «горячих» кнопок:

• Для того, чтобы в процессе подбора увидеть весь список целиком, используйте клавиши Ctrl+A. Поучится так, как представлено ниже.
  
• Чтобы выделить группу в списке сотрудников, нужно кликнуть по первой строке, удерживать кнопку Shift, кликнуть по последней строке списка. Должно получиться, как на рисунке ниже.
  
• Чтобы выделить строки не все подряд, а выборочно, например, через одну, нужно удерживать кнопку клавиатуры Ctrl и кликать по нужным строкам. Получится вот так:
  
• Следующий шаг — заполнить форму, выбрать кнопку «График отпусков» и распечатать его.
  

Прямо тут есть возможность посмотреть остатки по отпускам, для этого требуется нажать на нужную ссылку. Вам откроется таблица, из которой будет понятно, есть ли отклонения от учетного плана.

График откроется так, как в представленном изображении:

Выгрузка графика отпусков из электронной таблицы Excel

В системе 1С 8.3 ЗУП предусмотрена возможность получать информацию из документа и, наоборот, сохранять таблицу для формирования графика вне программы.

Программа 1С ЗУП поддерживает следующие форматы обработки данных: электронные таблицы, текстовые документы, табличные документы, книги. В любом из этих форматов есть возможность загрузить данные о графиках отпусков.

Система предложит вам выбрать нужное расширение документа для удобства. Можно использовать два варианта: установить расширение или продолжить без его установки.

Вам откроется окно, в которое нужно переместить подготовленный файл или нажать кнопку «Выберите с диска», затем покажите путь загрузки документа.

То, что вы видите на изображении выше, это вид таблицы в версии КОРП. В базовой версии оно будет выглядеть иначе, как представлено ниже:

Далее необходимую информацию нужно перенести в таблицу путем копирования либо загрузить. Для этого нажать на кнопку, как показано на рисунке и выбрать требуемый документ.

А дальше действуйте в стандартном порядке: кликнуть по кнопке «Открыть», автоматически заполнится табличная часть.

Переносы отпусков

Перенос отпусков сотрудников компании в программе осуществляется следующим образом. Зайти в журнал «Графики и переносы отпусков», согласного определившегося списка сотрудников, используя системную команду «Создать перенос» и правой клавиши мыши выбрать «Еще», сформируется перенос графика.

В полученной форме внести следующие данные: дата начала перенесенного отпуска, дата его окончания и причина, по которой произошел перенос отпуска сотрудника.

После проведенных манипуляций не забудьте провести документ, только после этого вы увидите отметку, что отпуск успешно перенесен. Вновь созданный документ сохранится в журнале системы.

Оформление отпуска из графика отпусков

Первый шаг для создания отпуска из графика — напечатать кадровый приказ на отпуск из вкладки программы «Кадры-отпуска». Проще всего его создать, используя заполненную вкладку «График отпусков». В столбике «Фактический отпуск » найти кликабельную гиперссылку «Оформить отпуск».

На экране монитора появится кадровый приказ, в который уже будут внесены все данные по сотруднику, которые есть в графике отпусков.

После того, как приказ о предоставлении отпуска будет оформлен, в графике отпусков появится надпись «Отпуск предоставлен». В самом низу в документе сообщение, которое вы видели ранее «Не отображены в кадровом учете» изменится на другое сообщение «Не все отпуска отображены в кадровом учете». Не все, потому что вы отразили пока только отпуск одного сотрудника.

Если вы захотите проверить данные отпусков после того, как оформите приказ об отпуске по уже оформленным сотрудникам, то увидите, что они не видны в графе «Отклонения».

Отчеты по отпускам сотрудников

В отчетные ведомости по отпускам входит следующая информация: неиспользованные дни отпусков и краткие сведения по остаткам отпусков. Эти сведения можно увидеть в разделе программы 1С «Кадры - кадровые отчеты».

Весь перечень данных по отчетам можно отфильтровать следующим образом: организации, подразделения, отдельные сотрудники или несколько сотрудникам одновременно. В отчете вы увидите детализированную информацию по отпускам персонала в конкретные периоды.

В отчете, в котором содержится сжатая информация, вы увидите только разделение по видам отпусков, как представлено на изображении ниже:

Пользуйтесь предложенным руководством и помните, что автоматизированные кадровые процессы, в том числе планирование графика отпусков в системе 1С, намного упрощает труд кадрового сотрудника. Так же сводит к минимуму ошибки персонала, избавляет от рутинных процессов и повышает производительность кадровой службы.

Если необходима помощь в настройке, доработке, обновлению, обслуживанию, сопровождению программ «1С» то обращайтесь к нашим специалистам!