Порядок предоставления отпусков работникам компаний, предприятий, организаций в России определяется трудовым законодательством об охране труда. За его нарушение предусмотрена административная ответственность работодателей.
Создание графика отпусков необходимо, чтобы:
Из этой статьи мы расскажем, как пошагово настроить график отпусков в 1С ЗУП версии 8.3.
Содержание:
Для начала необходимо зайти в информационной базе 1С 8.3 в раздел «Настройки», там находятся виды отпусков, которые предусмотрены в вашей организации. Данный список отпусков можно дополнять своими видами или использовать, предложенными по умолчанию программой.
Отпуск бывает:
В момент создания нового вида отпуска, сохраняйте настройки, согласно которых будете предоставлять такой вид отпуска. Например, отпуск может зависеть от стажа сотрудника или его рабочего места, как показано на изображении ниже.
При оформлении нового сотрудника на работу, в приказе и трудовом договоре есть прописанный пункт о его праве на отпуск. В момент заполнения данных в графе «Приказ» кликайте по строке «Редактировать» и добавьте в открывшуюся форму тип отпуска сотрудника и выбранное количество дней, которое сотрудник желает использовать для отдыха.
Далее формирует график выхода персонала в отпуск в информационной базе по следующему алгоритму:
Нажав на строку «Заполнить», в системе автоматически сформируются отпуска. Поскольку приказы, на основании которых предоставляется отпуск сотрудникам, еще не оформлены, вы увидите слова «Не отображены в кадровом учете».
Во вкладке «Фактический отпуск» вы увидите клавиши «Оформить отпуск» или «Оформить перенос». Нажимайте на нужную ссылку, чтобы сформировать необходимый документ.
В момент работы с перечнем сотрудников для быстроты и удобства пользуйтесь комбинациями «горячих» кнопок:
Прямо тут есть возможность посмотреть остатки по отпускам, для этого требуется нажать на нужную ссылку. Вам откроется таблица, из которой будет понятно, есть ли отклонения от учетного плана.
График откроется так, как в представленном изображении:
В системе 1С 8.3 ЗУП предусмотрена возможность получать информацию из документа и, наоборот, сохранять таблицу для формирования графика вне программы.
Программа 1С ЗУП поддерживает следующие форматы обработки данных: электронные таблицы, текстовые документы, табличные документы, книги. В любом из этих форматов есть возможность загрузить данные о графиках отпусков.
Система предложит вам выбрать нужное расширение документа для удобства. Можно использовать два варианта: установить расширение или продолжить без его установки.
Вам откроется окно, в которое нужно переместить подготовленный файл или нажать кнопку «Выберите с диска», затем покажите путь загрузки документа.
То, что вы видите на изображении выше, это вид таблицы в версии КОРП. В базовой версии оно будет выглядеть иначе, как представлено ниже:
Далее необходимую информацию нужно перенести в таблицу путем копирования либо загрузить. Для этого нажать на кнопку, как показано на рисунке и выбрать требуемый документ.
А дальше действуйте в стандартном порядке: кликнуть по кнопке «Открыть», автоматически заполнится табличная часть.
Перенос отпусков сотрудников компании в программе осуществляется следующим образом. Зайти в журнал «Графики и переносы отпусков», согласного определившегося списка сотрудников, используя системную команду «Создать перенос» и правой клавиши мыши выбрать «Еще», сформируется перенос графика.
В полученной форме внести следующие данные: дата начала перенесенного отпуска, дата его окончания и причина, по которой произошел перенос отпуска сотрудника.
После проведенных манипуляций не забудьте провести документ, только после этого вы увидите отметку, что отпуск успешно перенесен. Вновь созданный документ сохранится в журнале системы.
Первый шаг для создания отпуска из графика — напечатать кадровый приказ на отпуск из вкладки программы «Кадры-отпуска». Проще всего его создать, используя заполненную вкладку «График отпусков». В столбике «Фактический отпуск » найти кликабельную гиперссылку «Оформить отпуск».
На экране монитора появится кадровый приказ, в который уже будут внесены все данные по сотруднику, которые есть в графике отпусков.
После того, как приказ о предоставлении отпуска будет оформлен, в графике отпусков появится надпись «Отпуск предоставлен». В самом низу в документе сообщение, которое вы видели ранее «Не отображены в кадровом учете» изменится на другое сообщение «Не все отпуска отображены в кадровом учете». Не все, потому что вы отразили пока только отпуск одного сотрудника.
Если вы захотите проверить данные отпусков после того, как оформите приказ об отпуске по уже оформленным сотрудникам, то увидите, что они не видны в графе «Отклонения».
В отчетные ведомости по отпускам входит следующая информация: неиспользованные дни отпусков и краткие сведения по остаткам отпусков. Эти сведения можно увидеть в разделе программы 1С «Кадры - кадровые отчеты».
Весь перечень данных по отчетам можно отфильтровать следующим образом: организации, подразделения, отдельные сотрудники или несколько сотрудникам одновременно. В отчете вы увидите детализированную информацию по отпускам персонала в конкретные периоды.
В отчете, в котором содержится сжатая информация, вы увидите только разделение по видам отпусков, как представлено на изображении ниже:
Пользуйтесь предложенным руководством и помните, что автоматизированные кадровые процессы, в том числе планирование графика отпусков в системе 1С, намного упрощает труд кадрового сотрудника. Так же сводит к минимуму ошибки персонала, избавляет от рутинных процессов и повышает производительность кадровой службы.
Если необходима помощь в настройке, доработке, обновлению, обслуживанию, сопровождению программ «1С» то обращайтесь к нашим специалистам!
Облачные сервисы
