Как в 1С Бухгалтерия 8.3 начислить отпускные?

Все трудящиеся имеют право на оплачиваемый ежегодный отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней (ст. 114 Трудового кодекса РФ), а некоторые категории вправе претендовать на отпуска более длительные (педагоги, «северяне», работники вредных производств и т.п.) По всем типам отдыха отпускные рассчитываются одинаково: количество календарных отпускных дней, умноженное на среднедневной заработок. Средний же заработок рассчитывается путем деления дохода за 12 предыдущих месяцев на 12 и на 29,3, т.е. формула выглядит так:

Если период отработан не полностью, то следует определить среднедневной заработок по следующей формуле:

В 1С 8.3 начисление отпускных производится автоматически, система самостоятельно рассчитает размер отпускных. Однако изначально для того, чтобы выплата отпускных 1С 8.3 производилась корректно, необходимо произвести правильные настройки.

Перед тем как начислить отпускные в 1С. Нужные настройки

Для того чтобы открыть окно для настройки, отправляемся в раздел для «Администрирования» (метка № 1), переходим на гиперссылку «Параметры учета» (метка № 2).

Отыскиваем и открываем гиперссылку «Настройки зарплаты» (метка № 3), чтобы открыть окно для более тонкой настройки.

Отмечаем, что учитывать зарплату и кадры мы будем в «1С» (метка № 4). Теперь нам будут доступны начисление и выплата отпускных в 1С.

Начисление отпускных в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам

Когда подходит время конкретному работнику отправляться в отпуск, следует сформировать соответствующий документ. Заходим в раздел «Зарплата и кадры» (метка № 1) – гиперссылка «Все начисления» (метка № 2).

Перед нами откроется окно, а в нем – перечень всей ранее созданной документации. Нажимаем кнопку «Создать» (метка № 3) – в выпадающем меню выбираем пункт «Отпуск» (метка № 4

Открывается форма, в которой необходимо заполнить, прежде всего, день совершения операции (см. метку № 5). Помните о том, что работодатель должен выплатить отпускные средства не менее чем за три дня до начала ежегодного отпуска, и в 1С 8.3 планируемая дата выплаты отпускных должна быть указана с учетом этого правила. Поименовываем организацию-работодателя (метка № 6), а также, выбрав из справочника, указываем сотрудника (метка № 7) и указываем первый и последний день отпуска (метка № 8).

В «1С:Бухгалтерия 8.3» начисление отпускных произойдет автоматом, программа покажет нам:

• количество дней отпуска (метка № 9);
• начисленные отпускные (метка № 10);
• налог на доходы физических лиц (метка № 11);
• сумма, подлежащая выплате (метка № 12).

Чтобы проконтролировать в 1С 8 начисление отпускных, точнее, их корректность, следует кликнуть на сумму начисления (метка № 10), чтобы открыть соответствующее окно.

Легко видеть в окне все необходимые компоненты для расчета отпускных, а именно: доход отпускника за последние двенадцать месяцев (метка № 13), сколько в целом календарных дней отработано (метка № 14), средний заработок (метка № 15), расчет подлежащих выплате отпускных (метка № 16).

Осталось нажать «Записать», «Провести» (метка № 17), нажать одноименную кнопку для распечатки (метка № 18), выбрать «Приказ о предоставлении отпуска (Т-6)» (метка № 19), или, если интересует расчет среднего заработка для отпуска, выбрать этот пункт (метка № 20).

После того как вы проведете этот документ, начисление отпускных в 1С 8.3 будет отражено в бухгалтерском учете. Будет нелишним проконтролировать корректность проводок, нажав «ДтКт» (метка № 21) для того чтобы открыть окно с проводками.

В открывшемся окне мы видим вполне корректную проводку, оформляющую начисление отпуска и удержание НДФЛ (метки №№ 22 и 23).

Выплата отпускных в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам

Теперь о том, как в 1с выплатить отпускные. В принципе, отражение в учете данной операции требует нажатия по кнопке «Выплатить» (метка № 1).

После этого выплата отпускных в 1С 8.3 Бухгалтерия будет отражена автоматически, в т.ч. будут сформированы необходимые документы и сделаны нужные проводки. При этом учитывается способ получения выплат, который мы согласовали с сотрудником при приеме на работу и указали в его карточке. В случае если сотрудник предпочел наличные выплаты, система осуществит проводку расходного кассового ордера, а также и запись по кассе:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 50 «Касса»

В случае если выплата отпускных в 1С 8.3 Бухгалтерия реализована посредством банковской карточки, система сформирует «Платежное поручение», без проведения в учете списаний. Списание делается на основании платежки. Рассмотрим пример с выплатой через кассу:

• нажимаем кнопку «Выплатить» и получаем ссылку на форму для печати платежной ведомости (метка № 2) и РКО (метка № 3). (Для распечатки достаточно клика);
• однако перед выводом на печать следует проверить, все ли правильно. Для чего идем в подраздел «Документы» и проверяем платежную ведомость (метка № 4) и расходный кассовый ордер (метка № 5), просто кликнув на них.

Проверяя «Ведомость в кассу», следует обратить особое внимание на сумму, подлежащую выплате, а также сумму и НДФЛ (метка № 6). Если в эти данные вкрадется ошибка, то это обязательно приведет к неправильному формированию декларации № 6-НДФЛ.

Обратившись к РКО, проверяем корректность указанного вида операции - «Выплата заработной платы по ведомостям» (метка № 7), - сумму, подлежащую выплате (метка № 8) и сама ведомость (метка № 9). Для проверки корректности схемы проводок нажмите «ДтКт» (метка № 10). Проверке подлежит в т.ч. дата выплаты отпускных в 1С 8.3 Бухгалтерия.

Как производится в 1С начисление отпускных при увольнении

Эта операция также производится системой автоматично, но все-таки будет нелишним помнить о нормативных правилах расчетов компенсаций в случае, когда работник увольняется и ему нужно выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск.

Средний заработок определяется так же, как расписано выше, для расчета отпускных. Расчетным периодом для подсчета компенсации являются 12 месяцев (календарных), предшествующих увольнению. Месяц, в котором сотрудник увольняется, в расчетный период включается лишь при увольнении в последний день месяца: увольняется сотрудник 31-го октября – расчетным периодом является промежуток между 1 ноября прошлого по 31 октября нынешнего года, если 30-го октября - то с 1-го октября прошлого года по 30 сентября нынешнего.

Число дней неиспользованного отпуска определяется за весь период работы у данного работодателя. Округление допускается лишь в большую сторону. Остаток меньше половины месяца учету не подлежит, а половина и более округляется до 100%-ного месяца. Если сотрудник отработал всего 11 месяцев, компенсация ему полагается как за 12 полных. Если сотрудник отработал меньше полумесяца, то компенсация ему не полагается, если отработано полмесяца и более, то платится компенсация за 2,33 дня.

В 1С начисление отпускных при увольнении происходит, как уже было сказано, автоматически и, если все настройки сделаны правильно, 100% корректно.

На практике, когда сотрудник собирается увольняться, он уходит в отпуск «с последующим увольнением», и тогда днем увольнения выгоднее и справедливее всего указать последний день отпуска.

Если же этот вариант не подходит по каким-то причинам, то работнику полагается компенсация за неиспользованный отпуск (ст. 127 ТК РФ), при этом компенсация полагается за все отпуска, в т.ч. и дополнительные, а не только ежегодные. Вообще, такие операции, как начисление отпускных в 1С ЗУП гораздо удобнее, да и выплата отпускных реализована лучше (об этом будет в одной из следующих статей), поскольку «1С:Бухгалтерия» все-таки беднее по «трудовому» и «зарплатному» функционалу. Но все-таки необходимые операции в ней провести можно.

Для начала можно сформировать технический документ по расчету отпуска сотрудника. Разумеется, проводить его не надо, это исключительно для того, чтобы не осуществлять подсчет сумм вручную. Возьмите общую суммы начислении, к выплате, НДФЛ (метка № 1). Сумма, определенная в качестве начисления, и вводится в форму на компенсацию.

Выбираем увольняющегося сотрудника, нажимаем «Начислить» - из выпадающего меню выбираем «Компенсация отпуска при увольнении» - в окошке вводим сумму компенсации, которую мы определили выше, техническим документом (метка № 2).

В колонке «Начислено», перейдя по гиперссылке в список начислений, можно скорректировать сумму, посмотреть и проверить корректность расчета НДФЛ и взносов (метка № 3), а также дату выплаты.

Вводя сумму компенсаций, непременно проверяйте, чтобы дата ее выплаты соответствовала фактической дате! Помните о том, что закон обязывает работодателя сделать окончательный расчет в день увольнения, в т.ч. и в 1С выплата отпуска под расчет должна быть произведена на дату увольнения. Строгий надзор за корректностью этих дат продиктована не только человеколюбием: дело в том, что и НДФЛ, удержанный с этой компенсации, также быть перечислен в бюджет не позднее дня, следующего за днем ее выплаты (ст.ст. 223, 226 НК РФ ). Кроме того, рассматриваемая компенсация облагается страховыми взносами, в т.ч. и на травматизм, причем без каких-то изъятий, в 100%-ной сумме (ст. 422 НК РФ, ст. 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании…»