Как сформировать табель рабочего времени в 1С ЗУП 8.3?

Где табель в 1С 8.3 ЗУП?

Как часто самые лучшие программные решения вызывают отрицательные реакции пользователей лишь потому, что разработчики не смотрят на ПО глазами рядового юзера. В итоге сотрудникам техподдержки приходится тратить немало времени, чтобы отвечать на вопросы наподобие: «Говорят, удобный он, этот табель в 1С 8.3 ЗУП, где найти его?» Впрочем, это обратная сторона богатого функционала. Ведь в «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» доступен не один вариант табеля, а целых два:

• Табель-документ;
• Табель-отчет.

Чтобы построить Табель учета рабочего времени как документ, достаточно зайти в раздел «Зарплата» - вкладка «Отчеты по зарплате» - и табель автоматически заполнится на основании данных ранее введенной документации по начислению.

А где табель в 1С 8.3 ЗУП для формирования в виде отчета? В целом, нигде, он формируется по группам – всех работников или выбранной пользователем группе. Обратившись к кнопке «Подбор», можно указать системе на сотрудников, подлежащих включению в Табель.

Отчет будет содержать данные по выходным и отработкам. Если же вы ведете сплошную регистрацию отработок, то целесообразно ввести Табель отработанного времени сотрудником, для чего, пройдя в раздел «Зарплата» - «Табели». В ней создается новый табель в 1С 8 ЗУП.

Как заполнить табель в 1С ЗУП. Необходимая подготовительная работа

Бухгалтеры, которые начинали вести учет вручную, наверняка задавались вопросом о том, почему в «1С» применяется форма Табеля Т-13? Ответ прост: эта форма лаконичнее, проще и более пригодна для применения в учетной программе. Привычная форма Т-12 больше на целый раздел и более приспособлена для ведения расчет зарплаты в традиционном, ручном режиме.

Есть еще один момент в использовании и учете рабочего времени с помощью «1С:ЗУП»: учет отработок, который может быть у каждого работодателя своим. Выделяют два метода учета:

• отработанного времени, когда реальные отработки сплошным методом. Такой метод требует не просто фиксации отклонений, но и последующего заполнения табеля. Форма Т-13 образуется на основе этих фактически учтенных данных;
• отклонений. В «1С:ЗУП» вносятся факты расхождений с изначально согласованным графиком – прогулы, невыходы, отпуска и т.д. Регистрируются именно отклонения.

Для работы в «1С:ЗУП» рекомендуется именно второй метод, регистрации отклонений.

Перед тем, как заполнить табель в 1С 8.3 ЗУП, следует проверить корректность оформления приказов о приеме на работу (для правильного отображения данных о графике его работы), а также наличие актуального производственного календаря, благодаря которому система фиксирует и рабочие, и нерабочие дни в табеле 1С ЗУП, причем не только традиционные выходные, но и праздничные и предпраздничные дни.

Проверить настройки производственного календаря можно в одноименном разделе «Настройки» - «Производственные календари», а также «Графики работы сотрудников»

Если в программе 1С подключена интернет–поддержка, обновление производственного календаря происходит в автоматическом режиме.

Без корректного производственного календаря – т.е. таблицы временных норм, перечня рабочих и «красных» дней, календарных по квартам и месяцам, - нельзя определить нормы отработок.

По умолчанию в «1С:ЗУП» включена традиционная пятидневка, но есть перечень и других графиков – выбрать оптимальный можно, перейдя в «Настройки» - «Графики работы сотрудников». В 1С 8.3 ЗУП табель заполняется основе вышеописанных данных, но вы при необходимости можете создавать свои условия и графики, формируя, например, различные смены, ночные смены, часы и проч.

Чтобы настроить, например, часы, задать свои параметры и, вообще, индивидуализировать систему под себя, достаточно обратиться к опции «Изменить свойства графика».

В 1С 8.3 ЗУП табель учета рабочего времени заполняется на основе настроек, заданных пользователем. Принимая каждого нового сотрудника, вы задаете ему график, который можно впоследствии изменить, обратившись к документу «Кадровое перемещение».

Можно изменить график для группы сотрудников, для чего создается соответствующий новый кадровый приказ (раздел «Кадры» - «Приемы на работу, переводы, увольнения»).

Когда работник по каким-то причинам не выходит на работу, то для отображения этого факта достаточно оформить и провести документ отклонения, которые будут внесены в табель рабочего времени в 1С ЗУП автоматически, с использованием традиционных обозначений:

• «Я» – явка;
• «В» – выходной;
• «Б» – больничный;
• «Н» – ночные часы;
• «ОТ» – отпуск.

Необходимо напомнить, что, нарушив порядок заполнения Табеля учета рабочего времени № Т-13, вы рискуете тем, что последует привлечение к административной ответственности (ст. 5.27 «Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права»). Подобная неприятность может последовать и в связи с введением нового условного обозначения, без надлежащего оформления. Для этого необходимо оформить соответствующий приказ, в котором, помимо самого нового кода, должна быть указана причина его введения, дата его введения и т.п. Лица, ответственные за ведение Табеля, должны быть ознакомлены с приказом под роспись.

Как заполнить табель в 1С 8.3 ЗУП – основная реализация

После того, как вся подготовительная работа проведена, эта процедура никакого труда не составит. Идем на форму создания нового табеля, устанавливаем месяц для проведения начисления, выбираем дату формирования, нажимаем «Заполнить».

Табель будет заполнен автоматически на основе данных документов отклонений, которые фиксировали реальные отработки. При этом несмотря на то, что процесс автоматизирован, все равно необходим проконтролировать содержание итогового документа. Про своевременность оформления документов отклонений говорить нет нужды, это подразумевается. Ведь необходимое условие для корректности расчетов с персоналом – это в т.ч. идентичность периодов документа «Табель» и документов отклонений. Для того чтобы сохранить документ, нажимаем «Провести». Вывод на печать - клавиша F13

Если при нажатии «Заполнить» таблица не заполняется автоматически, то, скорее всего, не заполнены графики за заданный период. Как правило, такое случается на начало года. Исправить ошибку просто: переходим в «Графики» - нажимаем «Заполнить».

Для внесения поправок в уже сформированный табель создается табель корректирующий (см. внизу табеля гиперссылка «Исправить»).

Будет создан новый документ, но и исходную версию можно вывести, чтобы был перед глазами: гиперссылка «Открыть исправленный документ». Исправления будут внесены только после того, как закроем расчетный период.

Если вам нужно изменить в табеле за текущий месяц, то форму табеля необходимо поправить, потому что для одного и того же трудящегося нельзя за один месяц провести сразу два табеля. При подобной попытке система выдаст соответствующее предупреждение:

Если вам потребуется уникальное решение или помощь в том, чтобы заполнить табель в 1С 8.3 ЗУП, обращайтесь к нашим техническим специалистам, мы оказываем весь комплекс услуг по сопровождению, обновлению, настройке программ семейства «1С».