Эффективное управление отпусками как фактор стабильности трудового коллектива

Одним из источников недовольства работников, например, может стать неудачно составленный график отпусков, поэтому простой на первый взгляд задаче управления отпусками необходимо уделять достаточное внимание – это всегда компромисс между правом работников на отдых и производственной необходимостью. С точки зрения менеджмента компании график отпусков должен обеспечить отсутствие проблем при выполнении намеченной производственной программы компании в течение всего календарного года, в том числе и в период наибольшего использования отпусков работниками.

С точки зрения работников компании, правильно составленный график отпусков дает возможность работнику заранее спланировать проведение отпуска в желаемые для него сроки и предоставляет определенные гарантии того, что отпуск состоится в оговоренные сроки и не будет перенесен на другое время «по производственной надобности».

Таким образом, в общем смысле управление отпусками предполагает решение следующих задач:

• планирование важных мероприятий на год, то есть еще до начала планирования отпусков необходимо определить промежутки времени, где отсутствие работников нежелательно или невозможно в силу производственной необходимости;
• подготовка документов с планами работников на отпуск. Как правило, на этом этапе линейные руководители собирают пожелания работников на очередной отпускной период, соотнося их с производственной программой подразделения.
• утверждение (согласование) отпусков, то есть принятие решения отпускать в отпуск работника или нет. На этом этапе определяют, какой продолжительности отпуск может быть предоставлен работнику на очередной отпускной период; учитываются периоды времени, когда присутствие работника на рабочем месте обязательно; контролируется предельное количество одновременно уходящих в отпуск работников и т.д.
• перепланирование неутвержденных отпусков.
• учет фактов ухода и возвращения из отпуска. По результатам этого этапа можно оценить, как исполнялся составленный на очередной отпускной период план отпусков, т.е. насколько хорош оказался график отпусков.

При большом количестве работников и разветвленной структуре компании удержать в голове все влияющие на график отпусков факторы уже невозможно, поэтому для целей планирования все чаще используются системы автоматизации.

В конфигурации «Зарплата и Управление персоналом», предлагаемой фирмой «1С» службе управления персоналом, реализован полный цикл управления отпусками работников – от сбора пожеланий по отпуску до учета фактов ухода в отпуск, а также построения отчетности по исполнению планов.

В системе управления отпуск может иметь различные статусы. Например, конкретный отпуск работника может быть подготовлен. Это означает, что отпуск запланирован, но еще не прошел процедуру утверждения. Отпуск, успешно прошедший процедуру согласования и утверждения и внесенный в график отпусков, считается в системе утвержденным. А если отпуск уже реализован, то по нему учитывается фактический период фактического отпуска работника.

Подготовленные и утвержденные отпуска вводятся в систему специализированным документом «Планирование отпуска», в котором также отражается факт прохождения процедуры утверждения. Фактические отпуска учитываются в подсистеме кадрового учета работников.

Помимо средств регистрации запланированных и фактических отпусков для проведения процедуры утверждения отпусков в конфигурацию «Зарплата и Управление Персоналом» включен так называемый инструмент менеджера, в котором реализованы следующие возможности:

• сбор и предоставление данных для формализации принятия решения об утверждении отпуска;
• проведение проверок корректности ввода отпусков с построением отчета об ошибках и предупреждениях;
• формирование графических иллюстраций текущей ситуации с планируемыми отпусками;
• подготовка отчета о принятых решениях.

Процедура утверждения отпусков в рамках инструмента менеджера выполняется следующим образом:

• для выбранного отпуска формируются справки с информацией для принятия решения;
• принимается решение, разрешить или нет такой отпуск;
• принятое решение отражается в колонке пометок разными цветами и, если требуется, добавляется комментарий к решению;
• автоматически утверждаются документы, в которых все отпуска имеют пометку «Разрешить»;
• по результатам процедуры утверждения менеджерам, вводившим исходные данные для планирования отпусков, рассылается автоматически подготовленный отчет.

Документ, в котором зарегистрировано несколько подготовленных отпусков, может быть утвержден только в том случае, когда все содержащиеся в документе отпуска имеют пометку «Разрешить». Тем самым система утверждения отпусков позволяет увязать утверждение отпусков группы работников, занятость которых зависит друг от друга.

Если необходима помощь в настройке программы «Зарплата и Управление Персоналом» или доработке, обновлению, обслуживанию, сопровождению программ «1С» то обращайтесь к нашим специалистам!