График : Пн-Пт: 9.30 - 18.00


Эффективное управление персоналом в кризисной ситуации: задачи и решения

Человеческий капитал является одним из ключевых ресурсов управления. Вся деятельность предприятия напрямую зависит от того, какой квалификацией обладают его сотрудники, насколько эта квалификация соответствует задачам компании, поддерживаются ли эти задачи соответствующей системой мотивации, как те или иные управленческие решения влияют на эффективность работы персонала.

В условиях экономического спада большая часть компаний направила свои усилия на улучшение финансовых показателей, таких как сокращение издержек, повышение оборачиваемости, увеличение рентабельности. Задачи, связанные с эффективностью использования человеческих ресурсов во многом сконцентрировались исключительно в области оптимизации численности персонала. При этом важно не забывать, что повышение эффективности управления персоналом в жестких условиях кризиса требует внимания ко всем аспектам управления. От того, насколько предприятию удастся сохранить полноценную работу с персоналом и при этом получить от человеческого ресурса максимальную отдачу зависит устойчивость компании и ее способность конкурировать в будущем.

Казалось бы, использование информационных систем в сложившейся ситуации является избыточной роскошью. Но возможность получения информации, необходимой для управления, быстро, в полном объеме и с минимальными усилиями напрямую зависит от того, собирается ли эта информация вручную, или же получается с использованием специализированных информационных решений.

Какие задачи в области HR управления являются актуальными в сложившихся условиях, и какие возможности информационной системы позволяют решить эти задачи быстро и качественно?

Оценка эффективности работы сотрудников

Применение в компании различных схем материального стимулирования в первую очередь должно быть направлено на повышение эффективности работы сотрудников в зависимости от выполняемых ими задач и тех результатов, которые от них требуются. Хорошо, если ваша компания небольшая, и вы лично можете отслеживать результаты каждого работника. Что делать, если компания имеет разветвленную сеть филиалов или дочерних подразделений. А если это - крупный холдинг с разнородными видами деятельности и различными схемами оплаты труда. Как оценить, что увеличение премии или проведенное обучение увеличило отдачу работника? И какие именно показатели увеличились? Насколько эти показатели соответствуют целям компании? Кто из сотрудников больше подвержен снижению эффективности продаж в связи с сезонным спадом, а на чьих результатах этот спад практически не сказывается?

Практически каждая компания применяет различные премиальные схемы за выполнение сбытовых показателей (выручка, доход с единицы проданной продукции - если сотрудник управляет скидками и т.п.). Такие схемы мотивации стимулируют продавцов к повышению эффективности продаж. Однако их применение предполагает ведение достаточно трудоемкого учета заработной платы. Кроме того, постоянный контроль эффективности работы продавцов требует значительного отвлечения временных ресурсов линейных руководителей. В этой ситуации использование возможностей информационных систем позволяет руководителю оперативно получать отчеты по значимым для него показателям и сравнивать затраты на выплату премиальной части с доходом, полученным от каждого сотрудника или подразделения.

Применение и расчет различных мотивационных схем

Изменение рыночной ситуации требует от компании корректировки не только целей и планов, но и изменения всей системы, поддерживающей выполнение этих планов. Некоторые компании вынуждены менять мотивационные схемы ежегодно, чтобы обеспечивать себе конкурентное преимущество на быстро меняющемся рынке. Как изменение мотивационной схемы отразится на результатах работников? Как при этом изменятся затраты на персонал, в первую очередь ФОТ? Если все показатели по компании есть в единой информационной базе и можно провести их сравнение не только по сотрудникам, но и по периодам, разработка новой мотивационной схемы и моделирование различных сценариев становится гораздо проще. Соответственно, для получения достоверной информации при расчете новой системы мотивации руководителю необходимо использовать данные бухгалтерского учета, торговой системы, а также данные службы персонала, аккумулирующие информацию по параметрам начисления всех выплат по каждому работнику.

Для средних предприятий типичным способом для проведения подобных экспериментов было использование таблиц Excel. Объем данных и размер получаемых при этом таблиц отбивает у руководителя всякое желание тратить время на такую работу. Что делать компании, если в сложившихся условиях изменение системы оплаты труда является вынужденной необходимостью? И можно ли сократить затраты или повысить стабильность компании при этом сохранив сотрудникам возможность получения адекватного дохода?

И вновь применение информационных систем может существенно облегчить решение данной задачи.

Оценка сотрудников и формирование «золотого резерва»

Кадровый потенциал компании всегда являлся ее конкурентным преимуществом. Даже в условиях оптимизации численности персонала задача HR службы - выявить и сохранить тех сотрудников, которые составляют основу человеческого капитала. Компании, регулярно проводящие оценку персонала или аттестации, всегда имеют в своем активе базу сотрудников и имеют возможность по актуальным параметрам выбрать тех, кто обладает наиболее важными для компании компетенциями. Поскольку в связи с изменениями внешних условий значимость тех или иных компетенций для компании может меняться, руководителю важно иметь возможность создавать и менять профиль компетенций для каждой должности.

Чем может быть полезна кадровой службе информационная система? Во-первых, вести базу данных по всем сотрудникам компании с результатами оценки, сравнивать эти результаты за период по одному сотруднику, либо сопоставлять данные по нескольким сотрудникам удобнее, если этот процесс автоматизирован. Во-вторых, создав модель компетенций в информационной системе, вы можете привязать каждую компетенцию к способу ее оценки, в том числе и по формальным критериям, такие как «объем продаж», «количество отработанных заказов» - для сотрудников отдела продаж, «количество проведенных документов»- для сотрудников служб учета. И эти данные также можно получать из информационной системы автоматически.

Анализ динамики движения персонала

Отчеты по штатному составу персонала компании всегда являлись основным инструментом анализа компании со стороны HR служб. Какая информация может быть полезна руководителям в изменившейся экономической ситуации? Допустим, компания, работая привычным образом, уволила несколько человек за несоответствие должностным обязанностям. Как в условиях кризиса это отразится на остальных сотрудниках? Не вызовет ли это отток наиболее квалифицированных кадров по собственной инициативе? Регулярно анализируя отчеты по структуре персонала и ее изменению, руководитель HR службы первым сможет выявить неблагоприятные тенденции и предупредить руководителя о необходимых мерах.

Использование возможностей информационной системы для задач HR службы на примере "1С:Зарплата и управление персоналом 8"

Как перечисленные выше задачи могут решаться в конкретной информационной системе "1С: Зарплата и Управление персоналом 8" ?

Автоматизированный расчет заработной платы дает возможность формирования аналитических отчетов о ежемесячной выработке каждого работника отдельно, а также всего подразделения в целом.

Из документа «Начисление зарплаты» можно не только произвести расчет начислений, но и первичную оценку расходов на оплату труда за текущий месяц, а также сопоставление данных по каждому сотруднику. Так, например, по этим данным можно определить, что по результатам расчета за январь зарплата продавца А существенно ниже заработка продавца В, и на эти результаты повлияло отличие такого показателя как «размер выручки».

Для углубленного анализа эффективности работы сотрудников служит отчет «Анализ показателей». Он является инструментом формирования различных вариантов отчетов по показателям, учитывающим конкретные требования пользователя к аналитической информации. Кроме того, в отчете присутствуют по умолчанию часто применяемые пользователями настройки вариантов отчетов. С целью мониторинга отклонений по показателям эффективности линейный руководитель может использовать самостоятельно созданный отчет, представляющий данные в удобной для него форме, либо изменить существующий с последующим его сохранением.

С помощью такого отчета имеется возможность получения точных сумм выручки с продаж. Однако проследить динамику выполнения показателей, определить тенденцию их изменений удобнее посредством формирования отчета не в виде таблиц, а в виде графика (см. рисунок


По данным графика можно сделать вывод, что в целом по подразделению первые пять месяцев года величина выручки с продаж в среднем значении совпадала с плановым показателем. Начиная с мая прослеживается спад активности продаж, связанный с началом летних отпусков. Однако и в сентябре показатели ниже, чем в начале года. На основании этих данных можно принимать необходимые решения, например, сопоставить данные продаж с результатами аттестации и понять, что явилось причиной спада по конкретному сотруднику.

Инструмент «Аттестации» позволяет на основе глоссария компетенций произвести разработку системы оценки персонала, выбрать оценочную шкалу и указать критерии оценки для каждой компетенции. Также программа поддерживает возможность работы по ранее созданной в организации системе оценки. Для этого предусмотрен дополнительный ввод новых компетенций, шкал и критериев оценки.

В сложившейся экономической ситуации компания не может максимально эффективно воспользоваться своими скрытыми резервами, если по ним отсутствует своевременная и объективная информация. В области управления человеческим ресурсом такими данными являются показатели эффективности работы персонала; аналитические отчеты о динамике изменения ФОТ и исчисленных налогов; данные о косвенных расходах, например, на привлечение и обучение персонала; данные мониторинга фактических отклонений выработки каждого сотрудника от плановых.

Применение возможностей информационных систем, в том числе инструментов типовой конфигурации «Зарплата и Управление Персоналом» может оказать существенную помощь руководству компании в принятии своевременных решений.

Нашли ошибку на сайте? Напишите о ней нам!
Наверх Обратный звонок