Эффективное управление проектным бизнесом в условиях кризиса

Проектно-ориентированные подходы к управлению предприятием уже доказали свою высокую эффективность и востребованность в различных отраслях. Статья Сергея Лебедева и Никиты Зайцева описывает антикризисный инструментарий «1С:Управление проектной организацией», использование которого позволяет решить ряд задач, жизненно важных в кризисный период.

Проектно-ориентированный подход к управлению предприятия востребован в самых разных отраслях. Выполнение проектов является основным бизнесом инжиниринговых и девелоперских предприятий, проектных институтов и конструкторских бюро, консалтинговых и внедренческих компаний, разработчиков аппаратного и программного обеспечения, архитектурных, дизайнерских и рекламных студий – всех не перечислить.

Экономический кризис ставит перед руководством любого проектно-ориентированного предприятия ряд непростых и крайне серьёзных задач:

• Как управлять проектами в условиях экономической нестабильности?
• Как не потерять контроль над финансовыми потоками?
• Как выявить и мобилизовать внутренние резервы предприятия?

От решения этих задач зависит очень, и очень многое – как изменится рентабельность предприятия в условиях кризиса, будут ли потеряны ключевые активы, сможет ли предприятие вообще остаться на рынке.
Как вести бизнес в ситуации, когда привычные средства достижения цели становятся неадекватными и ежедневно возникают новые и непредсказуемые проблемы?

Важнейшим конкурентным преимуществом в кризисной ситуации является качество управления проектным предприятием. Предприятие, где руководитель в реальном времени получает оперативную и достоверную информацию о состоянии дел, может получить оценку своих решений в виде конкретных цифр, где плохие новости всегда приходят вовремя – только такое предприятие эффективно работает в условиях кризиса.

Качественное управление предприятием немыслимо без поддержки соответствующими инструментами. Для предприятий, бизнесом которых является выполнение проектов, таким инструментом является программный комплекс «1С:Управление проектной организацией», совместная разработка фирмы «1С» и компании «ITLand Group». Это решение может использовать любое проектно-ориентированное предприятие, вне зависимости от отраслевой специфики.

Без современной информационной системы предприятие вряд ли сможет решить такие жизненно важных в кризисный период задачи, как:

• Экспресс-оценка рентабельности, степени рисков и перспективности ведущихся и новых проектов для оптимального перераспределения ресурсов;
• Оценка плановой рентабельности проектной организации по ожидаемому портфелю проектов;
• Повышение эффективности и рентабельности проектных работ за счет управления загрузкой ресурсов;
• Управление платежеспособностью проектной организации.

Рассмотрим на примере этих задач, как внедрение программного продукта «1С:Управление проектной организацией» поможет проектно-ориентированному предприятию обеспечить свою деятельность в условиях кризиса.

Экспресс-оценка рентабельности, степени рисков и перспективности ведущихся и новых проектов для оптимального перераспределения ресурсов

Руководителю проектного предприятия необходимо выявить наиболее перспективные проекты и проекты с высокой степенью риска, необходимо провести ранжирование проектов и принять решение о правильном распределении ресурсов.

«1С:Управление проектной организацией» позволяет настроить для каждого проекта произвольное количество показателей, значения этих показателей могут быть внесены вручную, а могут вычисляться в реальным времени по данным информационной системы. В дополнение к рассчитываемому плановому показателю прибыли проекта «Прибыль (план)», можно ввести заполняемый вручную показатель «Степень риска», показывающий вероятность прекращения финансирования проекта. Все новые проекты можно ранжировать по рассчитываемому показателю «Перспективность», показывающему отношение плановой прибыли к степени риска, и наглядно увидеть на какие проекты следует выделять ресурсы в текущий момент времени в первую очередь.

Оценка плановой рентабельности проектной организации по ожидаемому портфелю проектов

Экономический кризис ведёт к проблемам в проектном финансировании, поэтому для поддержки экономической стабильности предприятия важно четко и оперативно рассчитывать плановую рентабельность организации.

Менеджмент организации добивается, чтобы маржинальный доход ожидаемого портфеля проектов как минимум превышал все косвенные расходы организации текущего периода.

«1С:Управление проектной организацией» содержит гибкую систему формирования аналитической отчётности. Настраиваем отчет «План-фактный анализ доходов и расходов» таким образом, чтобы в него выводились только подтвержденные проекты или проекты с показателем «Степень риска» меньше заданного. В отдельном вспомогательном проекте «Внепроектная деятельность» по периодам планируем косвенные расходы организации. В результате имеем возможность проанализировать по периодам плановую прибыль или убыток организации, ожидаемый вклад каждого проекта в финансовый результат и принять корректирующие управленческие воздействия.

Повышение эффективности и рентабельности проектных работ за счет управления загрузкой ресурсов

Эффективное управление основными средствами производства в кризисной ситуации приобретает критическую важность. Неоптимальное использование ресурсов приводит к финансовым потерям, неприемлемым в период кризиса. Перегрузка ресурсов приводит к срыву сроков сдачи работ, соответственно, сдвигается и поступление денежных средств по этапам проектов. Недостаточная загрузка ресурсов приводит к простою специалистов и оборудования – следствием становится или необходимость оплачивать простаивающие мощности, или принятие таких кардинальных решений, как снижения заработной платы или увольнение специалистов. Поэтому необходимо заранее оценивать плановую загрузку ресурсов по портфелю выполняемых и запланированных проектов и вносить соответствующие коррективы. Эффективное управление загрузкой специальностей и оборудования позволит предприятию увеличить выполняемые объёмы без повышения затрат на производство.

«1С:Управление проектной организацией» предоставляет руководителю средства для выявления перегруженных и простаивающих ресурсов. С помощью аналитических инструментов системы по смоделированному портфелю проектов можно оценить простаивание, нормальную загрузку и перегрузку ресурсов в разрезе периодов и ролей. Ролью может выступать, например, специальность, бригада или специалист и оборудование.

Управление платёжеспособностью проектной организации

Использование технологии проектного бюджетирования позволяет держать под контролем финансовые потоки, оптимизировать платёжный календарь, прогнозировать и предотвращать кассовые разрывы.

«1С:Управление проектной организацией» предоставляет руководителю предприятия надёжный инструмент управления платёжеспособностью. Например, используя отчет «План-фактный анализ ДДС» можно оценить плановый и фактический вклад каждого проекта в генерируемый денежный поток организации. Использование отчета «Платежный календарь» позволит заранее увидеть возможные кассовые разрывы и принять меры к их устранению.

«1С:Управление проектной организацией» ориентировано на поэтапный запуск в эксплуатацию и позволяет в сжатые сроки автоматизировать критически важные для предприятия бизнес-процессы.

Экономический кризис ставит перед руководством предприятия не только задачи непосредственного выживания бизнеса в условиях нестабильности. Руководитель, который смог обеспечить деятельность своего предприятия в период кризиса, непременно задаст себе вопросы:

• Можно ли усилить свои позиции на рынке за счёт тех компаний, которые управляются менее эффективно и теряют свои активы?
• Можно ли войти на новые сегменты рынка, которых не было раньше, и которые были порождены кризисом?
• Как претворить в жизнь принцип «любой кризис – это новые возможности»?

Очевидно, что в успешном решении «послекризисных» задач современные управленческие инструменты играют не менее важную роль, чем в решении «антикризисных». Внедрение на предприятии информационной системы на базе «1С:Управление проектной организацией» не только поможет удержать свои позиции, но и позволит проектному предприятию выйти на качественно новый уровень.