Как сформировать акт сверки в 1С 8.3 Бухгалтерия

Акт сверки. Как сделать в 1С 8.3 и надо ли вообще его делать?

Акт сверки расчетов представляет собой документ, составленный двумя сторонами, в котором отображается информация относительно:

• результата исполнения некоего обязательства;
• его денежного выражения,

в виде перечня операций, совершенных за определенный период или в рамках конкретного договора, сформированного в хронологическом порядке. Иными словами, акт сверки не просто перечисляет операции, совершенные за определенный срок или в рамках обязательства, но и подтверждает, кто, кому и сколько заплатил, должен и т.п. Отметим, что ни один нормативно-правовой акт не называет обязательным формирование актов сверки в 1С или просто, от руки. Однако если вы с партнером договорились о том, что будете составлять подобные документы, то составление станет обязательным для обоих (см. ст. 421 ГК РФ «Свобода договора»).

Внимание: акты сверки – не первичные документы бухучета, т.ч. никаких обязательных требований и реквизитов в отношении них не установлено. Первичные документы (накладные, платежки, акты на оказание услуг и проч.) – это основания для формирования актов, из чего следует как минимум два важных момента:

1. акт сам по себе не служит основанием для возникновения или же прекращения обязательства, а констатирует итоги расчетов (см., например, постановление Арбитражного суда Московского округа от 31.01.2017 № Ф05-22327/2016 по делу № А40-129570/2016);
2. одним-единственным актом, без обязательного приложения первичной учетной документации, невозможно доказать факт уплаты сумм, выполнения работ, оказания услуг (см., например, постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 30.10.2017 N Ф03-3725/2017 по делу № А51-29292/2016).

Тогда возникает законный вопрос: зачем вообще нужно формирование акта сверки в 1С 8.3, да и просто, вне это системы. В пользу актирования можно привести как минимум следующие доводы (которых на самом деле куда больше):

• акт сверки взаиморасчетов помогает оперативно обнаружить (и подтвердить) ошибки при расчетах с деловыми партнерами, в т.ч. переплату;
• это самый простой и действенный способ урегулирования возможных разногласий с контрагентами, прежде всего по поводу долга и размеров его, особенно если соответствующий первичный документ был составлен, но не проведен;
• акт сверки – это подтверждение, пусть и косвенное, отсутствия денежных претензий (если соответствующее условие отражено в этом документе);
• акт сверки – это доказательство одобрения контрагентом действий лиц, которые выступали от его имени;
• акт сверки – это доказательство признания долга, что позволяет реанимировать течение срока исковой давности,

не говоря уже о том, что на основании акта сверки проще рассчитать цену иска, объем встречных однородных требований (см. ст. 410 ГК РФ).

Наконец, формирование акта сверки в 1С 8.3 позволяет бухгалтерии провести инвентаризацию расчетов, вывить безнадежные долги для списания – как минимум такой акт нужно составлять раз в год. Но в случае возникновения необходимости – например, разногласий с партнером, - акт можно составлять и с иной периодичностью. Теперь о том, как сформировать сверку в 1С 8.3.

Это процедура достаточно проста, и пошагово выглядит так:

1. формирование самого акта;
2. распечатка;
3. проставление подписей, удостоверение в 2-ух экземплярах;
4. распределение копий между контрагентами, каждый из которых сверяет данные по собственному учету.

Как сделать сверку в 1С 8.3?

Перед тем, как сформировать сверку в 1С, следует выбрать контекст формирования акта, ведь его можно сделать как по контрагенту в целом, так и по одному документу (договору). Вкратце процесс выглядит так. В зависимости от того, с каким контрагентом проводится сверка, заходим в раздел «Покупки» или «Продажа», после чего сформировать новый акт сверки, нажав кнопку «Создать».

Далее необходимо сформировать «шапку», с отражением данных на покупателя и на продавца, реквизитов договора, периода, валюты и т.п. Ключевые реквизиты:

• «Контрагент» – наименование фирмы или ФИО ПБОЮЛа;
• «Договор» – если поле оставить незаполненным, то в акте отобразятся все взаимосвязи с данным контрагентом. Если нужны данные по конкретному договору, то заполняются его реквизиты;
• «Период» − период, за который делается сверка;

наконец, «Организация», «Валюта» − эти поля заполняются автоматом, в соответствии с выбранными настройками и фильтрами.

Внимания требуют две вкладки:

1. «Счета учета расчетов» - тут все заполняется автоматом, вот почему так важно перепроверить настройки. Тем более что и в дальнейшем взаиморасчеты будут базировать именно на этих данных. Данные тут представлены в табличном виде, удобно корректировать;
2. «Дополнительно» - тут имеются расширенные настройки, а также возможность ввода полных имен сторон акта. Также, проставив галочки, можно:
   • «Разбить по договорам», т.е. номера документов будут присутствовать в табличной части с разбивкой (если они не указаны в «шапке»);
   • «Выводить полные названия документов» - удобно для конкретизации данных, например, не просто «Оплата», а «Поступление денежных средств на расчетный счет» и т.п.;
   • «Выводить счета-фактуры» - если требуется отражение в актах соответствующих данных счетов-фактур.

Можно и не трогать указанные вкладки, просто тогда на печать будет выведен акт без разбивки по договорам. Также если оставить пустыми строки с именами сторон, можно их заполнить вручную – правда, на это уйдет некоторое время.

Как сформировать акт сверки в 1С и заполнить его

После того, как будет нажата кнопка «Заполнить», появится возможность выбора варианта выполнения сверки, суть которых ясна из надписей на пунктах выпадающих меню:

• «По нашей организации и контрагенту»;
• «Только по нашей организации».

Несмотря на то, что автоматизация существенно экономит время и упрощает жизнь, на 100% ей доверять нельзя, надо перепроверять, поскольку всегда есть риск что тот или иной важный документ не отражен в конечном акте. Равно следует перепроверять и данные контрагентов. Помните о том, что вся информация может быть скорректирована. Перед тем как сделать сверку в 1С окончательно («Провести и закрыть»), следует проверить остаток на начало и конец периода (см. нижнюю часть документа), а также расхождения между самой организацией и контрагентом.

Через вкладку «Дополнительно» представляются все параметры для настройки печатного итога. Тут можно разбить данные по договорам, настроить отображение представителей, выводить счета-фактуры и т.п. (см. выше).

Далее документ можно отправлять на сверку. После завершения данной процедуры и подписи акта проставляем галочки в строчке «Сверка согласована». Внимание! После этого редактирование документа станет невозможным, т.е. акт надежно защищен от подчисток, подделок и перемещений.

Как сделать сверку в 1с 8.3. Печатный вариант

Система предоставляет возможность распечатать три формы акта сверки, для чего надо обратиться к меню «Печать», в которой есть все необходимые инструменты: печать самого акта сверки, акта сверки с печатью и подписью (это две идентичные формы, отличающиеся только наличием места для печати) и конверта. В акте сверки содержатся:

• дебетовая информация организации, даты и суммы;
• кредитная информация от контрагента, даты и суммы;
• обороты в течение периода сверки;
• итоговая сумма задолженность
• наименование стороны, в чью пользу задолженность образовалась.

Напоследок – важное замечание практического характера. Перед тем, как сформировать сверку в 1с 8.3, следует помнить о том, что подписанный сторонами акт сверки взаимных расчетов может, в принципе, свидетельствовать о признании долга - при условии правильного оформления. На это обратил внимание Пленум Верховного Суда РФ (п. 20 Постановления от 29.09.2015 № 43). Это важно, поскольку с момента признания долга исковая давность для предъявления требования по его взысканию начинает заново течь – даже если срок исковой давности уже истек! После перерыва он будет возобновлен. Следовательно, если ваша организация является должником, то в акты следует включать лишь ту задолженность, срок исковой давности по которой еще не истек – так вы сможете избежать признания «древних» долгов!