График : Пн-Пт: 9.30 - 18.00
График : Пн-Пт: 9.30 - 18.00
Содержание статьи:
Эффективность работы предприятия во многом зависит от грамотного управления персоналом. В связи с этим в последнее время у многих предприятий наряду с потребностью в автоматизации регламентированного кадрового учета появилась также необходимость в планировании потребности в персонале, в решении задач его набора, в анализе кадрового состава и причин текучести кадров и др.
Для комплексной автоматизации расчета заработной платы, а также реализации кадровой политики предприятий и организаций предназначен программный продукт «1С:Зарплата и Управление персоналом 8». Данный продукт фирмы «1С» является программой массового назначения и успешно эксплуатируется в кадровых службах и бухгалтериях, а также в других подразделениях, в обязанности которых входит организация эффективной работы персонала.
Программа позволяет вести в единой информационной базе учет от имени нескольких организаций, которые представляют собой единое предприятие. В программе реализованы два вида учета – управленческий и регламентированный. При этом управленческий учет ведется по предприятию в целом, а регламентированный – для каждой организации по отдельности.
Рассмотрим далее особенности управленческого учета персонала.
Для хранения различной управленческой информации о вакантных рабочих местах используется справочник «Вакансии». Под «рабочим местом» в программе понимается должность в конкретном подразделении предприятия. Для каждой вакансии можно указать должностные требования, инструкции и добавить произвольное описание рабочего места. Потребность предприятия в персонале отражается в «Кадровом плане». Для работы с кадровым планом применяется специальное рабочее место «Кадровое планирование» (рис. 1).
В процессе кадрового планирования менеджер по персоналу может просматривать информацию о свободных рабочих местах, редактировать ее, а также добавлять новые вакансии. Допускается редактирование «Штатного расписания». Для облегчения работы менеджера предусмотрено заполнение «Штатного расписания» по текущей расстановке работников.
В программе реализовано два режима формирования «Кадрового плана». Один режим предполагает ввод данных о потребности в персонале в соответствии с «управленческой» структурой предприятия, представленной центрами ответственности, в частности финансовой. Центрами ответственности могут быть, например, такие подразделения управленческого учета, как «Производство» или «Сбыт», объединяющие для целей управленческого учета соответственно производственные и сбытовые подразделения всех юридических лиц, входящих в предприятие. Второй режим предусматривает ввод информации о потребности в соответствии со штатной структурой организаций – юридических лиц, входящих в состав предприятия.
Для удобства пользователей в правой части формы «Набор персонала», а также в ряде других инструментов, реализована контекстно-зависимая справка. В данном случае с помощью контекстно-зависимой справки можно открыть справочники, отображающие структуру текущей организации или структуру центров ответственности, изменить режим формирования «Кадрового плана», выполнить другие действия.
Создание «Кадрового плана» и внесение в него изменений осуществляется с помощью документа «Изменение кадрового плана». Предусмотрено автоматическое заполнение документа по текущей штатной расстановке, т.е. по рабочим местам, которые заняты на момент заполнения документа.
Проанализировать кадровый план можно с помощью отчетов «Состояние кадрового плана» и «Исполнение кадрового плана».
Основным инструментом для автоматизации работы с кандидатами в программе является «Набор персонала» (рис. 2).
Информация о кандидате на вакантное рабочее место вводится в систему с помощью заявки кандидата. Заметим, что система позволяет получать письма по электронной почте непосредственно в рабочем месте «Набор персонала». Заявку кандидата можно сформировать как вручную, так и на основании полученного письма. Предусмотрено упорядочивание заявок по дате события, по вакансиям, по подразделению и по другим параметрам.
В процессе работы с заявкой кандидата доступны разнообразные действия. Для заявки можно назначить вакансию, указать состояние заявки, например «Принята к рассмотрению» или «Отклонена». Для анализа эффективности затрат на привлечение персонала в описании заявки необходимо указать источник информации, благодаря которому кандидат узнал о вакансии. Также заявку можно отнести к одной из произвольных групп – группе вакансий юридического лица, группе вакансий по конкретной специальности либо к любой другой группе.
Для получения дополнительной информации от кандидата или для отправки ответов на его вопросы ему можно написать письмо.
По заявке кандидата можно запланировать личную встречу с ним для собеседования. Для кандидата на вакансию, по которому принято решение о приеме на работу, в справочнике «Сотрудники организаций» создается карточка сотрудника. Карточку сотрудника можно сформировать на основании «Заявки» кандидата.
Оценка компетентности работников и контроль результатов оценки выполняются в подсистеме «Управление компетенциями». Под компетенциями понимаются качества и способности, необходимые работнику для исполнения должностных обязанностей. Для каждой должности в справочнике «Должности» можно задать список должностных компетенций.
В состав подсистемы входит справочник компетенций с глоссарием компетенций, который позволяет менеджеру ускорить разработку критериев оценки персонала. Для каждой компетенции в программе можно ввести шкалу оценок, а также сопоставить конкретную оценку с уровнем компетенции.
Определение степени компетентности работника происходит в процессе аттестации. Результатом проведения аттестации является список компетенций с оценкой. Для учета оценок компетенций, полученных работником в результате аттестации, используется документ «Аттестация работников». Список компетенций можно автоматически заполнить по данным о компетенциях, указанным для должности работника. Печатная форма документа представляет собой «Оценочный лист» со списком компетенций, который заполняется экспертами при проведении аттестаций. Для анализа оценок работников можно использовать отчет «Оценки компетенций работников».
В рамках управления обучением в программе предусмотрено решение следующих задач: выявление потребности в обучении, составление учебных планов, организация обучения и оценка его эффективности. Потребность в обучении определяется с помощью средств проведения опросов и анкетирования.
Для описания отдельных занятий и учебных курсов применяются соответствующие справочники. Указание затрат на одного обучаемого сотрудника позволяет планировать бюджет на обучение и развитие персонала. Для составления долгосрочной программы обучения без детализации по конкретным работникам используется документ «Планирование обучения». Наличие специального помощника позволяет при работе с документом равномерно распределить обучение заданного количества работников в заданном периоде. Для планирования обучения конкретных работников используется документ «Заявка на обучение», результаты планирования отражаются в разделе отчета «Учебный план». Факт завершения курса обучения регистрируется с помощью документа «Прохождение курса обучения», который можно сформировать на основании «Заявки на обучение».
С помощью инструментов подсистемы «Планирование занятости» можно запланировать занятость работников на время их обучения.
Оценка качества приобретенных знаний выполняется с использованием механизмов подсистемы «Управление компетенциями» – «Аттестации работников» и «Оценки компетенций». По результатам обучения можно сформировать отчеты «Пройденные учебные курсы» и «Развитие компетенций».
Для управления мотивацией работников можно установить зависимость их заработной платы от результатов труда. Возможности программы позволяют сформировать прозрачную и эффективную схему финансовой мотивации для любой должности и любого рабочего места.
Под схемой мотивации подразумевается совокупность видов начислений, «прикрепленная» к должности или к конкретному рабочему месту. Схема мотивации, введенная для должности, применяется к соответствующей должности во всех подразделениях предприятия. Схема мотивации, которая относится к конкретному рабочему месту, применяется только к данному рабочему месту конкретного подразделения.
Схемы мотивации по рабочим местам можно формировать в соответствии со структурой организаций – юридических лиц предприятия или в соответствии со структурой центров ответственности.
При использовании схем мотивации расчет начислений и удержаний выполняется на основе значений показателей схем мотивации. Предусмотрено три вида показателей – «Общий», «Для подразделений» и «Индивидуальный». Значения показателей мотивации хранятся в регистре сведений и могут быть загружены из программы «1С:Управление торговлей 8» или других внешних источников.
Для расчета начислений и удержаний используются алгоритмы, которые находятся в соответствующих списках.
Алгоритмы позволяют вводить как линейную, так и нелинейную зависимость размера поощрения и взыскания от результатов работы. Для предварительной оценки эффективности новой схемы мотивации можно выполнить расчет заработной платы по нескольким схемам мотивации и сравнить результаты. Сравнение результатов расчета выполняется с помощью отчета «Анализ схем мотивации». Для анализа изменений значений показателей эффективности используется отчет «Динамика показателей эффективности».
В программе предусмотрено планирование участия работников компании во встречах, совещаниях и во внутренних и внешних мероприятиях (выставки, семинары, конференции и т.д.). Кроме того, для успешного проведения встреч, совещаний и внутренних мероприятий можно планировать использование помещений компании (рис. 6).
Реализована возможность ведения графика отпусков сотрудников и сопоставления отпусков, запланированных и фактически ими использованных. Для формирования графика отпусков применяются соответствующие инструменты. С их помощью менеджер может выяснить, имеет ли работник право на запрашиваемый отпуск, не противоречит ли отпуск намеченным мероприятиям, в которых работник должен участвовать по производственной необходимости. Так же как и в других инструментах программы, все действия менеджера при этом сопровождаются различными справками.
Для графического представления данных об отпусках применяются график и диаграмма Ганта. При помощи графика можно оценить концентрацию планируемых отпусков. На диаграмме Ганта можно увидеть пересекающиеся отпуска, а также проконтролировать использование отпуска.
Как показала практика, использование программы «1С:Зарплата и Управление персоналом 8» способствует повышению эффективности кадровой политики компании и приносит пользу руководителям, отдельным подразделениям, а также всем сотрудникам.
Службе управления персоналом программа позволит оценить степень укомплектованности штатов предприятия, оценить «качество» персонала, проанализировать уровень и причины текучести кадров и своевременно принять меры для обеспечения деятельности предприятия необходимыми специалистами.
Плановая служба предприятия с помощью программы может оценить средства, необходимые для оплаты труда персонала на любой период времени в разрезе должностей и подразделений.
Если вам необходима помощь по программе «1С:Зарплата и Управление персоналом 8» или по установке, настройке, доработке, обновлению, обслуживанию, сопровождению программ «1С» то обращайтесь к нашим специалистам!
Облачные сервисы
