График : Пн-Пт: 9.30 - 18.00


Учет товаров и гарантийных обязательств в 1С Предприятие 7.7

В большинстве розничных и оптовых магазинов заслуженную популярность давно приобрели сканеры штрихкодов. Если в больших торговых центрах обслуживанием такого оборудования и ПО занимаются отдельные группы специалистов, то для небольшого магазина выбор конкретного пакета ПО для работы со сканером штрихкода не столь очевиден. В большинстве случаев приобретается одна из стандартных конфигурация, например, 1С Торговля и Склад и несмотря на всё её «могущество» начинаются дополнительные надстройки «под себя». Причем большая часть уже имеющихся возможностей остается неиспользуемой, совершенно бесполезной.

В то же время существуют более простые в освоении конфигурации, специально ориентированные именно на тот спектр задач, который обусловлен работой в торговом зале, оборудованном сканером штрих-кода, не требующие дополнительных модификаций. Об организации подходов в одном из таких новых решений, претендующих на универсальность, пойдет речь. Кроме того, такая конфигурация может работать и без сканера штрихкодов, как обычная складская конфигурация.

Использованные при написании конфигурации организационные моменты, несомненно, будут полезны и 1С разработчикам и программистам, адаптирующим ПО к нуждам конкретной торговой организации.

Данная конфигурация является полностью самостоятельной разработкой и ориентирована на возможность учета штучных товаров (по штрихкоду) на складе, которым могут пользоваться несколько фирм, с учетом гарантийных обязательств, как поставщиков, так и покупателей.

Конфигурация предполагает использование сканера штрихкодов, но, как отмечалось ранее, может обходиться и без него.

Конфигурация оперирует минимальным набором документов и справочников, что существенно облегчает знакомство с нею пользователей. Основные документы и справочники наделены возможностью выделять цветом некоторые важные моменты в своем составе. Это повышает информативность внешнего вида документов, без обременения их дополнительными информационными колонками. Цветовая гамма может быть изменена каждым пользователем в отдельности.

Документы, связанные с подбором товара и справочник «Номенклатура», непрерывно связаны с одной постоянно открытой формой (открытой - по желанию) и показывающей наличие на складе данного вида номенклатуры, а так же дающей полное представление о цене всех единиц данной номенклатуры.

Прием товара на склад может вестись, как в рублях, так и в валюте. Реализация ведется в рублях, хотя валютная составляющая так же видна.

Кратко, данная конфигурация позволяет:

  1. Принимать товар на общий склад (в том числе и комиссионный).
  2. Можно создавать «сборочные единицы» из отдельных элементов товара с целью дальнейшей продажи их как одной номенклатурной позиции.
  3. Можно создавать заявки покупателя, резервируя товар на любой срок. Можно резервировать в заявках позиции, еще не поступившие не склад.
  4. Можно реализовать товар покупателю только при наличии его на складе.
  5. Обеспечить покупателя всем необходимым комплектом документов из одного документа реализации.
  6. Принять от покупателя товар (или в гарантийный ремонт), на основе тех гарантийных условий, которые возникли при его продаже.
  7. Отправить неисправный товар поставщику.
  8. Принять от поставщика исправный товар или замену.

Конфигурация была ориентирована на фирму, занимающуюся продажей компьютеров и оргтехники, но подойдет для любой организации, работающей со штучным товаром.

Конфигурация предполагает вывод на печать штрихкодов, сформированных в формате «EAN-13» и «EAN-8».

Подключить сканер можно вызвав из меню «Сервис» обработку «Торговое оборудование» и следуя дальнейшим указаниям.


Понятия, используемые при работе с конфигурацией

Работа данной конфигурации основывается на штрихкодах. Конфигурация различает несколько видов штрихкодов у товара:

  1. «Штрихкод Модели» - штрихкод, присущий группе однородных товаров.
  2. «Штрихкод» - уникальный штрихкод, присущий только единственному изделию.

Пример: несколько принтеров одного и того же производителя, одной и той же модели должны иметь одинаковый «штрихкод модели», что и имеет место быть, но все они имеют различные серийные номера и различные серийные «штрихкоды».

Так же существует еще штрихкод, который можно присвоить гарантийному талону от поставщика. Если его распечатать на обычном принтере, то это может ускорить и упростить процедуру оприходования товаров на склад.

Есть 2 системных штрихкода: «Закрыть» и «Штучно». Их так же можно распечатать и ускорить некоторые процессы. Их действие будет описано в правилах заполнения документа «Приход». Штрихкоды распечатываются с помощью обработки «Управление сканером» из меню «Сервис».

 

Описание приемов работы

 

Заполнение констант и справочников (настройка программы)

При первом запуске программы происходит заполнение справочника «Валюты». Изначально заносятся данные по «Российским рублям», «Долларам США» и «Евро».

Открыв справочник «Валюты» и нажав на кнопку «Загрузить курсы» Вы имеете возможность загрузить курсы валют за любой период.

Некоторые константы заполняются сами, а остальные необходимо заполнить вручную.

«Основная фирма» - фирма с наибольшим количеством продаж (оформляемых документов). При продаже значение константы подставляется в документы по умолчанию в поле «Фирма».

«Коэффициент наценки» - коэффициент наценки, чаще всего применяемый при реализации товаров.

«Округлять цены в документе» - конфигурация обладает собственным настраиваемым механизмом округления. 1 – применять механизм округления, 0 – нет.

«Период резервирования» - наиболее часто используемый период резервирования при заказе товара покупателем.

«Основной период гарантии» - наиболее часто используемый период предоставления гарантии.

«Коэффициент гарантийного периода» - коэффициент, применяемый к гарантийному периоду, в тех случаях, когда необходимо сократить период гарантийных обязательств, принимаемых фирмой продавцом при продаже товаров.


Заполнение справочника «Фирмы»

Форма для заполнения справочника «Фирмы» проста и понятна. Обязательными для заполнения полями являются «Наименование». Также в некоторых печатных формах используются поля «Полное наименование», «Адрес», «Телефон», «E-Mail». Заполнение этих полей желательно, но не обязательно. Все остальные поля носят собирательно-информационный характер (конфигурацией, в настоящем варианте, не используются).

Примечание: если для печати ценника требуется в верхней его части указать название типа «Торгово-выставочный зал «Эгоист», проще всего создать такую фирму и печатать ценники, выбрав ее.


Заполнение справочника «Контрагенты»

Обычно заполняется по мере необходимости.

Форма для заполнения справочника «Контрагенты» почти полностью повторяет форму справочника «Фирмы» и требования к ее заполнению аналогичны. Следует отметить, что для контрагентов, входящих в группу «Поставщики» следует заполнить дополнительно 2 поля:

  1. «Основная валюта» - для удобства заполнения документов «Поступление» от данного поставщика (не потребуется выбирать каждый раз валюту, в которой оценены товары, поступившие от него).
  2. «Коэффициент валюты» - некоторые поставщики при оценке своего товара в валюте по текущему курсу используют его для поправки официального курса. (Значение по умолчанию = 1.0000).

Само по себе наличие групп «Поставщики» и «Покупатели» необязательно. Если они Вам не нравятся - их можно переименовать, либо удалить.


Заполнение справочника «Номенклатура»

Обязательными для заполнения полями формы элемента справочника «Номенклатура» являются: «Наименование», «Цена», «ШтрихкодМодели».

Поле «ШтрихкодМодели» может заполняться, как вручную, так и с помощью сканера штрихкодов (нужно встать в поле редактирования штрихкода и считать штрихкод сканером). Можно сгенерировать штрихкод, нажав на кнопку «<=». Поле редактирования перестает быть доступным, если Вы уже принимали на склад товар.

Поле «Цена» - это рекомендованная цена продажи данного товара, которая может быть впоследствии изменена в документе. Для правильности расчетов она не должна быть = 0.

Поля «Цена приобретения в $» - не обязательна к заполнению. Это справочное значение, которое используется для сравнения в документах прихода товара. Из документа «Приход» возможно изменение её (см. документ «Приход»). Цена указывается в $, поскольку товар может поступать от разных поставщиков, использующих различную валюту для выставления счета.

Поле «ГарантияПоставщика» - не обязательна к заполнению. Это справочное значение, которое используется для сравнения в документах прихода товара. Из документа «Приход» возможно изменение её (смотри документ «Приход»).

*** Поля «Цена», «Цена приобретения в $», «ГарантияПоставщика» могут быть заполнены автоматически при проведении документов прихода товара, в случае если они = 0.

Поле «Гарантия» - необходимо для заполнения. Это период гарантии в месяцах, который вы даете покупателю при покупке данного товара. (999 – (83.25 года) практически неограниченный срок гарантии, 0 – вообще без гарантийных обязательств).

Поставив галочку в поле «Сокращать период гарантии» Вы сумеете изменить период предоставляемой вами гарантии в количество раз, указанное в Константе «Коэффициент гарантийного периода». Такую возможность дают документы, оформляемые при реализации товара. Пример, когда это бывает необходимо: фирма, занимающаяся продажей компьютеров, дает определенную гарантию на продаваемый товар, если он реализуется в составе системного блока, опечатанного их гарантийной пломбой. При продаже тех же деталей, но «россыпью» они уже дают другой период гарантии (меньший).

Поля «Страна» и «Номер ГТД» необходимы при оформлении счета-фактуры. Заполнение их – на Ваше усмотрение.

 

Заполнение справочника «Гарантийные талоны»

Собственно данный справочник нас интересует только как место, где хранится дата начала гарантийных обязательств поставщика.

Поле «Дата» - необходимо для заполнения. Она является начальным периодом, с которого отсчитываются гарантийные обязательства поставщика.

Поле «Наименование» - желательный элемент для заполнения, поскольку в нем хранится номер гарантийного талона поставщика, дающего нам право воспользоваться гарантийными обязательствами.

Поле «Штрихкод» - не обязательно для заполнения. Хотя можно сгенерировать уникальный штрихкод и распечатать его. Это поможет Вам быстро находить необходимый гарантийный талон, при оприходовании товара на склад в документах «Приход» и «Ввод остатков».

 

Работа с документами

Данная конфигурация оперирует всего 10 документами. Их можно разделить условно на несколько групп:

  • Документы, оприходующие на склад товар. Это документы «Ввод остатков» и «Приход». Они нуждаются в «новых» штрихкодах. Считается что они оприходуют абсолютно новый товар, и при оформлении их осуществляется проверка «штрихкода» на неповторяемость. Если серийный «штрихкод» товара уже проходил по складу – значит товар не новый. Для оприходовании такого товара на склад используется документ «Комиссия». Товар, полученный на склад по данному документу имеет статус «К» - комиссионный.
  • Следующая группа документов направлена на реализацию товара. Это документы: «Сборочная единица», «Заявка от покупателя» и собственно «Реализация». Самым «главным» из этой группы можно назвать документ «Заявка от покупателя». Он решает все проблемы по резервированию товара для покупателя, производит всевозможные проверки. С помощь его согласуется цена и Ваши гарантийные обязательства на любой товар с покупателем. Документы «Реализация» (по одной заявке их может быть больше одного) – это формальность, которая позволяет считать, что товар из «Заявки от поставщика» действительно продан и зафиксировать этот факт. Фактически он является вспомогательным документом. Так же вспомогательным документом является документ «Сборочная единица». Он служит для того чтобы некоторые товары на любом предварительном этапе могли быть объединены в одну позицию и в таком виде продавались.
  • Следующая группа документов – это документ «Возврат товара». Данный документ оформляет отношения между Вами, как продавцом и покупателем, в случае наступления гарантийных обязательств с Вашей стороны (данное обстоятельство отслеживает сам документ). Он принимает «неисправный» товар у покупателя, отменяя факт продажи данного товара, но помещает его не на склад, а в некоторую «виртуальную область».
  • Теперь необходимо разобраться с образовавшейся «виртуальной областью». Для этого существуют три документа. Первым выступает документ «Заключение экспертизы». Он принимает во внимание все товары, возвращенные покупателем и определяет, как с ними поступить дальше. Если товар исправен и был принят по ошибке – он может вернуть товар на склад, но уже не как новый, а со статусом «В» - возвращенный. Документ может так же списать товар, либо придать ему статус «Подлежит возврату поставщику» по гарантийным обязательствам, возникшими между Вами и поставщиком. Документ отслеживает данное обстоятельство самостоятельно. Следующий документ в этой группе – «Возврат поставщику». Он позволяет оформить товары с пометкой «Подлежит возврату поставщику» для отправки поставщику и придать этим товарам статус «Отправлен поставщику». Теперь остается ждать реакции поставщика. Следующий и последний документ «Приход по гар. обяз.» предполагает возврат на склад исправного товара, либо возврат стоимости товара, либо замену товара другими товарами.

Документ «Приход»

Документ «Приход» предназначен для того чтобы оприходовать на складе товар по накладной поставщика. В соответствующие поля заносятся номер и дата накладной поставщика. Также при выборе поставщика автоматически заполняются поля «Валюта», «Курс» и «Коэффициент» из справочника «Контрагенты» на дату документа. Любое из этих полей возможно изменить, что повлечет за собой пересчет табличной части документа, если она заполнена.

Поле «В валюте» - стоимость, указанная в накладной, в валюте.

Поле «В валюте +» - это та же стоимость в валюте, но с учетом пересчета курса валюты, применяемым поставщиком к официальному курсу (фактическая сумма в валюте, которую поставщик потребует с Вас в уплату за товар, полученный по накладной).

Поле «Цена в руб.» - стоимость в рублях, полученная в результате умножения «В валюте +» на «Курс».

Поле «Штрихкод» - уникальный, серийный «Штрихкод», принадлежащий данной единице товара.

Поле «ПГ» - период гарантии, даваемый поставщиком в месяцах, на каждую единицу товара.

Поле «Гар.Талон (Дата)» - Это информация о том гарантийном талоне поставщика, по которому Вам предоставляется гарантия.

Заполнение табличной части документа начинается с того, что Вы считываете «ШтрихкодМодели» поступившего товара (можно ввести руками, нажав кнопку «Штрихкод»). Считанный «ШтрихкодМодели» передается в обработку «Штрихкоды выбранного товара». Обработка проверяет наличие в справочнике «Номенклатура» считанного штрихкода. Если товар не найден, обработка предложит Вам выбрать товар. При этом необходимо в справочнике создать новый элемент и заполнить его данными о поступившем товаре (при создании элемента справочника поле «ШтрихкодМодели» заполняется считанным «ШтрихкодомМодели») (новый элемент можно создать путем копирования подходящего элемента) и затем выбрать его, дважды нажав на левую кнопку мыши.

Если вы считали «ШтрихкодМодели» товара, который Вы ранее заносили в данный документ, в обработке, в табличной части Вы увидите «Штрихкоды» уже присутствующих в документе позиций.

Заполнив поля «Цена товара», «Срок гарантии» и «Гарантийный талон» (обязательно к заполнению поле «Цена товара», если не указана дата гарантийного талона, то сроком начала отсчета по гарантийным обязательствам считается дата документа) Вы получаете возможность заносить «Штрихкоды» вручную, либо пользуясь сканером штрихкодов. Считанные штрихкоды будут отображаться в табличной части обработки. Ошибочно считанный штрихкод можно удалить, активизировав нужную строку в табличной части обработки и нажав кнопку «Удалить».

Завершающий этап – нажатие кнопки «Перенести в документ». Новые штрихкоды из обработки будут перенесены в документ и он пополнится новыми строками.

Поставив галочку в поле документа «Штучный товар», Вы тем самым, заставите обработку «Штрихкоды выбранного товара» закрыться и перенести данные в документ после 1-го считанного штрихкода. Поставить – снять галочку в поле «Штучный товар» Вы можете воспользовавшись сканером штрихкодов, считывая системный штрихкод «Штучно».

В документе есть поле «Накладные расходы». Сумма, указанная в нем отражает дополнительные расходы, понесенные на приобретение Вами товаров, указанных в документе и распределяется между товарами пропорционально их стоимости приобретения.

Форма документа может работать в режиме ввода гарантийных талонов. Для этого нужно поставить галочку в поле «Гарантийный талон». В табличной части документа появляется новая колонка для выбора гарантийного талона из справочника «Гарантийные талоны». Если в справочнике «Гарантийные талоны» Вы сгенерировали штрихкод гарантийного талона и распечатали его, то для заполнения соответствующей строки документа данными о нужном гарантийном талоне достаточно сканером штрихкодов считать штрихкод нужного Вам гарантийного талона.

Так же документ обладает двумя дополнительными закладками: «Гарантийный талон» и «Справочник». Эти закладки являются вспомогательными и они могут помочь быстрее заполнить документ, либо исправить некоторые значения реквизитов или сравнить информацию, введенную в документе с соответствующими значениями в справочнике и при необходимости изменить значения в справочнике «Номенклатура». Использовать эти закладки необязательно и очень просто. Подробные инструкции даны прямо в самих закладках.

 

Документ «Остатки»

Документ «Остатки» предназначен для того чтобы оприходовать на складе товарные остатки. Форма документа очень похожа на форму документа «Приход», но имеет некоторые отличия:

Документ можно оформить, не заполняя поле «Поставщик», хотя это не желательно, если Вы решили впоследствии реализовать товар, оприходованый по данному документу, дав свои гарантийные обязательства. При возврате товара покупателем будет невозможно переадресовать гарантийные обязательства поставщику. Так же необязательно заполнение полей, связанных с гарантийными талонами и периодом гарантии. При возврате товара покупателем Вам необходимо будет вручную поднять необходимые бумаги, что бы определить – можете ли Вы отправить товар поставщику по его гарантийным обязательствам.

Так же отличительной чертой документа «Остатки» является тот факт, что при занесении цены товара Вы будете указывать ее в рублях. Причем по умолчанию Вам будет предложено указать цену реализации (Вашу цену), хотя можно указывать и цену приобретения. Эти две цену увязаны по формуле: Цена реализации = Цена приобретения * Константа.КоэффициентНаценки, хотя любую из них можно откорректировать руками в самом документе.

Колонка «В валюте +» является справочной и рассчитывается исходя из значений, указанных в полях «Валюта» и «Курс».

 

Документ «Комиссия»

Документ «Комиссия необходим для того, чтобы иметь возможность принять на склад товар, уже бывший в употреблении, либо из ненадежных источников. Принятый этом документов товар имеет специальную пометку – «К» (комиссионный). Она будет видна Вам при оформлении документов «Сборочная единица» и «Заявка от покупателя».

В шапке документа необходимо заполнить поля «Контрагент», «Валюта» и «Коэффициент валюты». Поле «Накладные расходы» заполнять необязательно.

Предполагается, что пользоваться этим документом Вы будете не часто и поэтому процесс заполнения документа упрощен, по сравнению с документом «Приход».

Строки документа добавляются только вручную. Поля «Вал +» и «Цена» просто не редактируются они рассчитываются. Цену поступающего товара необходимо указать в колонке «Цена» в единицах, выбранной Вами валюты. В колонке «Гар.Т» можно указать гарантийный талон, если контрагент дает Вам какие-то гарантийные обязательства. В этом случае срок начала отсчета гарантийных обязательств контрагента начнется с даты, указанной в гарантийном талоне, в противном случае - с даты документа. Период предоставленных по гарантийному талону обязательств контрагента можно проставить в колонке «ПГ», указав ее в месяцах.

Штрихкод можно считывать сканером штрихкода или вводить руками, воспользовавшись кнопкой «Штрихкод» или непосредственно в колонке «Штрихкод» в нужной Вам строке.

Если Вы считывая штрихкод, находитесь в колонке «Гар.Т», то можете таким способом выбрать гарантийный талон, если в колонке «Номенклатура», то можно считывать «ШтрихкодМодели». Серийный «Штрихкод» можно считать находясь в любой колонке таблицы документа. При этом все действия совершаются в той строке документа, в которой Вы находитесь в данный момент.

 

Документ «Сборочная единица»

Если Вы не нуждаетесь в том, чтобы заблаговременно объединять какие-либо товары в группы, для дальнейшей реализации их в виде одной сборочной единицы, то документ «Сборочная единица» Вам не нужен. В противном случае – документ «Сборочная единица» Вам поможет реализовать Ваше желание.

На рисунке приведен пример оформления сборочной единицы. Следует отметить, что результатом проведения документа явится новый элемент справочника «Номенклатура» в том месте, в структуре справочника, которое Вы укажите. По этой причине необходимо заполнить поле «Наименование» и «Родитель» (если документ проведен – изменение значения в поле «Родитель» приведет к переносу элемента справочника «Компьютер № 1» в другую группу). Поля «Сокращать период гарантии» и «Гарантийный срок» аналогичны полям в форме элемента справочника «Номенклатура», которые и заполнятся из указанных полей документа. Поле «Цена» в справочнике заполнится результатом суммирования полей «Цена» строк документа + «Накладные расходы». В поле «Накладные расходы» Вы можете указать затраты, понесенные Вами в процессе сборки данной сборочной единицы.

Для заполнения табличной части документа можно пользоваться сканером штрихкодов (альтернативный подход – кнопка «Штрихкод») или просто добавлять строки и выбирать нужные позиции из справочника «Номенклатура».

Сканером можно считывать как «Штрихкод», так и «ШтрихкодМодели». При считывании «Штрихкода» нужно находиться в колонке таблицы «ШтрихКод», причем поле должно быть неактивным для редактирования. Тогда по серийному «штрихкоду» будет найден интересующий вас товар и добавлена строка в документ. Если поле «ШтрихКод» активно для редактирования – то произойдет замена имеющегося штрихкода на считанный. Считывать «ШтрихкодМодели» можно находясь в любом месте документа – произойдет добавление строки. При добавлении строки колонка «ГП» - предоставляемый Вами гарантийный период в месяцах и «Цена» - «рекомендованная» цена реализации заполняются автоматически из справочника «Номенклатура», при этом учитываются значения полей документа «Гарантийный период сокращен» и значение процента, указанное в поле над колонкой «Цена». Изменяя значение в этом поле, Вы способны пересчитать колонку «Цена» (по умолчанию значение поля равно 100% от «рекомендованной» цены, указанной в справочнике). Вне зависимости от того, какой гарантийный срок Вы укажите в табличной части документа, всей сборке будет присвоен срок гарантии, указанный в поле «Гарантийный срок».

Галочка красного цвета в Колонке «ФЦ» (цена зафиксирована), обозначает что в этой строке поле «Цена» на будет изменяться в результате любых действий, кроме выбора другого товара. Поставить – убрать галочку можно двойным кликом по левой клавиши мыши в нужной строке.

Колонки «Товар», «ШтрихКод», «ГП» и «Цена» - доступны для редактирования.

Благодаря дополнительной компоненте «FormEx.dll», используемой данной конфигурацией у нас появилась возможность дать Вам дополнительную информацию (подсказку) об используемых в документе товарах:

- Колонка «Цена» и колонка, находящаяся слева от нее могут быть подцвечены в следующих случаях: если Вы пытаетесь назначить цену реализации меньшую, чем понесенные Вами расходы – поле становится красным. Если товар отсутствует на складе цвет поля – серый.

- Крайняя правая колонка так же может менять цвет.

Синий – товар используется в документе «Сборочная единица» (не обязательно наш документ).

Зеленый – товар используется в нашем документе.

Красный – товар зарезервирован для покупателя.

Желтый – товара зарезервировано уже больше, чем имеется на складе.

***Примечание: Все цвета могут быть изменены пользователем.

Кроме того документ несет дополнительную информацию и последнем известном ей курсе валют, опираясь на $ США (левый верхний угол). И если дата документа больше указанной даты, значит Вы оперируете актуальными значениями курса валют. Сразу под этим сообщением может быть сообщение «Цены округляются», если Вы применяете механизм округления, указав значение Константы «Округлять цены в документе» = 1. Непосредственно над табличной частью документа Вы можете видеть сообщение «МИН. Срок гарантии 362 дн.». Это подсказка, говорящая о самом маленьком сроке до истечения гарантийных обязательств поставщика, среди всех выбранных Вами товаров.

В дальнейшем, для успешной реализации, созданной Вами «сборочной единицы» необходимо чтобы все значения в колонке «Штрихкод» были заполнены (Хотя допустимо, чтоб до момента реализации часть полей может быть не заполнена, как в нашем примере). Понятно, что не всегда возможно считать нужный Вам штрихкод, да и заводить его руками – тоже дело неблагодарное. Для устранения этого препятствия существует обработка «Информация», подключаемая к документу при нажатии на кнопку «i» в форме документа.

Следует отметить, что вызвать обработку можно только для записанного документа!

Суть данной обработки – дать возможность выбора нужного Вам штрихкода товара, из числа имеющихся на складе. В данном случае она вызвана из документа «Сборочная единица», когда курсор находился на 5-ой строке документа.

Соответственно, в левом верхнем углу видно наименование товара, по которому обработка сделала выборку товаров на складе. Всего на складе находится 4 позиции. Штрихкоды их представлены в соответствующей колонке обработки. Причем они могут иметь различную окраску.

Черный – если товар уже реализован (отсутствует на складе).

Красный – товар зарезервирован для покупателя (документом «Заявка от покупателя»).

Синий – товар используется в документе «Сборочная единица», причем не в том, из которого вызвана обработка.

Голубой – товар используется в данном документе «Сборочная единица» (документ должен быть проведенным).

Зеленый – товар используется данным документом (только для документа «Заявка от покупателя»)

Левее колонки «Штрихкод» есть маленькое поле, которое в одной из строк подсвечено ярко-зеленым цветом. Оно является указателем, какой штрихкод сейчас используется в документе. Кроме того, в этой колонке может появиться значение «К», что обозначает, что данный товар поступил на склад в результате взятия его на комиссию, или «В» - товар был продан и затем возвращен покупателем, но был признан исправным и перемещен на склад, для дальнейшей его реализации.

Колонка «ГС». В ней отражено в днях Ваше преимущество, при выполнении Вами принятых на себя гарантийных обязательств по сравнению с гарантийными обязательствами поставщика. Значение рассчитывается по следующей формуле:

Если результат оказывается отрицательным, он выделяется красным цветом.

В колонках «ВРублях» и «ВДолларах» приводится разница между текущей ценой, установленной в данный момент для данного товара и всеми затратами, зафиксированными для каждой отдельной позиции товара. В скобках указывается процентное отношение. При расчетах учитывается и разница в курсах, возникающая во времени. В случае возникновения отрицательных величин, они выделяются красным цветом.

***Примечание: Все цвета могут быть изменены пользователем.

Две последние колонки дают ссылки на последний документ, по которому проходила та или иная единица товара и контрагент (поставщик, покупатель), которые присутствуют в этом документе. Из этих колонок возможен вызов документа или контрагента по двойному клику левой кнопки мыши.

Табличная часть формы заполняется по следующему правилу: товары должны находиться на складе, затем они располагаются в порядке возрастания в колонке «ГС», т.е. вверху будут расположены позиции с наименьшим гарантийным сроком, затем в порядке уменьшения разницы (долларовой). Иными словами, выше всех вы увидите позиции, которые, нужно реализовать в первую очередь, чтоб были выдержаны все гарантийные обязательства и с наибольшей выгодой для продавца, т.е. Вас.

Обработка дает возможность манипулировать ценой реализации, изменяя процент с помощь поля ввода или дополнительных кнопок, расположенных рядом. За 100% цену берется «Рекомендованная цена», взятая из справочника «Номенклатура». Изменяя величину процента, Вы видите (над полем редактирования процента) полученную Цену и как она отразится на каждую в отдельности позицию на складе, и имеете возможность подобрать оптимальный вариант, удовлетворяющий Вас.

Ниже табличной части (в подвале обработки) приводятся суммарные данные по Вашим затратам в рублях и долларах США на получение товаров на склад и возможную выгоду при реализации данного товарного запаса по устанавливаемой Вами цене.

Выбор нужного Вам штрихкода, либо Цены (либо того и другого) осуществляется по двойному клику левой кнопки мыши на нужном Вам штрихкоде (такого же результате добьетесь, если нажмете на кнопку «Выбрать штрихкод»).

***Очень важное замечание: данная обработка способна работать одновременно с любым количеством документов вида «Сборочная единица» и «Заявка от покупателя», а также формой списка справочника «Номенклатура». Она автоматически настраивается на последнюю активную форму, и возвращает значение в эту форму (работая со справочником она возвращает в него «Рекомендованную стоимость). В результате ее не нужно вызывать из каждого документа. Достаточно просто иметь ее на рабочем столе программы и в случае необходимости использовать.

 

Документ «Заявка от покупателя»

Документ «Заявка от покупателя» внешним видом очень похож на документ «Сборочная единица». Приемы работы справедливые для «Сборочной единицы» полностью совпадают с приемами работы с документом «Заявка от покупателя». Однако документ обладает некоторыми индивидуальными особенностями. Он предназначен для того, чтобы зарезервировать товар для покупателя до момента реализации. Как следствие, он имеет поле редактирования «Покупатель». Так же он содержит список для выбора фирмы, поскольку продажа будет вестись от конкретной фирмы, пользующейся общим складом.

Так же мы имеем поле редактирования, в котором можем указать, на какой период мы резервируем товар.

Дополнительная возможность, которой обладает документ – это пометить любые позиции для объединения их в группировку, т.е. в печатных документах покупателя они будут выглядеть как одна строка с наименованием, которое Вы дадите группировке. Для этого существует поле «Имя группировки», так же Вам необходимо указать гарантийный срок, который предоставляете всем элементам группировки (в группировку могут входить и сборочные единицы). В данном примере создана группировка «Системный блок», а элементы, вошедшие в нее, помечены зеленой галочкой в колонке документа «Гр» - группировка. Пометка любой строки зеленой галочкой в поле «Гр» - является признаком включения данной позиции в группировку. Добиться появления (исчезновения) зеленой галочки в нужной вам строке документа можно двойным кликом левой клавиши мыши на пересечении соответствующей строки и колонки «Гр».

Следует отметить, что документ может работать с обработкой «Информация», что существенно облегчает работу с ним.

Документ, как видно из примера, может нести дополнительную цветовую нагрузку, дающую дополнительную информацию, аналогично документу «Сборочная единица».

Дополнительно документ умеет сообщать о том, что некоторые позиции из зарезервированных уже реализованы (в этом случае некоторые поля и возможности документа становятся недоступными). Это отражается в колонке «№». Они выделяются оранжевым цветом.

Дополнительно документ оснащен возможностью обновления формы документа (кнопка расположена в нижней части формы документа: изображение в виде 2-х круговых зеленых стрелок). Данная возможность актуальна в случае, когда вы реализовали часть товара, и хотите найти отображение этого в документе, не закрывая формы документа.

Так же документ может передать управление в журнал документов «Реализация», выписанных по данному документу. Для этого служит кнопка «Реализация» в нижней части формы документа, но это уже другой раздел.

 

Документ «Реализация»

Прежде чем перейти к описанию работы с документом, необходимо дать некоторые пояснения.

В примере, который описывается в данном руководстве не полностью оформлены 2 документа, из-за чего полностью реализовать весь товар из заявки невозможно. В документе «Сборочная единица», в строке № 6, не указан штрихкод. Сама сборочная единица вошла в состав документа «Заявка от покупателя» (строка № 1), да еще была сгруппирована со строкой № 2 в документе «Заявка от покупателя» и значит должны реализовываться вместе. Дополнительно в самом документе «Заявка от покупателя» строка № 5 не имеет штрихкода, а значит эта позиция так же не может быть реализована. Тем не менее часть товара было возможно реализовать, что и было сделано. Товар, описанный в строке № 4 был реализован. (Он выделен оранжевым цветом). Так же мог быть реализован товар из строки № 3 (Тот факт, что Вы, возможно, решите реализовать товар себе в убыток – не препятствие для его реализации). Но ситуация сложилась таким образом, что покупатель решил сразу же расплатиться за товар в строке № 4 и забрать его и в примере это отражено документом «Реализация». Покупатель оплатил товар, препятствий для передачи ему оставшейся части товара из заявки нет (пока его не было – привели в порядок документ «Сборочная единица», присвоив позиции № 6 этого документа штрихкод (ситуация надуманная, поскольку сборки обычно делаются из деталей, имеющихся на складе) и приняли на склад отсутствующую позицию № 5, также проставив штрихкод в документе «Заявка от покупателя»).

Реализация возможна только из документа «Заявка от покупателя». Для этого в документе предусмотрена кнопка «Реализация». Нажав на нее, Вы переходите в журнал реализации по данному документу. Здесь видно, что один документ реализации уже есть. Все что вы можете сделать в журнале, это работать с уже имеющимся документом, либо создавать новые.

В нижней части журнала сообщаются важные моменты из состояния документа «Заявка от покупателя». В данном случае мы видим сообщение «Документ не закрыт», но возможно сообщение «Документ не закрыт. Не все штрихкоды заполнены». При этом учитываются и штрихкоды в сборочных единицах, вошедших в «Заявку от покупателя». В данном случае все в порядке и можно полностью реализовать весь нереализованный товар из документа «Заявка от покупателя».

Нажав кнопку «Реализовать», Вы тем самым сформируете новый документ «Реализация», в который войдут все товары, еще не реализованные по Документу «Заявка от покупателя» и которые возможно реализовать. Т.к. пример уже подготовлен, Вы видите, что все нереализованные позиции перешли в документ «Реализация». Документ уже сохранен и его осталось только провести. Все что можно сделать в документе – это только удалить те позиции, которые Вы в данный момент не собираетесь реализовывать. Документ оснащен возможностью печати всех необходимых выходных печатных форм.

 

Документ «Возврат от покупателя»

К сожалению – ничто не совершенно. Нет абсолютно надежных товаров. И вот покупатель обратился с проблемой. Он не доволен своей покупкой. Для этого существует документ «Возврат от покупателя». 

Оформить документ просто.

Вы вызываете новую форму документа и считываете штрихкод с принесенного Вам товара

В данном случае был считан штрихкод, оказавшийся штрихкодом сборочной единицы (строка № 1) и монитора (строка № 8).

Поскольку сама по себе сборочная единица – это только оболочка для других товаров, то они так же вошли в документ «Возврат от покупателя» (допустимо включать в документ только отдельные элементы или элемент от сборочной единицы).

При приемке товара от покупателя следует обратить внимание на колонку «ГП» - гарантийный период. Следите за тем, что бы значение в ней не было меньше 0! В этой колонке отражается количество дней гарантийного периода, оставшееся в «активе» у покупателя. Если значение меньше или равно 0 – значит срок Ваши гарантийные обязательств истек.

В колонке «Цена» указана цена, которую покупатель уплатил Вам при покупке.

В колонке «Реализация» указан номер документа «Реализация» и дата документа.

Так же возможен переход к документам «Реализация» и «Заявка от покупателя». Следует отметить, что это могут различные документы, поэтому имеет смысл встать на нужную строку документа, а затем нажать на кнопку «Док Заявка Покупателя» или «Док Реализация» для перехода к нужному документу. Так же можно перейти в регистрационную карту покупателя, нажав соответствующую кнопку у информации о покупателе.

Вам лучше всего заполнить значения в колонке «Неисправность». Это позволит специалисту, занимающемуся ремонтными работами у Вас в фирме лучше сориентироваться в характере неисправности. Так же полезно иметь информацию о покупателе (порой фирма – поставщик требует такую информацию). Заполнив поля «ФИО покупателя», «Адрес покупателя» и «Телефон покупателя», Вы возможно, восполните пробелы в регистрационной карте покупателя, если нажмете кнопку, находящуюся рядом с полем «Телефон покупателя». При нажатии на нее Вам будет предложено сохранить информацию из заполненных полей в регистрационную карточку покупателя.

Нажав кнопку «Принять неисправный товар», Вы проведете документ, и с указанными в документе позициями будет возможна дальнейшая работа.

 

Обработка «Рабочее место Эксперта»

Для удобства дальнейшей работы с товарами, когда – либо возвращенными покупателем предназначена обработка, называемая «Рабочее место Эксперта».

Она позволяет подготовить возвращенные товары к дальнейшим операциям с ними. Форма обработки содержит фильтр (в верхней части), при помощи которого можно легко отобрать необходимые Вам возвращенные товары. Так же в верхней части обработки есть кнопка обновления формы. Это необходимо в том случае, если Вы создали и провели документы, изменившие контролируемые обработкой параметры. Не закрывая форму можно просто ее обновить. Новое поле в фильтре – «Состояние». Оно характеризует, в каком состоянии в данный момент находится тот или иной товар. Все товары, приняты документами «Возврат от покупателя» изначально поступают в форму в состоянии «Возвращен покупателем».

Затем под воздействием различных документов состояние товара меняется. Вы видите список возможных состояний товаров.

В данном примере обработки некоторые работы с товарами уже были произведены, что отражено в поле «Состояние».

Товар, прошедший через фильтр, может быть рассмотрен в 2-х разрезах: по дате документа «Возврат от покупателя» или в алфавитном порядке (по товару).

Табличная часть обработки – настраиваемая. В данном примере вы видите не все колонки, а только помеченные в специальной обработке, вызываемой по кнопке «Колонки».

Четыре колонки в своем названии имеют символ «*» (не видима колонка «Док»). Это означает, что при двойном клике левой кнопки мышки на строке в этих колонках вызовет дополнительные действия со стороны формы. Нажатие на колонку «Штрихкод» приведет внешний вид табличной части формы в состояние, когда Вам будут показаны вообще все действия, которые Вы совершали с товаром с выбранным Вами штрихкодом. При нажатии на строке в колонке «Док» вызовет соответствующую форму документа.

Нажатие на колонку «Товар» или «Неисправность» вызовет дополнительную информационную форму по данному товару и покажет все документы, имеющие отношение к обработке «Рабочее место Эксперта» + Поставщика + Последний Документ Поступления с возможность перехода ко всем документам. Так же Вы увидите состояние товара на данный момент, выделенное зеленым цветом и полезную информацию о покупателе, вернувшем товар.

Это не все возможности обработки «Рабочее место Эксперта». Обработка наделена возможность воспринимать считанное сканером штрихкодов значение штрихкода. Безусловно она сумеет отреагировать только на серийные «Штрихкоды». Если товар с интересующим Вас «Штрихкодом» когда – либо возращался покупателем – информация будет Вам представлена (при поиске по «Штрихкоду» фильтр отключается).

Кнопки, расположенные в нижней части формы «Рабочее место Эксперта» предназначены для того, чтобы вызывать нужные для работы журналы документов и сами документы.

При нажатии на кнопку «Заключение» Вы увидите журнал документов «Заключение Экспертизы»

При нажатии на кнопку «Поставщики» Вы увидите журнал документов, в котором отображаются документы, возвращающие товар поставщику по гарантийным обязательствам и документы, возвращающие товар обратно от поставщика ("Возврат Возврат" и «Возврат по гар.обяз.»). Рядом с этими кнопками есть маленькие кнопочки, которые вызывают эти документы (создают новые) для товара находящегося в данный момент в активной строке табличной части формы обработки.

Примечание: возвращенные покупателем товары имеют состояние «Возвращен покупателем». Затем с помощью документа «Заключение Экспертизы» ему можно придать состояние: «Списан», «Возвращен на склад» или «Подлежит возврату поставщику». В последнем случае товар может быть отправлен по гарантии поставщику документом «Возврат поставщику». Вернуть товар из гарантийного ремонта можно документом «Возврат по гар.обяз.» (возможна замена товара). Особый случай, когда товар был отправлен поставщику и по каким-то причинам не может быть возвращен обратно (поставщик прекратил свою деятельность или …. что угодно) на товар, находящийся в состоянии «Отправлен поставщику» (достигается документом «Возврат поставщику») можно вновь оформить документ «Заключение Экспертизы» и придать состояние товару «Списан». Товар, принятый от поставщика по документу «Возврат по гар.обяз.» может иметь три состояния: «Возвращен на склад», «Заменен» и «Возвращены деньги».

 

Документ «Заключение Экспертизы»

Документ может вызываться из журналов документов и обработки «Рабочее место Эксперта». Находясь в обработке и выбрав нужный Вам товар в табличной части обработки, нажмите на кнопку с изображением синего плюсика и перед вами откроется форма документа «Заключение Экспертизы» уже проведенного ранее или нового (новый имеет пометку «Новый»).

Новый документ можно подготовить только таким способом!

На примере видно новый документ. Текущее состояние – «Возвращен покупателем».

Документ предлагает Вам изменить состояние товара, тем самым определить его дальнейшую судьбу. Товары, возвращенные на склад этим документом будут иметь пометку «В» - возвращенные.

В сообщении «Неисправность» - отражена неисправность с которой он поступил от покупателя. Документ способен внести коррективы в это значение, для чего существует поле «Неисправность». Обработка «Рабочее место Эксперта» будет показывать Вам последнее значение неисправности, внесенное в одноименное поле, зафиксированное документами.

 

Документ «Возврат поставщику»

Документ может вызываться из журналов документов и обработки «Рабочее место Эксперта». Находясь в обработке, и выбрав нужный Вам товар в табличной части обработки, нажмите на кнопку с изображением синей стрелочки (рядом с кнопкой «Поставщики»). Если на выбранный товар уже оформлялся документ вида «Возврат поставщику», то откроется старый документ, если нет – то новый.

Новый документ можно подготовить только таким способом!

При создании нового документа из обработки определяется поставщик выбранного Вами товара и все товары, подлежащие отправке этому поставщику (в состоянии «Подлежит возврату поставщику»). На основании выборки заполняется табличная часть документа. При этом также проверяются другие поставщики, и если им необходимо возвращать товар, то поставщик попадает в список поставщиков, в адрес которых можно вернуть гарантийный товар. Выбор из этого списка организован из поля «Поставщик» документа (при смене поставщика табличная часть перезаполняется). Менеджер – это менеджер поставщика, занимающийся Вами.

Новый документ можно так же получить, находясь в произвольной строке табличной части обработки «Рабочее место Эксперта» (только если для данной строки уже не оформлен другой документ «Возврат поставщику»).

Дополнительно в табличную часть документа поступает информация о периоде гарантии поставщика, дате начала гарантийных обязательств, а также суммам, уплаченным поставщику за товар. Эти колонки можно увидеть, если воспользоваться скроллингом. Редактировать можно колонки «Неисправность» и «Дата Гарантии». Строки нельзя добавлять, но можно удалять, хотя это не имеет смысла.

У проведенного документа неактивны поля «Фирма» и «Поставщик».

 

Документ «Возврат по гар. обяз.

Документ может вызываться из журналов документов и обработки «Рабочее место Эксперта». Находясь в обработке, и выбрав нужный Вам товар в табличной части обработки, нажмите на кнопку с изображением зеленой стрелочки (рядом с кнопкой «Поставщики»). Если на выбранный товар уже оформлялся документ вида «Возврат по гар.обяз.», то откроется старый документ, если нет – то новый. Новый документ можно подготовить только таким способом!

В левой верхней части документа Вам представлена информация об отправленном товаре. В поле «Новое состояние товара» Вы можете выбрать то действие, которое отражает суть процесса: «Возвращен на склад» (без специальных пометок, как новый), либо «Возвращены деньги», либо «Заменен», как в нашем примере.

При возврате на склад того же самого товара табличная часть документа становится недоступной, кроме поля «Гар.т.» - гарантийный талон. Это значение можно изменить. Все остальные поля редактирования документа так же недоступны. Наша задача вернуть на склад точно тот же товар, который когда – либо отправили поставщику.

В случае замены на другой товар (товары), произведенной поставщиком взамен отправленного, на склад должны поступить любые товары, и информация об отправленном товаре становится справочной. В этом случае правила заполнения табличной части документа полностью совпадает с правилами заполнения табличной части документа «Комиссия». При создании нового документа Поля «Валюта», «Курс», «Коэффициент валюты» и «Накладные расходы» заполняются исходя из данных, зафиксированных из последнего документа, оприходовавшего данный товар на складе. Однако, при выборе варианта «Новое состояние товара» = «Заменен», восстанавливается актуальный курс валюты на дату создания документа, кроме того, Вы получаете возможность изменять любые значения в указанных полях. Если потребуется при этом восстановить значения из последнего документа, оприходовавшего данный товар на складе, достаточно нажать на кнопку «Д». Если нужно выбрать вновь актуальный курс валюты – перевыбрать «новое состояние товара» вновь на «Заменен».

Неважно каким способом товары из этого документа попадут на склад – они не будут иметь никаких специальных пометок, и будут считаться новыми.

 

Перепроведение документов

Поскольку, в данной конфигурации реализована возможность включения в документ «Заявка от покупателя» позиций, которых в момент составления самой заявки еще нет на складе (штрихкод можно указать позже - в момент реализации), то получается, что документы можно перепроводить только в логическом порядке, причем в разрезе конкретного штрихкода.

Ситуация, когда необходимо перепровести ряд документов, может возникнуть, когда Вы корректируете документы, по которым товар попадает на склад. Вам не придется самостоятельно отслеживать подобные ситуации. При проведении какого-либо документа, оприходующего товар на складе, если Вы внесли изменения в документ, может появиться сообщение: «Требуется перепроведение документов, использующих штрихкод "B1G8X4ZE". Воспользуйтесь обработкой "Перепроведение документов"».

Для этого Вами, в любой удобный момент, может быть вызвана обработка «Перепроведение документов» из меню «Сервис». Красным цветом выводится сообщение, предупреждающее о необходимости перепроведения ряда документов и чуть ниже его становится видима кнопка, «Перепровести все». При нажатии на нее начинается массовый процесс перепроведения документов. Вам остается только проконтролировать данный процесс в окне сообщений. Не обязательно, что все цепочки документов будут перепроведены. Возможно, что кто-то использует данные документы и они открыты. Если процесс прошел успешно, то кнопка «Перепровести все» становится невидимой. В противном случае операцию можно будет повторить позже.

Кроме того, обработка позволяет ввести любой штрихкод и просмотреть в каких документах он использовался, а при необходимости и перепровести эти документы (можно открыть документ – двойной клик левой кнопки мыши на нужном документе).

В колонке «НПП» идет возрастающая нумерация документов. Буквы обозначают в каком регистре документ нашел отражение («О» - Остатки, «Р» - Резервы, «П» - Продажи, «С» - справочник «Возвращенные товары», обслуживаемый обработкой «Рабочее место Эксперта»).

 

Округление

В конфигурации есть собственный настраиваемый алгоритм округления цены реализации (меню «Сервис»).

Границы, используемые при расчете, помечены красной галочкой. Настройку лучше всего производить с нижних значений. Вы можете добиться любого способа округления, изменяя значения в полях редактирования.

Проверить настройку можно, введя в самое нижнее поле любое число.

Кнопка «Сохранить» - сохранит значения границ округления.

Алгоритм применяется, если Вы указали значение константы «Округлять цены в документе» = 1. (См. «Заполнение констант и справочников»)

 

Настройка используемой цветовой подсказки

Обработка «Используемые цвета» вызывается из меню «Сервис».

В табличной части обработки Вы видите настраиваемые переменные, используемые в конфигурации, для придания некоторым формам большей информативности. Все переменные разбиты на группы по принадлежности их к той или иной форме. Перемещаясь по строкам Вы можете настраивать (изменять) предложенные цветовые решения. Для этого в правой нижней части обработки есть поля редактирования. Изменение значений сразу же будут видны в соответствующей строке формы. Настроенное значение можно сохранить как значение по умолчанию, либо восстановить предыдущее значение по умолчанию для одной строки или для всех. Для этих операций существует набор кнопок «Работа с параметрами цвета по умолчанию».

Если Вам удалось добиться необходимого цветового решения, то для сохранения значения из строки в переменную, используемую конфигурацией, необходимо нажать на кнопку «Сохранить значение из строки». Если Вы не закончили работу с настройкой цветов (не все значения из строк сохранили в переменных), но не хотите потерять наработанные решения, можно нажать кнопку «Сохранить таблицу». При этом сохранятся все изменения, но те, что Вы не сохранили, нажав кнопку «Сохранить значение из строки» не будут применены.В количество изменяемых колонок входят так же и невидимые колонки! Обработку можно использовать параллельно с отрытыми настраиваемыми формами. После изменения цвета в обработке и сохранения значения можно увидеть отражение Ваших изменений непосредственно в самой форме, обновив ее. Цветовые решения настраиваются для каждого пользователя индивидуально.

 

Заключение

Представленное решение, при внедрении в торговых залах, может стать хорошей альтернативой стандартным конфигурациям. Простота настройки, минимум документов, только необходимые функции и как следствие легкость в освоении и внедрении – серьезные доводы, чтобы внимательней присмотреться к подходам, изложенным в описанном решении.

Нашли ошибку на сайте? Напишите о ней нам!
Наверх Обратный звонок