График : Пн-Пт: 9.30 - 18.00
По итогам обследования бизнес-процессов в тресте с учетом ряда пожеланий пользователей была проведена адаптация программного продукта, учитывающая отраслевую и управленческую специфику заказчика. Благодаря гибкости "1С:Предприятия 8" доработки удалось выполнить с минимальными изменениями типовой конфигурации. Это обеспечило низкую стоимость содержания решения и позволило в дальнейшем значительно упростить процесс обновления.
Наиболее интересным с точки зрения автоматизации стал участок учета векселей.
Основные расчеты трест производит в безналичной форме. Тем не менее, в своей деятельности трест также использует расчеты векселями. Основными нормативными документами, определяющими порядок учета векселей, являются Положение по бухгалтерскому учету "Учет финансовых вложений" ПБУ 19/02, утвержденное приказом Минфина России от 10.12.2002 № 126н, а также Федеральный закон от 11.03.1997 № 48-ФЗ "О переводном и простом векселе.
Прежде всего, предприятие принимает банковские векселя от покупателей в оплату за выполненные работы, оказанные услуги. Полученные векселя могут быть предъявлены банку-эмитенту к оплате, либо переданы поставщику за полученное сырье или подрядчику за выполненные работы.
За регистрацию приемки-передачи векселей в тресте отвечает финансовый отдел. Ежемесячно экономист отдела составляет план движения денежных средств, в том числе векселей, проводит приемку и проверку векселей, оформляет акты приемки-передачи, обеспечивает оплату и погашение векселей при предъявлении. Все эти операции отражаются в подсистеме "Управление денежными средствами" в регистрах управленческого учета.
Бухгалтерия проверяет правильность и полноту оформления первичных документов и отражает операции по учету расчетов векселями в регистрах бухгалтерского учета.
Распределение функций по обработке векселей между финансовым отделом и бухгалтерией было учтено при автоматизации. Разработанные электронные документы и справочники обеспечили отражение в программе на базе "1С:Предприятия 8" необходимых хозяйственных операций, автоматическое заполнение печатных форм и требуемое разграничение прав доступа.
Перед автоматизацией учета векселей в тресте было проведено обследование хозяйственных операций. В результате по согласованию с работниками бухгалтерии коды некоторых субсчетов, используемых в учете треста, были заменены на аналогичные коды субсчетов плана счетов программы "1С:Предприятие 8". Например, вместо кодов счетов 58 и 91.02 стали использоваться коды субсчетов 58.02 и 91.02.1.
Наиболее распространенными операциями в учете треста являются операции по получению векселей третьего лица от покупателей и заказчиков в счет оплаты за услуги механизации строительства и операции по приобретению векселей у банков. Получение данных векселей в соответствии с пунктом 3 ПБУ 19/02 "Учет финансовых вложений" определяется как финансовое вложение. Для учета финансовых вложений в плане счетов используется субсчет 58.02 "Долговые ценные бумаги".
Рассмотрим данные схемы бухгалтерских проводок (см. табл. 1-3).
Таблица 1
Содержание проводки | Дебет | Кредит |
Поступил вексель от покупателей в счет оплаты за услуги, ТМЦ | 58.02 | 62.01 |
Поступил вексель от покупателей в счет предоплаты за услуги, ТМЦ | 58.02 | 62.02 |
Поступил вексель от прочих заказчиков в счет оплаты за услуги | 58.02 | 76.06 |
При передаче векселей, полученных от покупателей, в оплату за услуги или ТМЦ используется схема проводок, представленная в таблице 2.
Таблица 2
Содержание проводки | Дебет | Кредит |
Вексель, полученный от покупателя, списан с баланса и передан поставщику или подрядчику, в счет оплаты за полученные ТМЦ или услуги |
91.02.1 | 58.02 |
60.01, 60.02, 76.05 | 91.01 | |
Принят к зачету НДС по полученным от поставщиков и подрядчиков ТМЦ или услугам |
68.02 | 19.03 |
Схему проводок для учета векселей, приобретенных у банков, см. в таблице 3.
Содержание проводки | Дебет | Кредит |
Принят к учету вексель, приобретенный в банке | 58.02 | 76.09 |
Предъявлен к оплате вексель, приобретенный в банке | 76.09 | 58.02 |
Комплексная автоматизация треста проводилась компанией "Софт-портал" (г. Уфа) на базе конфигураций "Управление производственным предприятием" и "Управление автотранспортом" для "1С:Предприятия 8".
При автоматизации хозяйственных операций треста по учету векселей особое внимание было обращено на следующие моменты:
Для хранения информации о векселях используется справочник "Ценные бумаги" (рис. 1), где обособленно заносится информация о серии, номере, эмитенте, номинале, сроке оплаты и месте составления векселя. Эти реквизиты необходимы для заполнения актов приема-передачи векселей.
Для отражения хозяйственных операций треста по учету векселей в полном объеме и удобного формирования актов приема-передачи векселей были созданы новые документы "Акт приема векселей" и "Акт выбытия векселей". Документы работают в двух режимах: "Расчеты с контрагентами" и "Прочий приход (расход) векселей".
При выбранном виде операции "Расчеты с контрагентами" отражение документов "Акт приема векселей" и "Акт выбытия векселей" в оперативном учете заключается в определении порядка отражения входящего (исходящего) платежа во взаиморасчетах с контрагентами. Возможны два варианта отражения поступления (выбытия) денежных средств:
При выборе второго варианта можно подобрать необходимые договоры и сделки для погашения из списка текущих задолженностей контрагента. Также можно автоматически заполнить табличную часть на основании информации по непогашенным задолженностям. В окне настройки автоматического заполнения необходимо указать:
При выбранном виде операции "Прочий приход (расход) векселей" в документах "Акт приема векселей" и "Акт выбытия векселей" пользователю необходимо указать только контрагента, счет бухгалтерского учета расчетов с контрагентами, значения аналитических измерений, выбранных для этого счета, и статью движения денежных средств.
Акт приема-передачи векселей можно распечатать прямо из формы документа.
При проведении документов "Акт приема векселей" и "Акт выбытия векселей" формируются бухгалтерские проводки, описанные выше, а также записи в регистрах движения денежных средств. Так как вексель используется в качестве оплаты при расчетах, то при проведении документов с видом операции "Расчеты с контрагентами" дополнительно формируются записи по взаиморасчетам с контрагентами, учету НДС и автоматически создается стандартный документ "Корректировка долга". В частности, при проведении документа "Акт приема векселей" заполняются регистры "Расчеты по реализации организаций". "НДС расчеты с покупателями", при проведении документа "Акт выбытия векселей" заполняются "Расчеты по приобретению организаций" и "НДС расчеты с поставщиками". Документ "Корректировка долга" записывается в качестве документа оплаты в регистры НДС и используется для дальнейшего отражения взаиморасчетов по стандартной схеме при формировании книги покупок и книги продаж. Описанная схема проведения документов позволила учитывать оплату векселями при формировании книги покупок и книги продаж по счетам-фактурам, выписанным до 01.01.2006, и при этом свести до минимума изменения, связанные с программным кодом. Также она позволила получать детальную информацию о движении векселей в целях бухгалтерского и управленческого учета с помощью специально разработанного отчета "Акт сверки взаимных расчетов" (рис. 3) и с помощью стандартных отчетов типовой конфигурации (рис. 4).