Какой директор не мечтает, чтобы утром каждого рабочего дня рядом с традиционной чашкой ароматного кофе на его столе лежал информативный, достоверный, актуальный, но вместе с тем лаконичный отчет о состоянии дел в компании? В статье Владимира Шестоперова, Алексея Кислова и Станислава Митрохина (фирма "1С") рассмотрены несколько примеров использования "рапорта руководителю" для анализа ситуации на предприятии.
Содержание статьи:
Перед руководством любого предприятия всегда стоит вопрос: как оперативно получить всю необходимую информацию о состоянии дел на предприятии. Руководителя могут интересовать все аспекты деятельности: кредиторская и дебиторская задолженность, графики платежей и планы поступлений денежных средств, текущие объемы продаж и валовая прибыль и многое другое. На практике это нередко выливается в толстую пачку отчетов от разных служб предприятия, которые ежедневно загромождают стол руководителя. Разобраться в таком объеме информации, разобщенной и зачастую противоречивой, довольно сложно, а значит, руководитель вместо инструмента, помогающего оперативно принимать решения на основании сложившейся ситуации, получает головную боль в виде трудоемкой и кропотливой работы с большим количеством разрозненных бумаг. Даже в условиях стабильности и процветания это может помешать развитию бизнеса, а в условиях нагрянувшего кризиса это может привести к самым плачевным последствиям.
Понятно, что в качестве источника актуальной и достоверной информации, необходимой для принятия решений, руководители рассчитывают на современные информационные системы. При этом в кризисной ситуации руководителю необходимо принимать решения оперативно и времени на то, чтобы детально изучить все возможности системы - средства интерактивного анализа ситуации, получения детальных расшифровок показателей и т.д. - у него может просто не хватить. Поэтому очень важно, чтобы информационная система служила активным источником необходимых сведений, поставляла их на регулярной основе, в заданное время, в удобной и наглядной форме, чтобы ключевые показатели можно было охватить одним взглядом. В управленческих решениях системы "1С:Предприятие 8" для этих целей предусмотрен отчет "Рапорт руководителю". Он отвечает на вопросы "Сколько и кому мы должны?", "Какие поступления и выплаты запланированы в ближайшем будущем?", "Насколько эффективно работают менеджеры?", "Какими финансовыми ресурсами мы можем располагать?" и многие им подобные. Он позволяет получать информацию о положении дел в компании одним кликом не только в виде таблиц, но и разнообразных графиков и диаграмм, позволяющих быстро определить качественные закономерности, взаимосвязи между ключевыми показателями и основные тенденции их изменения. Функция "drill-down" позволяет получить разнообразные детальные расшифровки агрегированных показателей, что еще более упрощает интерпретацию информации и позволяет получать ответы на уточняющие вопросы без обращения к сотрудникам.
Кризис привел к дефициту оборотных средства, заемные средства стали слишком дороги, необходимо найти источники оперативного финансирования, остановить необоснованный расход средств.
Используем "Рапорт руководителю", он содержит инструментально - аналитический пакет отчетов для контроля над оборотными средствами (Рис.1):
Вопросы контроля оборотных средств тесно связаны с прогнозированием и общим учетом денежных средств на предприятии.
Для принятия решений в условиях кризиса необходима уверенность в том, что инициируемые действия будут сопровождаться необходимыми финансовыми ресурсами в нужные моменты.
Используя "Рапорт руководителю", поставим под контроль прогнозирование движения денежных средств (рис.2.1 - 2.3)
Не допустить значительного снижения продаж товаров и услуг в период кризиса -важнейшая задача для руководителя предприятия, мониторинг динамики данных процессов в абсолютных и относительных единицах измерения должен быть как можно более оперативным и достоверным, необходимы ответы на вопросы:
Инструмент "Рапорт руководителю" позволит проанализировать (рис. 3.1, 3.2):
В складских запасах, возможно, необоснованно заморожена часть так необходимых сейчас оборотных средств.
"Рапорт руководителю" содержит отчеты (рис. 4):
Оперативная информация в условиях кризиса необходима без задержек - особенностью "Рапорта руководителя" является возможность формирования и передачи отчета руководителю автоматически.
Можно сохранять отчет, отправлять его по электронной почте, для этого нужно указать адреса электронной почты, по которым будет проводиться рассылка. В таблице "Время автопубликаций" можно указать время, в которое будет происходить автоматическое формирование и отправка отчета.
Таким образом, "Рапорт руководителю" может быть полезен при мониторинге воздействия антикризисных мероприятий на комплексное состояние предприятия в режиме реального времени - он позволяет выставить определенные контрольные значения, которые будут отслеживаться при организационных изменениях. Состав отчетов в "рапорте руководителю" можно расширять под специфику каждого предприятия, используя систему отчетности "1С:Управление производственным предприятием" и развитые аналитические возможности системы программ "1С:Предприятие 8".