1С:Документооборот. 200 вопросов и ответов

Функционирование любой компании предполагает обязательную обработку документов, которые являются источником информации для управленческой деятельности и одновременно ее результатом.

В книге идет речь о системе "1С:Документооборот 8" – универсальном программном продукте, позволяющем автоматизировать бизнес-процессы. Это приложение может использоваться и в коммерческом, и в некоммерческом секторе, и на малых предприятиях, и в холдинговых структурах, самое главное – грамотно настроить ее под потребности конкретной организации.

Система позволяет упорядочить работу с документами, исключить возможность утери сведений, содержащихся в них, сократить время поиска нужной информации и повысить результативность деятельности предприятия.

Пособие содержит ответы на наиболее часто возникающие вопросы пользователей программы, а также советы о том, как выстроить электронный документооборот на базе 1С 8 наиболее эффективно.

Структура книги

Введение

Глава 1. Общие вопросы по делопроизводству и документообороту

• Чем делопроизводство отличается от документооборота?
• Чем отличаются понятия «документ» и «официальный документ»?
• Для чего нужна автоматизация делопроизводства?
• Какие основные нормативные документы регламентируют ДОУ в России?
• Как подготовить организацию к внедрению системы электронного документооборота?

Глава 2. Общие вопросы по работе с программой «1С:Документооборот»

• Работает ли программа «1С:Документооборот» в реальных организациях?
• Можете ли вы привести примеры удачных внедрений «1С:Документооборот»?
• Все ли партнеры «1С» могут заниматься продажей и внедрением «1С:Документооборот»?
• Где можно скачать демонстрационную версию продукта «1С:Документооборот?»
• Требованиям каких нормативных документов и стандартов соответствует «1С:Документооборот»?
• Удовлетворяет ли «1С:Документооборот» требованиям по работе с персональными данными и конфиденциальной информацией?
• Поддерживает ли «1С:Документооборот» Федеральный Закон №210 «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»
• Можно ли в «1С:Документооборот» хранить конфиденциальные данные?
• Может ли работать «1С:Документооборот» на мобильных устройствах?
• Можно ли в «1С:Документооборот» использовать электронную подпись?
• Какую версию «1С:Документооборот» лучше выбрать для нашей организации?

Глава 3. Запуск программы Ввод информации об организации и регистрация пользователей Нормативно-справочная информация

• Какой справочник необходимо заполнять в первую очередь,«Пользователи» или «Структура предприятия»?
• Как правильно произвести заполнение справочника «Пользователи»?
• Какую структуру предприятия ввести в систему, управленческую или организационную?
• Если пользователь подчиняется нескольким руководителям,как это отразить в системе?
• Можно ли в системе вести учет документов нескольких организаций?
• Что такое учет по вопросам деятельности?
• Что такое гриф доступа и зачем он нужен?
• Что такое нумераторы и индексы нумерации?
• Для чего используются виды документов?
• Можно ли настроить сквозную нумерацию по нескольким видам документов?
• Можно ли загрузить классификатор банков?
• Для чего нужны шаблоны файлов?
• Для чего используются «Способы доставки корреспонденции»?
• Для чего предназначена ролевая маршрутизация задач?
• Как использовать ролевую маршрутизацию (адресацию) задач?
• Можно ли настроить рабочий стол для каждого сотрудника?

Глава 4. Категоризация

• Что такое категоризация данных и для чего она нужна?
• Для каких объектов системы предусмотрена категоризация данных?
• Чем отличаются персональная и общая категории?
• Как работает автоматическая категоризация данных?
• Можно ли настроить права на доступ к использованию категорий?
• Какие способы добавления категорий предусмотрены в программе?
• Кто имеет права на доступ к изменению категорий документа?
• Как просмотреть данные, в которых есть хотя бы одна из выбранных категорий?
• Как просмотреть данные, в которых есть все выбранные категории?

Глава 5. Работа с документами

• Как создать исходящий документ, используя принятые в организации правила оформления документов?
• Как в списке исходящих документов настраивать группировку или отбор по получателю?
• Можно ли изменить регистрационный номер документа?
• Можно ли зарезервировать для документа регистрационный номер в программе?
• Можно ли сделать так, чтобы нумерация входящих или исходящих документов была продолжена с определенного номера?
• Можно ли в списках документов упорядочить документы по возрастанию регистрационного номера?
• Можно ли организовать контроль возврата уведомлений по отправленным документам?
• Можно ли настроить связи между документами, чтобы они отражались в истории переписки?
• Можно ли в программе регистрировать входящие и исходящие документы между юридическими лицами одной группы компаний?
• Можно ли распечатать регистрационно-контрольную карточку документа?
• Можно ли зарегистрировать документ прошедшей датой?
• Каким образом в рабочую группу документа добавить Руководителей подразделений?
• Каким образом настроить нумератор внутреннего документа, чтобы его регистрационный номер был равен номеру документа — основания?
• Как можно изменить срок действия внутреннего документа?
• Можно ли указать в исходящем документе реквизиты получателя при автозаполнении шаблона файла?
• Можно ли указать в исходящем документе дату и номер исходящего документа при автозаполнении шаблона файла?
• Можно ли указать адрес ответственного за документ при автозаполнении шаблона файла?
• Можно ли указать паспортные данные автора при автозаполнении шаблона файла?
• Можно ли указать состояния «Согласование» и «Утверждение» документа при автозаполнении шаблона файла?
• Можно ли указать категорию документа при автозаполнении шаблона файла?
• Есть ли возможность отключить использование неактуального шаблона документа?
• Каким образом в карточке документа можно создавать дополнительные поля или реквизиты для определенного вида внутренних документов?
• Чем отличаются дополнительные реквизиты и дополнительные сведения?
• Можно ли вывести дополнительные реквизиты документа в форму списка документов?
• Можно ли изменить форму карточки документа сразу для нескольких пользователей?
• Можно ли удалить карточку документа из системы?

Глава 6. Договорная работа

• Для чего нужна настройка «Является договором» для вида внутреннего документа?
• Почему договоры в «1С:Документооборот» учитываются как внутренние документы?
• Как отразить передачу договора на согласование контрагенту?
• Как отразить передачу договора контрагенту для подписания?
• Можно ли контролировать возврат переданного контрагенту экземпляра договора?
• Можно ли в системе указывать информацию о продлении договора?
• Как можно организовать учет дополнительных соглашений к договору?
• Можно ли указать информацию о расторжении договора?
• Можно ли добавить дополнительный реквизит в карточку договора?
• Можно ли использовать дополнительный реквизит для автоматического заполнения файла договора?
• Приведите пример автоматического заполнения дополнительного реквизита договора?
• Можно ли проконтролировать своевременность и полноту выполнения обязательств по договору?

Глава 7. Файлы

• Какие существуют способы добавления файлов в систему «1С:Документооборот»?
• Пользователь добавил файл, находящийся на диске Будет ли этот файл связан с файлом в системе?
• Можно ли создать новую версию файла?
• Как вернуться к предыдущей версии файла?
• Как изменить формат файла, хранящегося в системе?
• Имеется ли возможность сравнить две версии файла?
• Можно ли изменить информацию о принадлежности файла?
• Можно ли удалить файл из системы?
• Производится ли полнотекстовый поиск по содержимому файлов?
• Осуществляется ли полнотекстовый поиск по файлам формата PDF?

Глава 8. Связи между документами

• Имеется ли возможность связать несколько документов в системе?
• Какие существуют типы связей между документами в «1С:Документооборот»?
• Каким образом можно создать связь между документами?
• Чем отличается односторонняя связь от двусторонней?
• Чем отличается единичная связь от множественной?
• Как посмотреть всю цепочку связей между документами?
• Позволяет ли система ограничить права на доступ к установке связи между документами?
• Если у пользователя нет прав на доступ к связанному документу, сможет ли он его увидеть?

Глава 9. Деловые процессы

• Чем отличаются процессы «поручение» и «исполнение»?
• Можно ли в процессе исполнения задать вопрос автору задачи?
• Если необходимо передать файл автору задачи, как это можно сделать?
• Исполнителям ставится задача, результатом выполнения которой является несколько файлов Как организовать передачу файла автору задачи?
• Для чего нужны дополнительные реквизиты процессов и задач?
• Можно ли подготовить шаблон процесса?
• Имеется ли возможность привязать шаблон процесса к виду документа?
• Как запретить пользователям изменять параметры процесса, созданного по шаблону?
• Можно ли указать условие маршрутизации документа?
• Можно ли в список согласования документа добавить автора документа?
• Есть ли разница между результатами согласования «Согласовано» и «Согласовано с замечаниями»?
• Имеется ли возможность изменить печатную форму листа согласования документа?
• Как настроить шаблон процесса согласования документа, чтобы соблюдались определенные условия?
• Можно ли настроить автоматический запуск процесса?
• Если мне перенаправили задачу, как узнать, кто это сделал?
• Как делегировать исполнение задачи подчиненному?
• Имеется ли возможность изменить срок исполнения задачи, если она уже отправлена на исполнение?
• Если сотрудник утверждает, что подписал электронной подписью совсем другую карточку документа или вообще не подписывал данный документ, можно ли проверить слова сотрудника?
• Почему комплексный процесс прерывается после решения «Согласовано с замечаниями» процесса «Согласование»?
• Можно ли в системе использовать разные варианты повторного согласования документа?
• Может ли руководитель получать информацию о показателях исполнительской дисциплины, не загружая программу и не обучаясь работе в программе?
• Как организовать работу руководителя, если у него есть секретарь?
• Как проанализировать эффективность работы сотрудников с документами?

Глава 10. Бизнес-события

• Как работает механизм бизнес-событий?
• Какие предопределенные виды бизнес-событий предусмотрены в системе?
• Для чего нужны детекторы бизнес-событий?
• Для чего нужны дополнительные обработчики бизнес-событий?
• Как настроить автоматический запуск процесса при возникновении бизнес-события?

Глава 11. Организация мероприятий

• Организацию каких мероприятий можно автоматизировать с помощью программы?
• Как сформировать программу мероприятия?
• Кто может добавлять и редактировать файлы мероприятия?
• Как пригласить участников на мероприятие?
• Кто может быть участником мероприятия?
• Как информировать сотрудника о списке мероприятий, в которых он должен участвовать?
• Что такое протокольное мероприятие?
• Как заполнить протокол мероприятия?
• Как отправить на исполнение и контролировать выполнение протокола мероприятия?

Глава 12. Ведение проектов

• Для каких целей в программе используется учет проектов организации?
• Как включить учет проектов в «1С:Документооборот»?
• Чем отличаются реквизиты «проектная команда» и «рабочая группа» в карточке проекта?
• Как создать проектную задачу?
• Каким образом формируется код структурной декомпозиции работ проектной задачи?
• Как определить место задачи в плане проекта?
• Можно ли сделать проектную задачу вехой?
• Чем отличаются основные и вспомогательные процессы исполнения проектных задач?
• Какими способами удобнее указывать фактические трудозатраты по проекту?

Глава 13. Учет рабочего времени

• Для чего предназначен учет рабочего времени?
• Для чего нужен документ «Ежедневный отчет»?
• Кто имеет право на доступ к просмотру и редактированию ежедневного отчета сотрудника?
• Каким образом можно отразить трудозатраты по задаче или документу?
• Можно ли указать трудозатраты по проекту или по проектной задаче?
• Для чего нужен регистр сведений «Сведения о точках маршрута»?

Глава 14. Обсуждения

• Существует ли возможность использования форума в «1С:Документооборот»?
• Что может быть предметом обсуждения?
• Как создать новую тему на форуме и написать сообщение?
• Как создать новый раздел (группу тем) на форуме?
• Можно ли в форуме организовать голосование?
• Можно ли получать уведомления по новым сообщениям на форуме?
• Как начать процесс по теме или сообщению обсуждения?
• Можно ли запретить добавление сообщений по теме на форуме?

Глава 15. Архивное хранение

• Для чего нужна номенклатура дел?
• Как сформировать номенклатуру дел?
• Как создать номенклатуру дел на следующий год?
• Мы являемся группой компаний и в «1С:Документооборот» ведем учет в разрезе нескольких организаций Можно ли создать одну номенклатуру дел для нескольких организаций?
• Зачем нужен реквизит «Номенклатура дел» в карточке документа?
• Чем отличаются реквизиты «Номенклатура дел» и «Помещен в дело»?
• Можно ли для дела (документа) указать конкретное место хранения (стеллаж, полка и т п )
• Для чего нужен реквизит «Отметка ЭПК»?
• Как определить срок хранения дела и номер статьи при составлении номенклатуры дел?

Глава 16. Электронная почта

• Чем отличаются «легкая» почта и встроенная почта?
• Как включить использование встроенной почты в «1С:Документооборот»?
• Как осуществляется отправка электронной почты?
• Позволяет ли «1С:Документооборот» загружать входящие документы из MS Outlook или другого внешнего почтового клиента?
• Можно ли настроить интеграцию «1C:Документооборот» и MS Outlook?

Глава 17. Штрихкодирование и потоковое сканирование

• Для каких целей необходимо штрихкодирование и как его можно использовать?
• Каким образом вставить штрихкод при автозаполнении шаблона файла?
• Если документ печатается не из «1С:Документооборот»
• Как в этом случае можно организовать штрихкодирование?
• Как настроить подключение ручного сканера штрихкодов?

Глава 18. Вопросы администрирования

• Где лучше хранить файлы, в базе данных или в томах на диске?
• В настройках программы есть требование установить в программе ограничение на размер файлов Какое значение требуется указать?
• Что такое файловый вариант работы? Как он устроен?
• Как работает клиент-серверная версия?
• В чем преимущества работы в клиент-серверном варианте?
• Есть ли ограничения работы сервера «1С:Предприятие» при использовании операционной системы Linux?
• Есть ли особенности работы «1С:Документооборот» в режиме веб-клиента?
• Что такое шаблоны конфигурации «1С:Документооборот»?
• Как установить файловую базу «1С:Документооборот» из шаблона?
• Как установить базу «1С:Документооборот» под MS SQL?
• Защищены ли данные в «1С:Документооборот» при работе через интернет?
• Можно ли настроить уведомление пользователей о поступлении новых задач или других событиях?
• Какие настройки необходимо установить, чтобы сотрудникам приходили уведомления по электронной почте?
• Для каких целей предназначено протоколирование работы пользователей?
• Какие операции могут протоколироваться?
• Как включить протоколирование работы пользователей?
• Как изменить вариант отчета (изменить колонки, группировки, сортировку)?
• Что такое версионирование объектов?
• Сколько пользователей может работать с 1С:Документооборот?

Глава 19. Права доступа

• Кто может управлять правами на доступ к папкам файлов и документов?
• Что такое дескрипторы прав доступа?
• Для чего используется отложенное обновление прав доступа?
• Есть ли случаи, когда нет необходимости ограничения прав доступа?
• Как настроить права на доступ к чтению документов так, чтобы пользователь мог открывать только те документы, которые присылаются ему через задачи?
• Можно ли группе пользователей предоставить одинаковые права доступа?
• Как запретить доступ, если у пользователя уже есть разрешение на доступ к папке?
• Как определить, почему пользователь получил доступ к какому-либо объекту?

Глава 20. Интеграция «1С:Документооборот» с другими программами

• Есть ли возможность перенести данные из другой системы электронного документооборота, если мы решили использовать «1С:Документооборот»?
• Ранее в организации использовали программу «1С:Архив», есть ли возможность перенести из нее данные в «1С:Документооборот»?
• Можно ли интегрировать «1С:Документооборот» с другими системами?