Защищенная электронная система «ДокОбмен»

«ДокОбмен» – это защищенная электронная система, которая позволяет любым организациям и предпринимателям обмениваться первичными документами и другой коммерческой информацией через Интернет. Система ориентирована на обмен информацией между независимыми юридическими лицами по всей России.

Единое информационное пространство было создано с целью быстрого и юридически-значимого обмена документами со своими поставщиками и покупателями.

Зачем нужен ДокОбмен?

1. Какие задачи решает ДокОбмен?
2. Классическая схема обмена первичной документацией
3. Принципиальная схема работы сервиса ДокОбмен
4. «ДокОбмен» – это защищенный документооборот

ДокОбмен решает следующие задачи:

• Увеличивает скорость ввода документов в учетную систему предприятия;
• Исключает ошибки, неизбежные при наборе данных вручную;
• Увеличивает оперативность обмена любым объемом коммерческих данных между деловыми партнерами;
• Увеличивает скорость реагирования на запросы своих клиентов.

Давайте рассмотрим, как мы этого достигаем.

Классическая схема обмена первичной документацией

На сегодняшний день обмен первичной документацией («первичкой») между деловыми партнерами осуществляется на бумажных носителях и представляет из себя целую процедуру. Давайте рассмотрим пример взаимодействия контрагентов.

«Фирма А» занимается торгово-закупочной деятельностью и делает постоянные заказы на товары и услуги в несколько десятков компаний. Компании-поставщики вместе со своими товарами и услугами предоставляют в «Фирму А» первичную документацию, либо в момент передачи товаров (оказания услуг) или позже. Во втором случае документы могут потеряться при пересылке по почте, в них могут быть содержаться ошибки, что приведет к дополнительному запросу их устранить.

В любом случае, получив необходимые документы, «Фирма А» вносит их в свою учетную систему. Процесс «оприходования товаров и услуг» бывает очень трудоемок, при наборе операторы допускают ошибки. А в это время потребитель уже нуждается в товаре, который есть у «Фирмы А», но он находится на приходе, и фирма не может удовлетворить потребность своего покупателя.

В итоге «Фирма А» тратит ресурсы на ручной набор документов, имеет ошибки в своей учетной системе, не дополучает прибыль. ЦКТ

Есть различные разновидности «классической схемы обмена первичной документацией». Например, договориться с каждым поставщиком, чтобы он присылал по электронной почте отгрузку в нужном «Фирме А» формате и загружать эти данные автоматически. Технически это просто… сложно организационно.

Появился новый поставщик надо провести переговоры о ваших условиях. Некоторые поставщики вообще не будут это делать. Менеджеры поставщика допускают ошибки: заполняют не верно, забывают отправлять или отправляют не на тот эл. ящик, письма не доходят… Столько усилий, а нужного эффекта нет!

Принципиальная схема работы сервиса ДокОбмен

Компания-поставщик при отгрузке товара или услуг, готовит в учетной системе первичные документы ТОРГ-12 (акт) и счет-фактуру. При выводе их на печать, менеджер нажатием нескольких кнопок, параллельно передает электронные копии покупателю в зашифрованном виде через ДокОбмен. Отправленные документы, в считанные минуты автоматически получает покупатель. На основании этих данных, покупатель также путем нажатием нескольких кнопок получает необходимый ему документ прихода.

Оцените, какая скорость набора документов, никаких ошибок, товары сразу с машины можно выкладывать на прилавок, материалы в производство и т.д.

Через систему ДокОбмен можно обмениваться и другой коммерческой информацией: делать заявку поставщику, отправлять счета, обмениваться прайс-листами…Подробнее о возможностях читайте здесь.

Таким образом, ДокОбмен позволяет в несколько раз уменьшить затраты на ввод первичной документации в учетные системы предприятия.

«ДокОбмен» – это защищенный документооборот.

Вся передаваемая информация защищена от несанкционированного доступа путем использования сертифицированных средств криптографической защиты информации. Современные алгоритмы шифрования позволяют обеспечить целостность информации, ЦКТ передаваемой по каналам связи.