Ввод начальных остатков в 1С 8.3 ЗУП 3.1

Нашим специалистам часто задают вопрос наподобие: «Как правильно внести начальные остатки в ЗУП?» «А как осуществляется в 1С ЗУП ввод начальных остатков отпусков?» «А где в ЗУП ввод начальных остатков по зарплате?». Мы свели воедино рекомендации, которые даем нашим клиентам, и составили эту инструкцию.

Ввод начальных остатков в 1С

Содержание статьи:

Пришел момент для автоматизации кадрового учета – отлично! Это правильное решение, особенно если речь идет об «1С:ЗУП 8.3», но следует понимать, что нет смысла изучать только вопрос о том, как в ЗУП ввести начальные остатки. Программа нуждается в настройке, а если ваши потребности отличаются от стандартных, то и в доработке. Кстати, обслуживание решений от «1С» - одна из наиболее востребованных наших услуг. Рассмотрим алгоритм внесения остатков и необходимые настройки, ибо вещи эти взаимосвязанные. Если вы некоторое время работали по старинке, вели кадровый учет на коленке, то в любом случае придется переносить настраивать систему под себя, а потом вводить начальные остатки в ЗУП 8.3.

Когда надо вводить начальные остатки в 1С ЗУП?

Тогда, когда вы как работодатель приняли решение о внедрении системы кадрового учета. Для корректной работы по ведению этого учета, расчета заработной платы следует, пройдя по соответствующему маршруту («Настройка» - «Кадровый учет» / «Расчет зарплаты») осуществить:

  • ввод данных по организации (-ям);
  • настройку учетную политику по одному или нескольким работодателям;
  • заполнение производственного календаря;
  • ввод данных в справочники (см. раздел «Настройка»).
Меню и справочник ЗУП

Можно ли, пропустив все эти шаги, просто ввести начальные остатки в ЗУП 8.3? Чисто теоретически можно, но система работать не будет. Поэтому лучше все сразу сделать, как полагается, тем более что сориентироваться в программе довольно просто.

Напомним, что для поиска нужных пунктов меню во всех программах семейства «1С», в которых реализован интерфейс «Такси», имеется поиск по всем разделам (см. верхний правый угол).

Поиск по разделам, интерфейс «Такси»

Чтобы включить «Все функции» (предполагается, что вы имеете на это право), следует, открыв меню и выбрав «Сервис», пройти в «Параметры» и дать команду «Отображать команду “Все функции”». Перед вами откроются широкие возможности, точнее, объекты конфигурации.

Все объекты конфигурации 1С ЗУП

Используя привычный поиск (горячие клавиши «Ctrl» + «F»), здесь легко и просто отыскать нужный документ, журнал, обработку.

Где найти помощника, чтобы внести начальные остатки в ЗУП?

Как показывает практика, многие пользователи (особенно те, что уже пользовались решениями от «1С») при первом же открытии программы самонадеянно отказываются от помощи, т.е. запуска обработки «Начальная настройка программы». Напрасно. Именно она помогает быстро и без хлопот настроить нужные нам параметры. Но все исправимо: помощника можно вызвать снова и снова, пройдя по пути: «Все функции» - «Обработки» - «Настроить систему для работы с “нуля”» / «Помощник перехода с прежних программ».

Так, если ранее вы уже работали со старыми редакциями «ЗУП» - 2.5, в т.ч. КОРП, ЗУП 2.3, - или же в «1С:Бухгалтерия» ред. 3.0, то помощник предложит выбрать ранее используемую программу, конфигурацию и запустить встроенную обработку переноса данных:

Помощник переноса данных из других программ

Разумеется, необходимо указать имя пользователя, обладающего соответствующими правами в исходной ИБ, и ввести пароль. Перенос будет осуществлен автоматически, хотя, если база велика по объему, время переноса может быть весьма продолжительным. Планируя перенос, помните о том, что во время этой операции работать с программой будет нельзя, не забудьте предупредить коллег и сотрудников.

Перенос данных из прежних программ 1С

На этом этапе проблемы могут возникнуть тогда, когда а) изначально старая ИБ была существенно переработана, б) у вас нет возможности подключиться к ИБ напрямую. Доверьте перенос нашим специалистам – и получите работоспособную, новую ИБ со всеми ранее веденными данными и полной историей учета.

Начальные остатки в ЗУП 8.3. Вводим штатное расписание

Вы заполнили основные справочники – в т.ч. по видам расчетов с персоналом, - теперь самое время ввести штатное расписание. Для этих целей предназначен документ «Утверждение штатного расписания». Его можно активировать, отыскав через «волшебный поиск» (см. картинку):

Ввод штатного расписания

Или же есть вариант выбрать тот же документ из списка «Изменения штатного расписания», выбрав позицию «Утверждение штатного расписания».

Изменение штатного расписания

По каждой позиции в штатном расписании определены виды, размеры начислений, а также условия по отпускам (вкладка «Дополнительно»).

Закладка «Дополнительно» в позиции ШР

Заполнение данных по сотрудникам

Заполняя справочник «Физические лица», вводим данные по всем сотрудникам. Под каждого сотрудника создается отдельное «физическое лицо», на которое в справочник вносится масса данных, заполнять которые достаточно трудозатратно, но несложно. Заполнив справочник, осуществляем прием на работу всех сотрудников, используя документ «Начальная штатная расстановка», который можно задействовать и для первичного ввода как физлица, так и сотрудника, для чего используется кнопка «Показать все»:

Начальная штатная расстановка

После того, как вы нажмете «Создать», вам будет предложено ввести список сотрудников. Откроется форма «Сотрудник (создание)»:

Создание сотрудника

Здесь вам будет достаточно ввести фамилию, имя и отчество сотрудника, пол и дату рождения, после чего «Записать и закрыть» - этого вполне достаточно для первичного ввода начальной штатной расстановки, при этом будут созданы и физические лица, и сотрудники. Прочие данные по физическим лицам можно ввести позже, для расчета заработной платы достаточно вышеуказанных данных, а сведения по отпускам и графикам работы подставятся из соответствующей позиции штатного расписания. А вот день приема на работу следует устанавливать в ручном режиме, поскольку она должна совпадать с реальной датой приема сотрудника на работу.

Создание начальной штатной расстановки

Чтобы ввести начальные остатки в ЗУП по плановым удержаниям из зарплаты используется документ «Исполнительный лист».

Исполнительный лист

Как внести в ЗУП данные о работниках по гражданско-правовым договорам

Включать в штатное расписание исполнителей, выполняющих работы или оказывающих услуги в рамках соответствующих договоров, нельзя, это может быть расценено как подтверждение маскировки фактических трудовых отношений. Согласно ст. 19.1 ТК РФ, трудовые отношения могут возникнуть в результате признания отношений, возникших на основании гражданско-правового договора, трудовыми. Такое признание может иметь место как по заявлению самого «работника», так и судом по иску трудящегося в течение:

  • трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права;
  • месяца – по спорам об увольнении (отчитывается со дня получения копии соответствующего приказа или выдачи трудовой книжки).

Причем все сомнения толкуются в пользу того, что трудовые отношения имеют место. Таким образом, исполнителей по договорам гражданско-правового характера вводим через вкладку «Договор (работы, услуги)».

Карточка на исполнителя по договору ГПХ

Ввод остатков отпусков в 1С:ЗУП 3.1

На сотрудников, которые находятся в отпусках по уходу за ребенком – как мы помним, это может быть не только мама, но и отец, бабушка, дедушка или иной родственник, фактически осуществляющий уход за ребенком до 3-х лет (ст. 256 ТК РФ), - следует вводить данные отдельным документом, «Отпуск по уходу за ребенком».

Карточка оформления декретного отпуска

Теперь рассмотрим, как осуществляется в 1С ЗУП ввод начальных остатков отпусков, тех самых, оплачиваемых, на которые имеют право все трудящиеся, а также дополнительных в случаях, предусмотренных трудовым законодательством. Поскольку трудящиеся вправе использовать отпуска не целиком, то возникают остатки отпусков, а с ними – необходимость осуществлять в ЗУП 3.1 ввод начальных остатков отпусков. И, прежде всего, заметим, что право на основной и дополнительный отпуска следует отражать во время оформления на работу («Прием на работу» - ссылка «Редактировать»). Оформление отпусков следует начинать с настройки в разделе «Настройка» - «Расчет зарплаты» - «Настройка состава начислений и удержаний». На странице «Отпуска» есть возможность настроить связанные с ним выплаты, а также оформить разнообразные отпуска, в т.ч. учебные, для «чернобыльцев», за свой счет, внутрисменные и т.п. Для установки вида отпусков в «Настройке» есть соответствующая ссылка. Обратите внимание на то, что в перечне видов всегда присутствует основной отпуск, а иные могут и отсутствовать (зависит от настроек конфигурации):

  • основной (есть всегда);
  • дополнительные отпуска в связи с получением образования (учебные), как оплачиваемые, так и неоплачиваемые;
  • без возмещения (ст. 128 ТК РФ);
  • за особые условия работы (вредность);
  • северные;
  • в течение санаторно-курортного лечения (за счет средств ФСС России).

Так, у работодателя имеется обязанность предоставить сотрудникам дополнительные трехдневные отпуска за работу в условиях ненормированного дня. Сначала необходимо добавить его в перечень видов, далее заполним поля:

  • «Наименование» – указываем описание отпуска, в нашем примере «За ненормированный рабочий день». Так он и будет отображаться в перечне отпусков;
  • «Наименование для печати» – это то условие, которое будет подставляться в печатную форму приказа на отпуск. Он так и будет титуловаться, как задано.

Если отпуск предоставляется каждый год, то отмечаем «Отпуск является ежегодным», если указанный отпуск положен всем сотрудникам, то отмечаем «Предоставляется всем сотрудникам». Поскольку отпуск оплачиваемый, то нет нужды отмечать «Отпуск без оплаты». Отмечаем общее правило о том, что отпуск «Предоставляется в календарных днях», указываем режим и количество дел отпуска:

  • заданное количество дней;
  • в зависимости от рабочего места;
  • в зависимости от стажа. При выборе этой настройки указание на вид стажа и влияние, которое он оказывает на отпуск, делается по ссылке «Настроить». Для целей нашего примера: «Количество дней в год» равно трем, и постоянно.
Создание нового вида отпуска

Не забываем записывать и закрывать, пользуясь соответствующей кнопкой.

Для контроля остатков по отпускам в «1С: Зарплата и Управление Персоналом 8» используются отчеты:

  • «Остатки отпусков (кратко)», в котором выводится информация об остатках отпусков по видам;
  • «Остатки отпусков» содержит детализированную информацию об остатках, в разрезе и видов самих отпусков, и отработанных лет;
  • «Справка об остатках отпусков» - это максимально детализированная информация, с помощью которой можно получить все данные, вплоть до документов-регистраторов.

В «Остатках отпусков» и «Остатках отпусков (кратко)» («Кадры» - ссылка «Кадровые отчеты») отражаются ключевые данные на день формирования отчета (подразделение, сотрудник и его должность, вид отпуска, количество отпускных дней, остаток на день формирования отчета).

Остатки отпусков в ЗУП

Обратим внимание на то, что в системе реализована возможность отбора по:

  • организации-работодателю – удобно, если в одной программе ведется кадровый учет по нескольким фирмам;
  • подразделению. Можно не задавать, но тогда в отчет будет включена информация по всем отделам организации-работодателя;
  • сотруднику. Можно не задавать, тогда в отчет будет включена информация по всем сотрудникам избранной организации-работодателя.

В процессе оформления отпуска можно посмотреть информацию относительно остатков отпусков в одноименном документе. Нажав ссылку «Как сотрудник использовал отпуск», легко видеть, и когда работник был принят на должность, и сколько отпусков он использовал со дня выхода на работу. Данные по накопленных отпускных днях даны в разрезе основных и дополнительных отпусков на дату формирования отчета. Аналогичную информацию можно получить, изучив отчет «Остатки отпусков» («Зарплата» - «Кадровые отчеты» - «Справка об остатках отпусков»).

Чтобы внести в ЗУП 3.1 начальные остатки отпусков, воспользуемся «Начальной штатной расстановкой» на ту условную дату, когда имело место внедрение программного решения. Щелкаем по ссылке в колонке «Отпуска» - откроется окно «Информация по отпускам для сотрудника» - в поле «На дату» вводится день, на который зарегистрированы данные о правах на отпуск и об остатках таковых. По умолчанию подставляется дата документа. В таблице под заголовком «Права на отпуска» указана продолжительность основного и дополнительных отпусков. В колонке «Остаток» указано количество остатков отпусков, рассчитанное автоматически, на основании информации об остатках из таблицы «Остатки отпусков по рабочим годам».

Колонка «Комментарий» - это для заметок, сюда можно внести любой текст, колонка «Дней отсутствия» (справа) – для записи дней, «сдвигающих» рабочий год, в табличную часть «Остатки отпусков по рабочим годам» заносятся остатки по годам, для колонки «Вид ежегодного отпуска» выбираем вид из справочника «Виды отпусков», наконец, в колонках «Рабочий год начало» и «Рабочий год окончание» указываются годы, во время которых образовались остатки.

Остатки отпусков сотрудника в 1С:ЗУП

Обратите внимание: в случае если дата окончания рабочего года превышает дату, по состоянию на которую вводятся данные об остатках отпусков (дата начальной штатной расстановки), то в «Остатки» вносят количество дней отпуска, накопленного сотрудником на день, когда начальная штатная расстановка была активирована.

Следует внимательно отнестись к внесению в систему начальной информации об оценочных обязательствах по отпускам. Для этого используется документ «Резервы отпусков», режим «Корректировка остатков». В закладке «Обязательства и резервы по сотрудникам» следует ввести суммы по каждому сотруднику по данным бухгалтерского и налогового учета, во вкладке «Обязательства и резервы текущего месяца» эти же данные будут выведены автоматически по подразделениям.

Документ «Резервы отпусков»

Напоследок хотелось бы ответить на часто возникающий вопрос: зачем вообще нужен ввод начальных остатков отпусков в ЗУП, операция трудоемкая и хлопотная? Ответ прост: затем, чтобы не платить лишнего в виде компенсаций за неиспользованные отпуска при увольнении. При этом следует помнить о том, что если вы оплатили сотруднику отпуск, на который он не имел права, то и при этом вы не сможете удержать более 20% от месячного заработка. И удержания вообще исключены, если сотрудник не согласен с продолжением работы в связи с внесением работодателем в трудовой договор существенных изменений, переездом. Контролировать остатки отпусков необходимо и тогда, когда в организации допускают корректировку графика отпусков – ведь этот документ после утверждения обязателен для обеих сторон трудового договора. Даже если вызов из отпуска продиктован уважительными причинами, неотгулянные дни не сгорают, и работодатель обязан предоставить их в другое время.

Как реализовать в ЗУП ввод начальных остатков по зарплате

Эта операция реализуется одноименным документом. Для того чтобы осуществить ввод начальных остатков (задолженности) в 1С ЗУП 3.1, достаточно прости в раздел «Выплаты» - документ «Начальная задолженность по зарплате» - создать новый, указать месяц начала задолженности, и сформировать перечень работников. Долг за работодателем обозначается суммой с плюсом, долг за сотрудником (переплата работнику) - суммой с минусом.

Отражение задолженности по зарплате

Ввод данных для расчета НДФЛ в 1С:ЗУП

Корректный расчет НДФЛ требует ввода данных по вычетам (это необходимый минимум), а также начальной задолженности на дату внедрения – если переход осуществляется в середине года (это крайне желательно). Воспользуемся гиперссылкой «Налог на доходы» (элемент справочника «Сотрудники»).

Карточка сотрудника в ЗУП

Пройдя по ссылке «Доходы с предыдущего места работы», следует ввести доходы, учитываемые в налогооблагаемой базе по НДФЛ, если работник принят на работу в вашу фирму не с начала года, ввести как стандартные (см. ссылку «Ввести новое заявление на стандартные вычеты»), так и имущественные налоговые вычеты (см. ссылку «Ввести заявление на вычеты»).

Доходы с предыдущего места работы

Налогооблагаемые доходы текущего года, которые должны быть отражены в справке 2-НДФЛ и начислены у актуального работодателя, следует вводить в документе «Операции учета НДФЛ».

Операции учета НДФЛ

Следует заполнять все вкладки по каждому виду дохода за все месяцы, причем по каждому сотруднику. Если виды доходов отличаются («Оплата труда» и «Прочие доходы от трудовой деятельности» - как в примере), то следует и это отразить, в противном случае заполнить справку 2-НФДЛ будет невозможно. Исключение составляют случаи, когда внедрение решения 1С:ЗУП идет с начала года. Оптимальное решение – это интеграция 1С: ЗУП и программы регламентированного учета, но эту операцию разумнее поручить специалистам.

Внесение данных для расчета среднего заработка

Данные для расчета среднего заработка, используемые для расчета отпусков, командировок и периодов временной нетрудоспособности должны быть введены по начислениям сотрудникам и за отработанное время за два последних года работы. Данные вводятся по мере необходимости, непосредственно в документ, оформляющий неявку. Так, оформляя командировку, для изменения данных для расчета среднего заработка нажимаем зеленый карандаш. В табличной форме вводим данные на работника.

Введение данных для расчета среднего заработка
Ввод данных для среднего заработка

Осуществляя ввод данных, можно ввести любой период при условии, что предполагается использовать данные не всего года, а лишь часть, относящаяся к какому-то периоду. В самом начале статьи говорилось о необходимости заполнения производственного календаря и графиков работы. Эти заполненные регистры, заполненные за год, предшествующий году внедрения, существенно ускоряют ввод данных о времени для среднего заработка.

Произведя расчет, можно выводить на печать «Расчет среднего заработка» для проверки введенных данных.

Вывод на печать «Расчет среднего заработка»

После того как данные введены, они фиксируются в системе, и их можно использовать в дальнейшем. Если же вам требуется завести начальные остатки в ЗУП быстро, без проблем, потери данных и истории учета, то предлагаем воспользоваться помощью специалистов. Наша фирма предлагает квалифицированное обслуживание всех программ «1С», в т.ч. в «ЗУП 8.3».

Нашли ошибку на сайте? Напишите о ней нам!
Наверх Обратный звонок