Документ (Document)

Документы – приказы, накладные, счета, счета-фактуры, платежки и проч., - являясь прикладными объектами конфигурации, фиксируют, отражают и сохраняют данные и информацию относительно хозяйственных операций и (или) событиях, произошедших в «жизни» хозяйствующего субъекта.

В числе необходимых атрибутов любого документа фигурирует номер. В платформе «1С: Предприятие 8» реализована автоматическая нумерация документации, т.е. система автоматически генерирует для нового объекта уникальный номер, не позволяя назначать документам одинаковые номера.

Уникальность и автоматическую нумерацию можно задать в переделах дня, месяца, квартала, года, т.е., в частности, с нового года нумерация снова будет начинаться с единицы.

Дата и время составления также являются непременными атрибутами документов. Их применение позволяет соблюсти временную последовательность фиксации, чтобы при изучении документа можно было с точностью установить, какая операция имела место раньше, какая – позже.

Помимо нумерации, даты и времени составления документы содержат дополнительные данные, позволяющие их описать и идентифицировать – адресаты, объекты, к которым они относятся, операции, отражаемые ими, и т.п.

В частности, документ «Поступление товаров и услуг» всегда содержит данные о контрагенте, складе оприходывания и т.п. Предполагается, что такие данные одинаковы для всей документации подобного вида, поэтому для хранения применяются следующие реквизиты:

• Хоз.операция;
• Партнер;
• Соглашение;
• Контрагент;
• Организация;
• Цена с НДС;
• Срок возврата тары и т.п.

Также в документе могут содержаться данные, одинаковые по структуре, но различные по качеству. Так, в случае с поступлением товаров и услуг в документах фигурирует информация, описывающая поступившие товары, серийные номера, возвратную тару и проч. Такие данные хранятся в удобном табличном виде.

Если документ влияет на учет, то его необходимо проводить для изменения состояния данных для учета. Если документ никак не влияет на данные учета, который ведется в решении «1С», то, напротив, необходимо запрещать его проведение. И ту, и другую возможность система предоставляет. В частности, документ «Поступление товаров и услуг», будучи проведенным, вносит изменения в состояние расчетов, влияет на складские остатки и иные данные,

а документ «Коммерческое предложение контрагенту» проводить нет смысла, поскольку на учет он не влияет, поэтому его проведение следует запретить. С помощью конструктора движений на этапе разработки создается алгоритм, по которому документ изменяет состояние учета при проведении.

В платформе «1С» есть возможность создавать все нужные формы документа, а также свои собственные, которые можно предписать использовать вместо форм «по умолчанию».

Конкретные формы документов избираются с учетом их специфики, например:

• форма списков удобна для навигации, определения временных интервалов, добавления, пометок на удаления и собственно удаления;
  
• форма документа удобна для восприятия и редактирования
  
• форма выбора содержит минимальный набор данных и поддерживает выбор конкретного документа (-ов). Так, создавая документ «Поступление товаров и услуг», пользователь должен указать заказ, выступающий основанием для формирования поступления товаров.

Наконец, макеты документа используются для составления форм для печати или для отображения дополнительных данных, имеющих отношение к тому или иному документу.