Бюджетирования на конфигурации 1С:Управление производственным предприятием 1c 8

Рассмотрим внедрение бюджетирования на примере конфигурации 1С:Управление производственным предприятием 8. Мы рассмотрим аспекты автоматизации  управленческой отчетности и бюджетирования на базе программы 1С Управление производственным предприятием» (далее - 1C УПП). Даются рекомендации по организации эффективного взаимодействия с командой внедренцев. Она ориентирована на сотрудников финансовых служб и управленцев, которые по отношению к проекту автоматизации выступают в роли заказчиков. 

Единое понимание или нужно ли казначейство?С самого начала нужно добиваться среди всех участников процесса автоматизации единого понимания стоящих задач. Правило кажется очевидным и уже достаточно «заезженным» в специальной литературе и на многочисленных тренингах посвященных управлению проектами. Однако формальное знание правила не всегда спасает от его неожиданного проявления.

Приведу простой пример. Вы считаете казначейство частью бюджетирования. Однако обычно автоматизаторы совершенно законно могут не включать эту область в стоящую задачу (строго говоря, казначейство и бюджеты не пересекаются – это  разные способы планирования, служащие различным целям). И они будут понимать задачу несколько уже, чем вы. На диске итс можно найти обновление для 1с упрощенка 8. Конечно, разногласия можно выявить достаточно быстро, а в простых случаях даже без существенных последствий для первоначально озвученного бюджета проекта. Но если вы хотите связать вместе бюджеты и казначейство (например, сводить воедино планы платежей казначейства и бюджеты движения денежных средств) – последствия различного понимания проблемы могут быть достаточно болезненными.

Методология учета и анализа данных

После обсуждения окружении и рамок проекта автоматизации, самое время поговорить о некоторых особенностях программы «1С УПП 8». В частности о различии в методах отражения и обработки данных в 1с.

В России исторически сложилось, что финансовым директорам, анализирующим фактическую деятельность компании, приходилось использовать бухгалтерские программы 1с, а тем более 8.2. Подавляющее большинство этих программ лишено специального механизма накапливающего обороты. И как следствие, финансовые директора «привыкли» к одному способу анализа оборотов – через анализ оборотов счетов и субсчетов. Эта привычка стала настолько устойчивой, что, даже в случае если программный продукт обладает механизмом накопления оборотов (в частности, платформа «1С:Предприятие 8», на которой реализовано решение «1С:УПП»), все равно используются «испытанные» методы. Такой подход гарантированно приводит к раздуванию количества аналитик и использованию названия одной статьи для обозначения разных учетных операций.

Отсюда необходимо понять так ли необходимо это множество аналитик на плане счетов и можно ли обойти это требование с помощью оборотных механизмов и регистраторов этих оборотов.

Проиллюстрируем сказанное двумя примерами:

• Пример «раздувания» количества аналитик. Рассмотрим бюджет движения денежных средств и счет «Безналичные денежные средства». Здесь может фигурировать следующий набор аналитик: расчетный счет, подразделение, статья оборотов, контрагент, ответственный (список можно продолжать). Причем три последних аналитики являются только оборотными, по ним не предполагается никакого анализ остатков. Собственно бюджет движения денежных средств строится с точки зрения финансового директора элементарно. А именно, надо снять обороты по счету сгруппировав его по аналитике статей оборотов (плюс еще необходимые группировки). Все это прекрасно работает, но, как отмечено выше, в идеологию «1С:УПП 8» не вписывается.
• Пример «использования одного термина для разных операций». Обычно это статьи бюджетов движения денежных средств и доходов и расходов (то есть обязательства и их исполнение). Как правило, но не всегда, – это бартерные схемы, трансферты денег и т.п. «Живой» пример – статья оборотов «Зарплата», в зависимости от контекста может означать как начисление заработной платы, так и ее выплата.

Все проблемы, перечисленные ниже, не являются выдающимися, почти все они могут решаться в рамках существующего тиражного решения, но может потребоваться задействование дополнительных механизмов платформы (например, бизнес-процессов) или потребоваться изменения кода. Об этих проблемах желательно знать как можно раньше, так как проект они не удешевляют.

• Версионность бюджетов. Если есть версионность бюджетов, это означает – что люди стали систематически путаться в данных. Штатные средства «1С:УПП» не поддерживают механизма версий бюджетов, отсюда как обычно – либо компромисс, либо переписывания кода.
• Оперативные бюджеты. В общем, ничего особенного, – разновидность среднесрочного финансового планирования. Обычно они целиком копируют структуру бюджетов. Наличие оперативных бюджетов говорит о том, что необходимо решить, как они «уживаются» с остальными бюджетами.

Распределение показателей в 1с. Суть проблемы - затраты одного отдела разносятся на затраты другого отдела, и так может происходить несколько раз. Например, дана следующая структура предприятия – бухгалтерия, центр закупок и центр продаж. Бухгалтерия 1с обслуживает все подразделения организации. Разносим затраты бухгалтерии на центр закупок и центр продаж. Затем затраты центра закупок разносим на центры прибыли (в данном случае центр продаж). Сама процедура разнесения решается просто (штатный документ «Расчет по модели бюджетирования»), но есть проблема, в результате его работы данные изменяются так, что снять отчет по бюджету отдела, становится невозможно.

• Количество бюджетов. Классическая схема построения бюджетов компании включает в себя «мастер-бюджеты», прогнозный баланс и множество вспомогательных взаимосвязанных бюджетов, в том числе 1с. Обычно один бюджет логически вытекает из других, но не всегда, иногда они пересекаются. Проблема заключается в следующем, хватит ли нам штатной обработки «Копирование бюджетов» и документа «Расчет по модели бюджетирования» для компиляции бюджетов. Однозначно ответить нельзя, но можно воспользоваться следующим признаком: бюджеты всегда имеют отношение к юридическому лицу, проекту или подразделению. Если бюджеты относятся к разным сущностям, то скорей всего мы не справимся с помощью выше указанных инструментов, и наоборот, если бюджеты относятся к одной сущности, то скорей всего справимся.

ГК "Центр Компьютерных Технологий"