Прием нового сотрудника на работу в 1С ЗУП Бухгалтерия версии 8.3

Трудовое законодательство устанавливает обязанность скрупулезного документального сопровождения приема на работу. Нужно заключить трудовой договор, оформить личную карточку, данные для трудовой книжки – и внести корректные данные в программу учета. Итак, как в 1С принять сотрудника?

Вводим данные сотрудника

Первым делом отправляемся в раздел (1) «Кадры» и переходим по ссылке (2) «Работа с кадрами». Перед нами – окно для оформления кадровых операций.

Далее открываем окно «Работа с кадрами», в нем выбираем организацию-работодателя (3). Обратите внимание на список (4) посредине окна: это уже принятые сотрудники. Чтобы пополнить их ряды, достаточно перейти по ссылке (5) «Новый сотрудник».

Открывается окно, в котором заполняются данные по новому трудящемуся:

• (5) Ф.И.О;
• (6) дата рождения;
• (7) идентификационный номер налогоплательщика (ИНН). В случае если введен некорректный ИНН, умная система сообщит об этом, окрасив его в красный;
• (8) СНИЛС (при введении некорректного СНИЛСа случится то же самое, т.е. он №покраснеет»);
• (9) пол. Как правило, программа самостоятельно определяет пол по Ф.И.О., но всем свойственно ошибаться, но если что-то пошло не так, вы сможете легко исправить гендерную ошибку.

Для ввода дополнительных данных переходим по ссылке (10) «Личные данные», открыв соответствующее окно.

В составе личных данных должны быть указаны:

• (1) место рождения;
• (2) вид документа, удостоверяющего личность (по общему правилу, это паспорт, но можно выбрать из справочника иной вариант);
• (3,4,5,6,7) серия и номер вышеуказанного документа, дату выдачи, орган, осуществивший выдачу (в т.ч. код подразделения – для паспорта);
• (8) адрес по регистрации;
• (9) адрес местожительства;
• (10) номер мобильного телефона.

Самое главное – не забыть сохранить введенные данные кнопка «ОК» (11), а потом еще «дискетку» (12) рядом c кнопкой «Записать и закрыть».

Как оформить прием сотрудника в 1с 8.3 ЗУП

Теперь можно переходить собственно к оформлению, перейдя по ссылке (1) «Принять на работу».

Когда-нибудь прием на работу будет осуществляться одним нажатием кнопки. Но пока по нажатию кнопки «Принять на работу» открывается вкладка, на которой придется вручную заполнить данные по новому сотруднику. На вкладке (2) «Главное»:

• (3) дата приема на работу;
• (4) длительность испытательного срока;
• (5) график работы;
• (6) подразделение, в которое трудящийся принимается на работу;
• (7) должность;
• (8) вид занятости (по условиям нашего примера указанное место является для сотрудника основным).

Обратите внимание на предупреждение о том, что не заполнен стаж, в связи с чем пособия могут быть рассчитаны неверно. Следует перейти по ссылке (9), чтобы заполнить данные относительно трудового стажа, без чего невозможно будет впоследствии, в частности, корректно рассчитать пособия по временной нетрудоспособности 1С.

Если у сотрудника стажа нет, то отмечаем пункт (14) «с момента приема» и укажите дату приема (15). Если трудовой стаж у сотрудника есть, то указываем количество лет, месяцев и дней стажа на дату приема на работу. После того как вы сохраните данные (нажав «ОК»), исчезнет и предупреждение, и ссылка «Не заполнен стаж …».

Теперь зададим условия оплаты труда: «Оплата труда» (17) - «Добавить» (18) - выбрать вид начисления (19), исходя из условий нашего примера - «Оплата по окладу» - указать сумму (20).

На вкладке (21) «Трудовой договор» указывается номер данного документа (22) и дату подписания (23). Или просто нажать кнопку «Назначить» (24) - система автоматически определит номер.

Все, в системе есть все необходимые данные. Нажимаем кнопку «Провести» (25). Теперь у нас появляется возможность вывести на печать:

• (27) распорядительный акт о приеме на работу (приказ);
• (28) трудовой договор,

для чего достаточно нажать кнопку «Печать» (26) и отметить необходимые ссылки.

Указываем данные для вычетов по НДФЛ

Если у нового сотрудника имеются основания для получения вычетов (а они, скорее всего, имеются), то прием сотрудника в «1С:Бухгалтерия» предполагает ввод данных, необходимых для предоставления этих вычетов. Например, у сотрудника имеется один несовершеннолетний ребенок. Получив от отца заявление на вычет и копию свидетельства о рождении, вносим соответствующие данные в карточку. Идем по уже знакомому маршруту: «Кадры» - «Сотрудники», вызываем список сотрудников, в котором уже имеется нужная нам персона. «Вызываем» ее карточку, дважды кликнув по нужному Ф.И.О. В открывшейся карточке находим и переходим по ссылке «Налог на доходы» (4).

Открывается форма для занесения данных, необходимых по налоговым вычетам, в ней следует перейти по ссылке «Ввести новое заявление…» (5), чтобы открыть окно для ввода данных. Ошибиться невозможно, умная система напомнит и о том, что сотрудник не пользуется вычетами, и что надо сделать для того чтобы он начал пользоваться этими налоговыми вычетами.

Далее, нажав кнопку «Добавить» (6), выбираем новый вычет (7) – в целях нашего примера это будет вычет на первого ребенка (8), - отмечаем месяц начала применения вычета (9). Нажимаем «Провести и закрыть» (10).

Напомним, что в случае если отец поступил на работу не с начала, а с середины года, то «детский» налоговый вычет предоставляется с месяца приема. Не забудьте потребовать от него справку с предыдущего места работы, поскольку вычет предоставляется до тех пор, пока доход трудящегося нарастающим итогом не превысит определенной суммы. Эти данные вводятся по ссылке (11) «Доходы с предыдущего места работы» (нижний правый угол).

Далее помесячно вносим суммы доходов (12) с прошлого места работы сотрудника, по окончанию процесса не забываем «Записать и закрыть» (13), а также нажать кнопку «ОК» (14). Теперь правильность расчета по НДФЛ обеспечена.

Как оформляется прием сотрудника с электронной трудовой книжкой в 1С 8?

Эта операция не составит особого труда. Чтобы отразить в «1С:ЗУП 8» (ред. 3) данные для ведения трудовой книжки в электронном виде, достаточно проверить, стоит ли отметка «Отразить в трудовой книжке» в документе «Прием на работу»:

Впоследствии аналогичные действия надо проделать в иных документах, в частности, в документе «Кадровый перевод» и «Перемещение в другое подразделение» - в них «флажки» следует ставить своими руками, в документах о приеме и об увольнении он проставляется автоматически, и при необходимости снимается.