По 1С-традиции «новая» версия, как правило, всегда представляет собой новый продукт. Вот и бета-версия «1С:Документооборот 3.0» радикально отличается от версии 2.1.28. Постараемся рассмотреть наиболее знаковые новшества.
.png "1C Документооборот версия 3.0")
В справочнике «Документы» разделение на входящие, исходящие и внутренние задается внутри самого документа с помощью настроек так же, как и порядок обработки, задание реквизитов и т.п. Легко можно контролировать прочтенные и непрочтенные документы (непрочтенные выделяются жирным шрифтом), причем если один сотрудник вносит поправки в карточку документа, то для другого документ отображается как непрочтенный. Папки для документов по умолчанию выключены, это позволит ускорить внедрение продукта, избавляя от временных трат на обдумывание названий и объема прав на те или иные папки. «Включить» папки можно в настройках.
В программе реализован справочник «Реестры», позволяющий самостоятельно формировать группы для документов – организационно-распорядительная документация, локальные нормативные акты и т.п. Нет времени разбираться в тонкостях – можно установить «Рекомендованные настройки программы» и уже по ходу работу подстроить программу под свои нужды.
Группировка по критериям производится в справочнике «Тематики документов», причем есть возможность включать и отключать тематики с учетом специфики документа. Например, для локальных инструкций тематику можно не задавать, для контрактов - наоборот. Для документов на одну тему можно включить единую нумерацию. При этом реализованы возможности задать документу временный номер, а также использовать «свободный» регистрационный номер.
Появилась возможность автоматически расширять доступ к взаимосвязанным документам: если сотрудник включается в работу над каким-то дополнительным соглашением или протоколом, то автоматически получает договор к основному договору. Для того чтобы получить весь пакет по конкретному документу, достаточно задействовать окно «Связи», в котором отображаются все реквизиты взаимосвязанных документов. Реализованы возможности для визуализации электронной подписи, в т.ч. конвертация подписанного файла из «Ворд» в PDF-A, выборы страницы для вставки, вставка отметки об ЭП, редактирование отметки об ЭП и т.п.
Всю информацию по действиям, произведенным над документом, можно получить в одной закладке – «Обработка», - которая находится в карточке, и отражает:
Действия и правила обработки документов настраиваются в зависимости от их видов. Пока реализована линейная схема обработки, в дальнейшем, по обещаниям разработчиков, станут доступны более сложные схемы.
.png "Справочник Документы предприятия в 1C Документооборот версия 3.0")
Появилась возможность задавать шаблонные имена файлов, полученные в результате сканирования или в результате использования шаблонов – не номер по порядку, а, например, «скан00-Имя_Документа», - что гораздо нагляднее и позволяет избежать ошибок при отправке, сохранении, передаче документов. При открытие «вордовского» документа сразу видно его полное имя, т.е. не просто «Договор…», а «Договор аренды оборудования», «Договор поставки ГСМ» и т.п. Также реализована возможность задать роли файлов:
Автозаполнение стало объективно удобнее и грамотнее как минимум потому, что для реквизитов теперь можно выбрать падеж, провести проверку скрипта и т.п., к тому же автозаполнение доступно теперь и для входящей корреспонденции, что упрощает работу тогда, когда нужно прикладывать к входящим какой-либо внутренний файл (например, сопроводительное письмо).
.jpg "Роли файлов в 1C Документооборот версия 3.0")
С первого запуска «1C Документооборот версия 3.0» обращает на себя внимание обновленный Рабочий стол, который автоматически подстраивает функционал и виджеты под того, кто начинает работу – рядовой сотрудник или руководитель. Ряд удобных виджетов позволяет упростить решение текущих задач («Задачи мне», почта, календарь, форум для обсуждения рабочих моментов, отчеты и т.п.). Улучшена иерархия организации работы совместителей: руководитель имеет доступ к данным подчиненного, а не ко всем совместителям. При порядке представления доступа права настраиваются по сотрудникам, а по пользователям, появилась возможность настраивать правила коммуникации, ограничивая выбор адресатов и исполнителей в зависимости и ранга и подчиненности и т.п.
В «1C Документооборот 3.0 КОРП» «созданы» все условия для плодотворной командной работы. В частности, есть возможность назначить замещающего и помощника. Каждому исполнителю можно назначить замещающего (-их), которые при необходимости будут принимать решения и осуществлять необходимые действия (объем полномочий можно определить в настройках замещения). Причем «заместителей» может назначить не только админ, но и сам сотрудник, если в его роли это предусмотрено. Выяснить, кто является замещающим по той или иной задаче, просто: выбрать в меню раздела «Совместная работа» команду «Замещающие». Важно: по умолчанию замещающему доступны все области, доступные основному сотруднику. Чтобы выбрать лишь некоторые, надо воспользоваться переключателем «Все функции» и выбрать конкретные флажки:
Внимание: если у замещающего есть свои замещающие, то его задачи на них не переходят. О том, что сотрудник видит задачу как замещающий, то она выделяется специальной зеленой иконкой с двумя силуэтами.
Помощник – это не тот, на которого переходят задачи и документы, а лишь тот, что который будет отмечать в программе действия, совершенные другим. Перечень помощников открывается одноименной командой в меню раздела «Совместная работа». Круг вопросов, доступных для помощника, можно сократить, сдвинув переключатель «Все функции» и отметив нужные флажки. Помощник видит задачу помеченной зеленой иконкой с литерой «П». После выполнения задача отображается, как отмеченная помощником за исполнителя.
Реализована возможность совместной работы над документами в форматах .doc (.docx), согласовывая их в режиме замечаний (актуально для версии MS Office от 2007, тонкий клиент под «Windows»). Алгоритм почти такой же, как в MS Word: лица, принимающие участие в обсуждении, могут выделять текстовые фрагменты и вносит замечания, инициатор вправе их принять или отклонить, причем замечания автоматом переносятся в виде комментариев в «Word». Подчеркнем: можно работать именно всем вместе, а не по очереди, не теряя время на ожидание, пока кто-то закончит редактирование и «освободит» файл. Все замечания сохраняются с привязкой к сотруднику, его внесшему, что позволит по итогам сформировать протокол разногласий, лист согласований и т.п.
Для ускорения внедрения администраторы могут воспользоваться рекомендованными настройками программы, причем пользователи смогут их изменить. Права на работу с документами назначаются автоматически, по иерархическому принципу: создатель, ответственное лицо и руководитель проекта по умолчанию вправе читать и изменять, права остальных можно урегулировать в настройках или запретить. Права на мероприятия теперь рассчитываются только автоматически:
Появилась возможность жестко ограничить доступ к документам, обладающим определенными параметрами, запретив расширять рабочую группу автоматически (например, исключить доступ к финансовой отчетности рядовым сотрудникам, даже если они были указаны в исполнителях и т.п.). Есть возможность группового изменения доступа к объектам.
Для режима «клиент-сервер» теперь доступна организация единой очереди заданий, позволяющей маршрутизировать обработку документации и процессов, запускать процессы, реализовывать задачи, причем в карточке задания будет протоколироваться процесс выполнения, с зафиксированными итогами операций и ошибками. Завершенные задания удаляются автоматически сразу после исполнения – это настройка по умолчанию, которую можно изменить.
За счет новой функции «Внешний буфер данных» ускорена запись замеров времени, что позволяет сократить время на фиксацию и более эффективно контролировать быстродействие программы в целом.
Из приятных и очень важных мелочей можно отметить появившиеся возможности настроить часовые пояса ИБ, а также новые «умения» чат-бота, которого «научили»:
Начиная с 16 апреля 2021 года бета-версия «1С:Документооборота 3.0» доступна для свободного скачивания на ресурсе https://v8.1c.ru/. Внимание: речь идет не о готовом продукте, а именно о бета-версии. Скачивайте, тестируйте, критикуйте и отправляйте свои пожелания разработчку: doc@1c.ru.
Облачные сервисы
