Описание программы
Многие называют 1С Документооборот 8 ПРОФ системой документооборота, как бы электронным секретарем и не более того. Однако функциональность этого решения куда шире, оно является полноценной ECM-системой, помогающей управлять процессами и командной работой. Она помогает автоматизировать документооборот, контролировать исполнение, наладить управленческие процессы. Попробуйте «1С документооборот», описание возможностей (разумеется, краткое) приводится ниже:
- работа с документами по сделкам (договоры, протоколы, акты, счета и проч.);
- управление документацией всех участков, от бухучета до кадрового менеджмента;
- управление процессами;
- удобная электронная почта;
- напоминалка для планирования дня и учета задач;
- попроектный учет, контроль над исполнением, инструментарий для командной работы и проч.,
а также – простая коммутация с уже имеющимися и, вообще, любыми решениями, стабильный доступ с различных гаджетов и устройств. Произведя простой математический расчет затрат на оплату работы и организацию труда персонала, который способен обеспечить решение всех вышеперечисленных задач, легко видеть, что «1С Документооборот ПРОФ», цена (рекомендованная издателем) в совокупности обойдется дешевле, чем штат делопроизводителей. К тому же образуется немалая экономия на обучении: в комплект поставки «1С Документооборот ПРОФ» инструкция уже включена, разобраться сможет любой пользователь ПК.
«1С Документооборот». Описание конфигурации
Решение «1С Документооборот», описание возможностей программы приведено выше, имеет в целом универсальный вариант, что позволяет использовать его повсеместно. Предлагается в четырех основных вариантах:
- «Проф» - удобный инструмент как для коммерческих, так и бюджетных учреждений малого и среднего формата, с простой, линейной или слабо разветвленной оргструктурой и относительно несложным, пусть и объемным документооборотом;
- «КОРП» - оптимально для сложных структур и документооборота, особенно крупных организациях и холдингах. Функционал на 30% превышает возможности версии «Проф»;
- для государственных учреждений (ДГУ). Это решение учитывает особенности оргструктуры и документооборота учреждений государственной (муниципальной) формы собственности, в т.ч. прием обращений граждан;
- «КОРП» с интерфейсом на русском и английском языках (100% английский, основной – русский, выборочно английский, и наоборот)– идеально для филиалов, дочерних предприятий за границей, для российских фирм, привлекающих на работу англоязычных профессионалов и т.п.
Подробнее о сравнении версий смотрите на странице: 1с документооборот корп и проф отличия
Работа с договорами
В «1С:Документооборот 8» договоры создаются очень просто, даже сотрудником без юридического образования. Можно использовать опробированные шаблоны и стандартные сопроводительные документы. Поддерживаются все этапы договорного процесса:
- подготовка;
- согласование;
- контроль движения документов (возврат подписанного договора);
- учет сопроводительной документации;
- контроль сроков действия;
- контроль исполнения договорных обязательств;
- расторжение договоров (в т.ч. в связи с истечением сроков.
Программа многое умеет сама: продлить договор (при соответствующей настройке), проконтролировать сроки и этапы, отследить отправку на подпись.
Управление документами
Никакого ненужного самоуправства: «1С:Документооборот 8» поддерживает оформление документов в строгом соответствии со стандартами, по нужным шаблонам, реквизитам, на правильных бланках. Полный контроль поправок, версий, в т.ч. мест нахождения бумажных вариантов. Программа берет на себя секретарскую работу, в т.ч.:
- учет входящих-исходящих;
- контроль этапов (согласование, утверждение, рассмотрение, регистрация, исполнение), ведение журнала передачи;
- подписание ЭП (простой, усиленной неквалифицированной, усиленной квалифицированной);
- потоковое сканирование;
- штрихкодирование
- формирование архивов, поиск и т.п.
Управление процессами в «1С:Документооборот 8»
В решении встроены типовые процессы и есть возможность задействовать уникальные, настроить маршрутизацию документооборота (рассылать всем сразу, по очереди, комбинированно, только юристам и т.п.), отследить иерархию, выстроить цепочки работ, отследить эффективность персонала по соблюдению сроков, скорости согласования, срывов сроков и т.п. Простой контроль: все задачи и процессы отражены в карточке документа, точь-в-точь как в классической канцелярии.
Почтовый клиент
В программу встроен почтовый клиент, позволяющий осуществлять коммуникацию, не перепрыгивая на посторонние интерфейсы. В программе можно, помимо прочего, ставить задачи, задавать сценарии обработки, включать уведомления, привязывать письма к документации, календарю, мероприятиям и т.п.
Личный секретарь
Рассматривая и оценивая функционал «1С Документооборот 8 Проф», купить которую мы предлагаем по рекомендованной издателем цене, не стоит забывать функции учета и планирования рабочего времени:
- анализ временных затрат персонала в разрезе конкретного документа, поручения, вида работ и т.п.;
- планирование загрузки задачами по календарю;
- календари личные и общие;
- персональный инструмент планирования, возможность просматривать календари прочих пользователей (подчиненных, сотрудников);
- учет отсутствия;
- отчеты;
- автоматический учет и анализ трудозатрат, рабочего времени и т.п.
Инструменты проектного учета также позволяют учитывать данные в попроектном разрезе, планирование, исполнение проектных задач (планирование, отправка и контроль выполнения, анализ трудозатрат, полный, диаграмма Ганта и т.п.),
т.е. «1С Документооборот 8 ПРОФ», цена которой в любом случае будет единоразовой (а не ежемесячной) инвестицией, в отличие от выплаты зарплаты квалифицированному референту, секретарю, кадровику на участок учета рабочего времени, позволит контролировать выполнение поставленных задач, вести учет рабочего времени, отсутствий на работе и т.п.
Облачные сервисы
