"1С:Предприятие 8 Управление персоналом" для эффективной реализации кадровой политики

Для реализации кадровой политики компании по нескольким направлениям фирма «1С» выпустила программный продукт «Управление персоналом». С помощью данной программы можно планировать потребность в персонале, вести работу с соискателями рабочих мест, эффективно планировать занятость персонала, вести кадровый учет и регламентированный документооборот, формировать регламентированную отчетность и решать другие задачи.

Руководству компании программа позволяет полностью контролировать работу отдела кадров, применять удобные инструменты для формирования структуры компании и входящих в нее организаций, анализировать кадровый состав и принимать управленческие решения на основе полной и достоверной информации. Кадровая служба получает в свое распоряжение инструмент для автоматизации рутинных задач и может формировать гибкие отчеты о сотрудниках с различными условиями отбора и сортировки. Работники компании могут быть уверены в том, что в любой момент смогут быстро получить необходимые им справки, сведения о своем отпуске, данные персонифицированного учета в Пенсионный фонд Российской Федерации (ПФР) и другую информацию.

С помощью программы формирование регламентированной отчетности для государственных органов, особенно отчетов о кадрах для ПФР, выполняется удобно и легко.

В конфигурации параллельно осуществляется два вида учета - управленческий и регламентированный. Управленческий учет ведется по компании в целом, а регламентированный - отдельно для каждого собственного юридического лица и частного предпринимателя. При этом штатное расписание и кадровый учет ведутся независимо для компании и составляющих ее организаций.

Управленческий учет

Предусмотренные в программе возможности управленческого учета обеспечивают опережающее планирование потребностей в персонале, подбор кадров и ведение их учета в рамках компании, а также планирование занятости персонала. Особое внимание в конфигурации уделено автоматизации управленческой деятельности менеджеров по персоналу. Для них в программу включены специальные инструменты менеджера для редактирования кадрового плана, набора кадров и планирования отпусков.

В результате планирования потребности в людских ресурсах и затрат на их оплату в программе формируется кадровый план. Для внесения изменений в него реализована процедура принятия решений, состоящая из нескольких стадий, включающих составление и сбор предложений с изменениями, а также из стадии их утверждения, на которой часть предложений отклоняется, а остальные утверждаются и в итоге включаются в кадровый план. Все стадии процедуры принятия решений автоматизированы с помощью инструмента «Утверждение изменений кадрового плана», позволяющего проанализировать предлагаемые изменения, зарегистрировать и прокомментировать принятое решение, сформировать отчет о принятых решениях. Помимо формы для просмотра текущего состояния кадрового плана, отчета и справок инструмента «Утверждение изменений кадрового плана» в программу включены также отчеты «Вакансии предприятия», «Состояние кадрового плана», «Фонд затрат на персонал», «Штатная расстановка» и «Исполнение кадрового плана». Отчет «Фонд затрат на персонал», например, представляет собой данные о фонде затрат на персонал как в обычной таблице, так и в диаграмме или в сводной таблице, позволяющей анализировать данные в различных разрезах.

Для автоматизации и документирования процесса подбора кадров, а также для оценки кандидатов на рабочие места в программе применяется подсистема подбора кадров. Подсистема обеспечивает ввод и хранение личных данных о кандидатах как о физических лицах, хранение материалов, созданных в процессе работы с кандидатом, начиная от резюме и заканчивая результатами анкетирования, а также планирование встреч с кандидатами и регистрацию принятых решений вплоть до принятия на работу. Ведение базы знаний вопросов и ответов, а также различных анкет позволяет оперативно подготавливать и проводить анкетирование кандидатов и сотрудников предприятия. Предусмотрена возможность проведения удаленного анкетирования, при котором рассылка и получение анкет выполняются с применением электронной почты. Загрузка полученных анкет в программу производится автоматически. Основным инструментом для автоматизации работы с кандидатами в конфигурации является инструмент «Набор персонала». В процессе работы с ним менеджер может изменять статус кандидата («Принят к рассмотрению», «Отклонен», «Предложили работу» и т.д.), назначать собеседования и регистрировать их результаты, формировать и анализировать планы по набору персонала.

В конфигурации предусмотрено планирование участия работников компании во встречах, совещаниях и во внутренних и внешних мероприятиях (выставки, семинары, конференции и т.д.). Кроме того, для успешного проведения встреч, совещаний и внутренних мероприятий можно планировать использование помещений компании.

Реализована возможность ведения графика отпусков сотрудников и сопоставления отпусков, запланированных и фактически ими использованных. Для формирования графика отпусков применяются соответствующие инструменты. С их помощью менеджер может выяснить, имеет ли работник право на запрашиваемый отпуск, не противоречит ли отпуск намеченным мероприятиям, в которых работник должен участвовать по производственной необходимости. Так же как и в других инструментах программы, все действия менеджера при этом сопровождаются различными справками. Результат планирования отпусков представлен в отчете «График отпусков», который позволяет, в частности, визуально определить наложение отпусков отдельных сотрудников.

Основные задачи подсистемы учета кадров заключаются в накоплении информации о сотрудниках, полученной из различных источников, регистрации кадровых изменений и формировании разнообразных отчетов. Накопление личных данных подразумевает хранение данных о сотрудниках как физических лицах (дата рождения, ИНН, код ИМНС, страховой номер в ПФР, информация об образовании, трудовой деятельности, составе семьи и т.д.). Для широкого круга данных, таких, например, как фамилия, имя, отчество, документ, удостоверяющий личность, семейное положение и др., в системе хранится история их изменения. Состав служебных данных сотрудника включает такие данные, как наименования подразделения и должности, количество занимаемых ставок, служебные телефоны, адреса электронной почты и другую контактную информацию.

Регламентированный учет

Регламентированный кадровый учет, реализованный в конфигурации, предусматривает заключение трудовых договоров с каждым сотрудником организации, формирование утвержденных форм по труду, персонифицированный учет для ПФР, а также ведение воинского учета. Назначение подсистемы регламентированного учета состоит в автоматизации трудоемких операций и в освобождении работников от этих операций для выполнения ими аналитических и управленческих функций.

Программа содержит набор общероссийских классификаторов, предназначенных для работы с такими понятиями, как информация о населении (ОКИН), страны мира (ОКСМ), а также такие справочники, как виды документов, удостоверяющих личность, классификаторы ПФР.

Для представления в органы ПФР сведений о застрахованных лицах в программе формируются формы АДВ-1, АДВ-2, АДВ-3 и сведения о стаже по формам СЗВ-К, СЗВ-4.

В конфигурацию также включены отчеты, которые организации обязаны представлять военкоматам по запросу либо на регулярной основе: «Данные для постановки на учет в военкомате», «Численность граждан запаса (формы № 6 и № 11/МУ)», «Список граждан, подлежащих постановке на воинский учет», «Список принятых и уволенных военнообязанных», «Список юношей 15–16 лет», «Список для первоначальной постановки юношей на воинский учет», «Список принятых и уволенных призывников».

В конфигурации «Управление персоналом» предусмотрен обмен данными с конфигурацией «Зарплата + Кадры». Это позволяет выполнить первоначальный перенос данных о сотрудниках в информационную базу «Управление персоналом», а в последующем регулярно переносить данные о кадровых изменениях из «Управление персоналом» в «Зарплата + Кадры».

Как показала практика, применение конфигурации «Управление персоналом» способствует повышению эффективности кадровой политики компании и приносит пользу руководителям, отдельным подразделениям, а также всем сотрудникам.

Если необходима помощь по «1С:Предприятие 8 Управление персоналом» или по настройке, доработке, обновлению, обслуживанию, сопровождению программ «1С» то обращайтесь к нашим специалистам!