"1С:Предприятие 8.0" для управления информационными потоками

Систему "Управление информацией" можно условно представить в виде ряда подсистем, каждая из которых предназначена для решения определенной группы задач: "Входящие сообщения", "Графики работ", "Переговоры", "Внутренняя переписка", "Задания руководителей", "Совещания" и "Актуальные работы и решения".

Доступ к информации, хранящейся в системе, разграничен для разных категорий пользователей. Руководителям компании доступны все документы и отчеты, рядовые пользователи системы имеют доступ только к относящейся к ним информации. Рассмотрим каждую подсистему более подробно.

В подсистеме "Входящие сообщения" выполняются регистрация и обработка входящих сообщений, полученных по телефону. Наличие этой подсистемы позволяет исключить возможность потери информации от потенциальных и существующих клиентов и оперативно передавать необходимую информацию сотрудникам, для которых она предназначена. В подсистеме производится также подсчет количества звонков от потенциальных клиентов, узнавших о предложениях компании по различным рекламным каналам, количества новых клиентов, появившихся после обработки входящих звонков, и количества жалоб клиентов в разрезе сотрудников, оказывающих услуги.

Для экспресс-анализа информации, содержащейся в сообщениях, документы в журнале помечаются маркерами различных цветов. При передаче сообщений сотруднику предусмотрена возможность быстрого формирования списка нужной информации. Предварительный анализ текущего спроса и эффективности рекламных вложений выполняется с помощью специального отчета, в котором представлены вопросы о ценах или услугах, заданные потенциальными и существующими клиентами.

В подсистеме "Графики работ" выполняется формирование графиков работ с напоминаниями сотрудникам. В ней ведется список дел конкретного сотрудника в привязке к определенной дате исполнения. Это могут быть, например, список действий по договору, график обучения, план мероприятий рекламной кампании и другие действия. Для каждой работы указываются ответственный за контроль исполнения и конкретные исполнители, для которых будут формироваться напоминания о необходимости выполнения работы.

В подсистеме "Переговоры" регистрируются итоги переговоров и действия, которые должны быть выполнены менеджером в результате заключенных договоренностей с указанием запланированной даты исполнения и ответственного за контроль, производятся анализ и контроль своевременного выполнения заключенных договоренностей. Использование данной подсистемы способствует исключению возможности потери информации, информированию других сотрудников о заключенных договоренностях. Анализ руководством компании результатов переговоров, проведенных сотрудниками, на предмет корректности заключенных договоренностей позволяет предотвратить неверные действия сотрудников на начальном этапе ведения переговоров.

Взаимодействие сотрудников компании осуществляется с помощью подсистемы "Внутренняя переписка". Часто графики работы сотрудников, обязанных взаимодействовать друг с другом, не совпадают, а их рабочие места территориально удалены друг от друга. В этих условиях руководителям особенно важно знать, насколько эффективно организована совместная работа сотрудников.

В системе регистрируется вся электронная переписка. Отправленное письмо автоматически отображается в ежедневных отчетах адресатов и отправителей. При этом письма, ответ на которые не был отправлен в течение установленного в компании срока, помечаются в журнале красным маркером.

Механизм внутренней переписки позволяет фиксировать возникающее в процессе работы договоренности между сотрудниками, контролировать сроки реакции сотрудников на вопросы и предложения коллег, а также разрешать спорные ситуации, иногда возникающие в процессе совместной работы. Кроме того, руководители получают подробное представление о деятельности сотрудников компании.

С помощью подсистемы "Задания руководителей" формируются задания руководителей подчиненным. Все зарегистрированные в системе задания автоматически отображаются в ежедневных отчетах руководителя и исполнителя.

Для эффективной организации совещаний и оповещения сотрудников об их результатах применяется подсистема "Совещания". Как показывает практика, часто при организации совещания не используется предварительное ознакомление участников с материалами, подготовленными к совещанию другими участниками. Ознакомление с материалами в процессе совещания неоправданно его затягивает, а также чревато принятием неправильных решений.

При работе с подсистемой "Совещания" руководитель - инициатор совещания вводит в систему основную информацию - тема совещания, перечень участников, предполагаемая дата и повестка дня. После этого выполняется автоматическая рассылка писем всем участникам совещания с предложением приступить к предварительной дискуссии.

В рамках предварительной дискуссии участники могут выдвинуть произвольное количество тезисов по каждому пункту повестки дня, сопроводив каждый тезис ссылкой на электронный документ с дополнительными данными - графиками, таблицами и другой информацией. В случае необходимости участники совещания могут расширить повестку дня, при этом выполняется повторная рассылка писем. Окончательная дата проведения совещания утверждается после окончания предварительной дискуссии.

В процессе совещания в системе фиксируются в произвольной форме ход обсуждения, замечания участников, принятые в ходе обсуждения решения, а также задания конкретным исполнителям, оформленные с помощью подсистемы "Задания руководителей".

Информация о завершившихся совещаниях хранится в специальном журнале и доступна участникам для просмотра.

Подсистема "Актуальные работы и решения" применяется для формирования ежедневных отчетов сотрудников и руководителей. Отчет каждого пользователя содержит список сообщений, еще не принятых сотрудником, письма, на которые он не ответил, и письма, разосланные коллегам, на которые они не ответили. В отчете также приводится перечень действий, которые необходимо выполнить согласно графикам работ и договоренностям с клиентами, достигнутым на переговорах, список заданий, порученных подчиненным и еще не выполненных, и список заданий, которые должен выполнить сам пользователь. Ежедневный отчет помогает сотрудникам в организации рабочего времени и избавляет их от необходимости запоминать большое количество контрольных точек по проектам с клиентами, заданиям от руководителей и письмам коллег. Отчет автоматически формируется при каждом входе пользователя в систему, а также может быть сформирован сотрудником в любой момент. Руководитель может просматривать задачи любого сотрудника и в случае необходимости принимать взвешенные решения о перераспределении загрузки сотрудников.

Конфигурация "Управление информацией" получила от фирмы "1С" сертификат "Совместимо! Система программ 1С:Предприятие".