(495) 926-37-81


МОСКВА

График : Пн-Пт: 9.30 - 18.00

1С:Документооборот. 200 вопросов и ответов

1С:Документооборот. 200 вопросов и ответов


В современных реалиях каждая организация, нацеленная на коммерческий успех, должна грамотно выстраивать систему документооборота и максимально автоматизировать ее. Структурирование взаимодействий между подразделениями и введение единых и прозрачных правил оформления документов всегда повышают эффективность работы предприятия.


Функционирование любой компании предполагает обязательную обработку документов, которые являются источником информации для управленческой деятельности и одновременно ее результатом.


В книге идет речь о системе "1С:Документооборот 8" – универсальном программном продукте, позволяющем автоматизировать бизнес-процессы. Это приложение может использоваться и в коммерческом, и в некоммерческом секторе, и на малых предприятиях, и в холдинговых структурах, самое главное – грамотно настроить ее под потребности конкретной организации.


Система позволяет упорядочить работу с документами, исключить возможность утери сведений, содержащихся в них, сократить время поиска нужной информации и повысить результативность деятельности предприятия.


Пособие содержит ответы на наиболее часто возникающие вопросы пользователей программы, а также советы о том, как выстроить электронный документооборот на базе 1С 8 наиболее эффективно.


Структура книги

Введение

Глава 1. Общие вопросы по делопроизводству и документообороту

  • Чем делопроизводство отличается от документооборота?
  • Чем отличаются понятия «документ» и «официальный документ»?
  • Для чего нужна автоматизация делопроизводства?
  • Какие основные нормативные документы регламентируют ДОУ в России?
  • Как подготовить организацию к внедрению системы электронного документооборота?

Глава 2. Общие вопросы по работе с программой «1С:Документооборот»

  • Работает ли программа «1С:Документооборот» в реальных организациях?
  • Можете ли вы привести примеры удачных внедрений «1С:Документооборот»?
  • Все ли партнеры «1С» могут заниматься продажей и внедрением «1С:Документооборот»?
  • Где можно скачать демонстрационную версию продукта «1С:Документооборот?»
  • Требованиям каких нормативных документов и стандартов соответствует «1С:Документооборот»?
  • Удовлетворяет ли «1С:Документооборот» требованиям по работе с персональными данными и конфиденциальной информацией?
  • Поддерживает ли «1С:Документооборот» Федеральный Закон №210 «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»
  • Можно ли в «1С:Документооборот» хранить конфиденциальные данные?
  • Может ли работать «1С:Документооборот» на мобильных устройствах?
  • Можно ли в «1С:Документооборот» использовать электронную подпись?
  • Какую версию «1С:Документооборот» лучше выбрать для нашей организации?

Глава 3. Запуск программы Ввод информации об организации и регистрация пользователей Нормативно-справочная информация

  • Какой справочник необходимо заполнять в первую очередь,«Пользователи» или «Структура предприятия»?
  • Как правильно произвести заполнение справочника «Пользователи»?
  • Какую структуру предприятия ввести в систему, управленческую или организационную?
  • Если пользователь подчиняется нескольким руководителям,как это отразить в системе?
  • Можно ли в системе вести учет документов нескольких организаций?
  • Что такое учет по вопросам деятельности?
  • Что такое гриф доступа и зачем он нужен?
  • Что такое нумераторы и индексы нумерации?
  • Для чего используются виды документов?
  • Можно ли настроить сквозную нумерацию по нескольким видам документов?
  • Можно ли загрузить классификатор банков?
  • Для чего нужны шаблоны файлов?
  • Для чего используются «Способы доставки корреспонденции»?
  • Для чего предназначена ролевая маршрутизация задач?
  • Как использовать ролевую маршрутизацию (адресацию) задач?
  • Можно ли настроить рабочий стол для каждого сотрудника?

Глава 4. Категоризация

  • Что такое категоризация данных и для чего она нужна?
  • Для каких объектов системы предусмотрена категоризация данных?
  • Чем отличаются персональная и общая категории?
  • Как работает автоматическая категоризация данных?
  • Можно ли настроить права на доступ к использованию категорий?
  • Какие способы добавления категорий предусмотрены в программе?
  • Кто имеет права на доступ к изменению категорий документа?
  • Как просмотреть данные, в которых есть хотя бы одна из выбранных категорий?
  • Как просмотреть данные, в которых есть все выбранные категории?

Глава 5. Работа с документами

  • Как создать исходящий документ, используя принятые в организации правила оформления документов?
  • Как в списке исходящих документов настраивать группировку или отбор по получателю?
  • Можно ли изменить регистрационный номер документа?
  • Можно ли зарезервировать для документа регистрационный номер в программе?
  • Можно ли сделать так, чтобы нумерация входящих или исходящих документов была продолжена с определенного номера?
  • Можно ли в списках документов упорядочить документы по возрастанию регистрационного номера?
  • Можно ли организовать контроль возврата уведомлений по отправленным документам?
  • Можно ли настроить связи между документами, чтобы они отражались в истории переписки?
  • Можно ли в программе регистрировать входящие и исходящие документы между юридическими лицами одной группы компаний?
  • Можно ли распечатать регистрационно-контрольную карточку документа?
  • Можно ли зарегистрировать документ прошедшей датой?
  • Каким образом в рабочую группу документа добавить Руководителей подразделений?
  • Каким образом настроить нумератор внутреннего документа, чтобы его регистрационный номер был равен номеру документа — основания?
  • Как можно изменить срок действия внутреннего документа?
  • Можно ли указать в исходящем документе реквизиты получателя при автозаполнении шаблона файла?
  • Можно ли указать в исходящем документе дату и номер исходящего документа при автозаполнении шаблона файла?
  • Можно ли указать адрес ответственного за документ при автозаполнении шаблона файла?
  • Можно ли указать паспортные данные автора при автозаполнении шаблона файла?
  • Можно ли указать состояния «Согласование» и «Утверждение» документа при автозаполнении шаблона файла?
  • Можно ли указать категорию документа при автозаполнении шаблона файла?
  • Есть ли возможность отключить использование неактуального шаблона документа?
  • Каким образом в карточке документа можно создавать дополнительные поля или реквизиты для определенного вида внутренних документов?
  • Чем отличаются дополнительные реквизиты и дополнительные сведения?
  • Можно ли вывести дополнительные реквизиты документа в форму списка документов?
  • Можно ли изменить форму карточки документа сразу для нескольких пользователей?
  • Можно ли удалить карточку документа из системы?

Глава 6. Договорная работа

  • Для чего нужна настройка «Является договором» для вида внутреннего документа?
  • Почему договоры в «1С:Документооборот» учитываются как внутренние документы?
  • Как отразить передачу договора на согласование контрагенту?
  • Как отразить передачу договора контрагенту для подписания?
  • Можно ли контролировать возврат переданного контрагенту экземпляра договора?
  • Можно ли в системе указывать информацию о продлении договора?
  • Как можно организовать учет дополнительных соглашений к договору?
  • Можно ли указать информацию о расторжении договора?
  • Можно ли добавить дополнительный реквизит в карточку договора?
  • Можно ли использовать дополнительный реквизит для автоматического заполнения файла договора?
  • Приведите пример автоматического заполнения дополнительного реквизита договора?
  • Можно ли проконтролировать своевременность и полноту выполнения обязательств по договору?

Глава 7. Файлы

  • Какие существуют способы добавления файлов в систему «1С:Документооборот»?
  • Пользователь добавил файл, находящийся на диске Будет ли этот файл связан с файлом в системе?
  • Можно ли создать новую версию файла?
  • Как вернуться к предыдущей версии файла?
  • Как изменить формат файла, хранящегося в системе?
  • Имеется ли возможность сравнить две версии файла?
  • Можно ли изменить информацию о принадлежности файла?
  • Можно ли удалить файл из системы?
  • Производится ли полнотекстовый поиск по содержимому файлов?
  • Осуществляется ли полнотекстовый поиск по файлам формата PDF?

Глава 8. Связи между документами

  • Имеется ли возможность связать несколько документов в системе?
  • Какие существуют типы связей между документами в «1С:Документооборот»?
  • Каким образом можно создать связь между документами?
  • Чем отличается односторонняя связь от двусторонней?
  • Чем отличается единичная связь от множественной?
  • Как посмотреть всю цепочку связей между документами?
  • Позволяет ли система ограничить права на доступ к установке связи между документами?
  • Если у пользователя нет прав на доступ к связанному документу, сможет ли он его увидеть?

Глава 9. Деловые процессы

  • Чем отличаются процессы «поручение» и «исполнение»?
  • Можно ли в процессе исполнения задать вопрос автору задачи?
  • Если необходимо передать файл автору задачи, как это можно сделать?
  • Исполнителям ставится задача, результатом выполнения которой является несколько файлов Как организовать передачу файла автору задачи?
  • Для чего нужны дополнительные реквизиты процессов и задач?
  • Можно ли подготовить шаблон процесса?
  • Имеется ли возможность привязать шаблон процесса к виду документа?
  • Как запретить пользователям изменять параметры процесса, созданного по шаблону?
  • Можно ли указать условие маршрутизации документа?
  • Можно ли в список согласования документа добавить автора документа?
  • Есть ли разница между результатами согласования «Согласовано» и «Согласовано с замечаниями»?
  • Имеется ли возможность изменить печатную форму листа согласования документа?
  • Как настроить шаблон процесса согласования документа, чтобы соблюдались определенные условия?
  • Можно ли настроить автоматический запуск процесса?
  • Если мне перенаправили задачу, как узнать, кто это сделал?
  • Как делегировать исполнение задачи подчиненному?
  • Имеется ли возможность изменить срок исполнения задачи, если она уже отправлена на исполнение?
  • Если сотрудник утверждает, что подписал электронной подписью совсем другую карточку документа или вообще не подписывал данный документ, можно ли проверить слова сотрудника?
  • Почему комплексный процесс прерывается после решения «Согласовано с замечаниями» процесса «Согласование»?
  • Можно ли в системе использовать разные варианты повторного согласования документа?
  • Может ли руководитель получать информацию о показателях исполнительской дисциплины, не загружая программу и не обучаясь работе в программе?
  • Как организовать работу руководителя, если у него есть секретарь?
  • Как проанализировать эффективность работы сотрудников с документами?

Глава 10. Бизнес-события

  • Как работает механизм бизнес-событий?
  • Какие предопределенные виды бизнес-событий предусмотрены в системе?
  • Для чего нужны детекторы бизнес-событий?
  • Для чего нужны дополнительные обработчики бизнес-событий?
  • Как настроить автоматический запуск процесса при возникновении бизнес-события?

Глава 11. Организация мероприятий

  • Организацию каких мероприятий можно автоматизировать с помощью программы?
  • Как сформировать программу мероприятия?
  • Кто может добавлять и редактировать файлы мероприятия?
  • Как пригласить участников на мероприятие?
  • Кто может быть участником мероприятия?
  • Как информировать сотрудника о списке мероприятий, в которых он должен участвовать?
  • Что такое протокольное мероприятие?
  • Как заполнить протокол мероприятия?
  • Как отправить на исполнение и контролировать выполнение протокола мероприятия?

Глава 12. Ведение проектов

  • Для каких целей в программе используется учет проектов организации?
  • Как включить учет проектов в «1С:Документооборот»?
  • Чем отличаются реквизиты «проектная команда» и «рабочая группа» в карточке проекта?
  • Как создать проектную задачу?
  • Каким образом формируется код структурной декомпозиции работ проектной задачи?
  • Как определить место задачи в плане проекта?
  • Можно ли сделать проектную задачу вехой?
  • Чем отличаются основные и вспомогательные процессы исполнения проектных задач?
  • Какими способами удобнее указывать фактические трудозатраты по проекту?

Глава 13. Учет рабочего времени

  • Для чего предназначен учет рабочего времени?
  • Для чего нужен документ «Ежедневный отчет»?
  • Кто имеет право на доступ к просмотру и редактированию ежедневного отчета сотрудника?
  • Каким образом можно отразить трудозатраты по задаче или документу?
  • Можно ли указать трудозатраты по проекту или по проектной задаче?
  • Для чего нужен регистр сведений «Сведения о точках маршрута»?

Глава 14. Обсуждения

  • Существует ли возможность использования форума в «1С:Документооборот»?
  • Что может быть предметом обсуждения?
  • Как создать новую тему на форуме и написать сообщение?
  • Как создать новый раздел (группу тем) на форуме?
  • Можно ли в форуме организовать голосование?
  • Можно ли получать уведомления по новым сообщениям на форуме?
  • Как начать процесс по теме или сообщению обсуждения?
  • Можно ли запретить добавление сообщений по теме на форуме?

Глава 15. Архивное хранение

  • Для чего нужна номенклатура дел?
  • Как сформировать номенклатуру дел?
  • Как создать номенклатуру дел на следующий год?
  • Мы являемся группой компаний и в «1С:Документооборот» ведем учет в разрезе нескольких организаций Можно ли создать одну номенклатуру дел для нескольких организаций?
  • Зачем нужен реквизит «Номенклатура дел» в карточке документа?
  • Чем отличаются реквизиты «Номенклатура дел» и «Помещен в дело»?
  • Можно ли для дела (документа) указать конкретное место хранения (стеллаж, полка и т п )
  • Для чего нужен реквизит «Отметка ЭПК»?
  • Как определить срок хранения дела и номер статьи при составлении номенклатуры дел?


Глава 16. Электронная почта

  • Чем отличаются «легкая» почта и встроенная почта?
  • Как включить использование встроенной почты в «1С:Документооборот»?
  • Как осуществляется отправка электронной почты?
  • Позволяет ли «1С:Документооборот» загружать входящие документы из MS Outlook или другого внешнего почтового клиента?
  • Можно ли настроить интеграцию «1C:Документооборот» и MS Outlook?


Глава 17. Штрихкодирование и потоковое сканирование

  • Для каких целей необходимо штрихкодирование и как его можно использовать?
  • Каким образом вставить штрихкод при автозаполнении шаблона файла?
  • Если документ печатается не из «1С:Документооборот»
  • Как в этом случае можно организовать штрихкодирование?
  • Как настроить подключение ручного сканера штрихкодов?


Глава 18. Вопросы администрирования

  • Где лучше хранить файлы, в базе данных или в томах на диске?
  • В настройках программы есть требование установить в программе ограничение на размер файлов Какое значение требуется указать?
  • Что такое файловый вариант работы? Как он устроен?
  • Как работает клиент-серверная версия?
  • В чем преимущества работы в клиент-серверном варианте?
  • Есть ли ограничения работы сервера «1С:Предприятие» при использовании операционной системы Linux?
  • Есть ли особенности работы «1С:Документооборот» в режиме веб-клиента?
  • Что такое шаблоны конфигурации «1С:Документооборот»?
  • Как установить файловую базу «1С:Документооборот» из шаблона?
  • Как установить базу «1С:Документооборот» под MS SQL?
  • Защищены ли данные в «1С:Документооборот» при работе через интернет?
  • Можно ли настроить уведомление пользователей о поступлении новых задач или других событиях?
  • Какие настройки необходимо установить, чтобы сотрудникам приходили уведомления по электронной почте?
  • Для каких целей предназначено протоколирование работы пользователей?
  • Какие операции могут протоколироваться?
  • Как включить протоколирование работы пользователей?
  • Как изменить вариант отчета (изменить колонки, группировки, сортировку)?
  • Что такое версионирование объектов?
  • Сколько пользователей может работать с 1С:Документооборот?


Глава 19. Права доступа

  • Кто может управлять правами на доступ к папкам файлов и документов?
  • Что такое дескрипторы прав доступа?
  • Для чего используется отложенное обновление прав доступа?
  • Есть ли случаи, когда нет необходимости ограничения прав доступа?
  • Как настроить права на доступ к чтению документов так, чтобы пользователь мог открывать только те документы, которые присылаются ему через задачи?
  • Можно ли группе пользователей предоставить одинаковые права доступа?
  • Как запретить доступ, если у пользователя уже есть разрешение на доступ к папке?
  • Как определить, почему пользователь получил доступ к какому-либо объекту?


Глава 20. Интеграция «1С:Документооборот» с другими программами

  • Есть ли возможность перенести данные из другой системы электронного документооборота, если мы решили использовать «1С:Документооборот»?
  • Ранее в организации использовали программу «1С:Архив», есть ли возможность перенести из нее данные в «1С:Документооборот»?
  • Можно ли интегрировать «1С:Документооборот» с другими системами?


Нашли ошибку на сайте? Напишите о ней нам!
Наверх Обратный звонок