График : Пн-Пт: 9.30 - 18.00
График : Пн-Пт: 9.30 - 18.00
В ситуациях, когда бухгалтеры совместно используют два программных решения – «1С:Зарплата и управление персоналом 8» и «1С:Бухгалтерию 8» - часто появляется задача выполнить перенос данных из одной программы в другую. Представленная статья содержит инструкцию, которая поможет вам корректно выполнить данную операцию. Отметим, что настройка осуществляется один раз. В дальнейшем перенос данных будет выполняться автоматически. Также имейте ввиду, что в «1С:Предприятии 8» возможности учета представлены в различных вариантах, поэтому все выбранные способы должны быть отражены в настройках переноса данных.
Настройка выгрузки данных из «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» в «1С:Бухгалтерию 8»
«1С:Зарплата и управление персоналом 8» и «1С:Бухгалтерия 8» связаны между собой на уровне проводок. Специальная обработка «Выгрузка данных в бухгалтерскую программу» предназначена именно для данной задачи. Она предоставляет два режима работы - перенос проводок и перенос кассовых операций.
Режим переноса проводок
Созданный в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» документ «Отражение зарплаты в регл учете», должен быть перенесен в режиме переноса проводок в «1С Бухгалтерии 8».
Для выполнения обработки «Выгрузки данных в бухгалтерскую программу» следует обратиться к пункту меню «Сервис - Обмен данными» в «1С:ЗУП 8». Перед началом запуска обработки сначала следует указать период , а именно месяц, за который должны быть выгружены проводки, указать путь и файл выгрузки, а также отметить флажком строку «Отражение зарплаты в регл учете».
Поводки выгружаются ежемесячно один раз после расчета заработной платы, начисления налогов и взносов, а также после формирования проводок. То есть выполнять выгрузку и загрузку можно любое количество раз, но каждая последующая загрузка будет замещать предыдущую.
Теперь обратимся к меню в «1С:Бух.8». Открываем «Сервис - Обмен данными с Зарплата и управление Персоналом 8» - «Загрузка данных из конфигурации «Зарплата и управление Персоналом 8» . Здесь нам нужно указать файл, в который мы будем выполняться выгрузку, после чего жмем кнопку «Выполнить».
Перед выгрузкой из «1С:ЗУП 8», необходимо сформировать проводки. При этом должны быть выполнены определенные настройки, начинать которые следует с используемых измерений учета в Бухгалтерии 8.
Для этого в Бухгалтерии 8 открываем закладку «Расчеты с персоналом» в Настройке параметров учета отмечаем, что учет расчетов ведется по зарплате , а кадровый учет ведется «Во внешней программе». Также определяем аналитику счета 70: «Сводно по всем работникам» или «По каждому работнику».
Если учет в1С:Бухгалтерии был выполнен раньше, чем использование программы «1С:ЗУП», надо выполнить в нее выгрузку « Сведений для выгрузки в новую информационную базу». Для этого открываем меню в Бухгалтерии 8 и выбираем выбрать Сервис -> Обмен данными с Зарплата и управление персоналом 8 -> Выгрузка данных в конфигурацию «Зарплата и управление персоналом»
Указываем файл, в который будут выгружаться данные.
Просим обратить внимание, что для возможности выгрузки в дальнейшем в «1С:Бухгалтерия 8» проводок и платежей, нужно не забывать о синхронизации данных.
Подразделения организаций и сведения об организации должны идентично отражаться в обеих программах. Если аналитический учет расчетов выполняется по каждому сотруднику, элементы справочника «Физические лица» и справочника «Сотрудники организации» также должны совпадать.
Итак, мы выполнили выгрузку начальных данных из «1С:Бухгалтерии 8» . Теперь нам надо перенести их в «1С:ЗУП 8». В этой программе открываем закладку «Загрузка данных», которая находится в меню «Сервис – обмен данными – универсальный обмен», и там выбираем файл, в который будем загружать данные, затем нажимаем кнопку «Загрузить данные», расположенную в верхней части окна.
Теперь выполним начальные настройки в «1С:ЗУП 8» . Открываем меню «Сервис -> Настройка программы» на закладке «Программа бухучета». Указываем программу бухгалтерского учета, которая используется и режим выгрузки. Если при работе с системой была выполнена замена редакции «1С:Бухгалтерии 8», например, с ред.2.0 на ред.3.0, надо поменять эту настройку и заново сформировать проводки до их выгрузки.
Если в Бухгалтерии 8 потребуется формирование регламентированной отчётности, то ставим флажок над пунктом «Разрешить выгрузку данных по НДФЛ и страховым взносам». В форме обработки «Выгрузка данных в бухгалтерскую программу» появятся доступные для отметки флажками пункты «Данные учета пособий по социальному страхованию» и «Данные учета по НДФЛ и страховым взносам (ЕСН)»
Если флажок будет установлен над «Данными учета по НДФЛ и страховым взносам (ЕСН)» помимо проводок дополнительно может быть выгружена такая информация, как:
Если флажок установлен над «Данными учета пособий по социальному страхованию», то переноситься дополнительно будут документы « Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕСН» с данными учета, у которых дата попала в указанный период. Также будет переноситься информация из регистров: «Пособия социальному страхованию, введенных за указанный период», «Пособия по уходу за ребенком до полутора лет», « Заработки получателей пособия по уходу за ребенком до полутора лет».
Формирование регламентированной отчетности рекомендуем выполнять по зарплате в программе «1С:ЗУП 8» .Также не следует перезагружать «1С:Бухгалтерию 8» излишними данными (не рекомендуется помечать флажком опцию « Разрешить выгрузку данных по НДФЛ и страховым взносам в настройке программы»)
Теперь выполняем настройку проводок. В учете можно указать способы отражения для сотрудника, подразделений и для определенного вида расчета.
В таком случае данные используются в определенной последовательности по способу отражения, указанного в учетах по:
Документом «Ввод сведений о регламентированном учете плановых начислений» регистрируется отражение способа плановых начислений для конкретных сотрудников.
Документом «Учет основного заработка сотрудника организации в регламентированном учете» регистрируется способ отражение зарплаты сотрудников.
Отметим, что перечисленные выше два документа следует использоваться только в редких случаях, а именно в ситуациях, когда требуется указать исключение из правила для вида расчета. Общее правило указывается в реквизите «Отражение в бухучете основных и дополнительных начислений»
Выбирая способ, по которому будут отражаться затраты в настройках вида расчета можно указать определенную проводку в справочнике «Способы отражения зарплаты в регламентированном учете», или варианты по состоянию на дату события или по базовым начислениям.
Первый вариант позволяет отражать начисление в учете в тех же счетах, в которых отражаются также ранее базовые начисления, но только пропорционально по их значению. Второй вариант позволяет отражать начисление в учете также, как основной заработок на дату начала события.
Из способа отражения затрат на закладке «Бухучет» в форме справочника «Подразделения организаций», в котором указан зачисленный сотрудник, берется общее правило для сотрудника. Если там отсутствует способ отражения затрат, то мы должны найти его на закладке «Бухгалтерский учет зарплаты» в форме справочника Организации.
Через документ «Ввод распределения основного заработка сотрудников организаций» можно временно (на 1 месяц) регистрировать распределение по разным счетам основного заработка. Этот способ удобен, когда нужно выделить долю заработка при ЕНВД.
Во всех указанных выше формах, заполнение способа отражения затрат осуществляется с использованием справочника «Способы отражения зарплаты в регламентированном учете». Его можно найти в меню» Расчет зарплаты по организациям -> Учет зарплаты -> Способы отражения зарплаты в учете»
В данном справочнике имеются предопределенные проводки
Данный справочник может быть заполнен в начале установки настроек или же можно добавлять используемые варианты учета затрат по мере необходимости.
Заполнение всех реквизитов нужно не всегда. Скорее наоборот, в основном их нужно оставлять незаполненными.
Если мы не указываем счет кредита или дебета, то он будет подставляться автоматически, но только в случае, если у начисления с назначенной данной проводкой имеется расчетная база и определено ее отражение в бухучете.
Если не указываем значение «Подразделение на затратных счетах», то данные также будут проставляться автоматически по подразделению, где числится работник.
Не следует указывать значение «Работники на счете 70» , так как оно подбирается автоматически по сотрудникам, по которым начисления отображаются в учете при «Режиме выгрузки проводок в бухгалтерскую программу» вместе с детализацией по работникам.
«Контрагенты» выбираются из РЕКВИЗИТА «Получатель документа» во время отражения удержаний по исполнительным листам.
Страховые взносы для внебюджетных фондов, а также пособия, выплачиваемые за счет работодателя, отображаются по умолчанию на счетах затрат с той же статьей затрат, что и у начислений, с которых производился расчет.
Отражение в бухгалтерском страховых взносов и пособий, выплачиваемых за счет работодателя по статьям затрат, отличные от статьи затрат начисления, выполняются после настройки в справочнике «Соответствие статей затрат отражения зарплаты в бухучете» на соответствие статей затрат. Находится в меню «Расчет зарплаты по организациям -> Учет зарплаты -> Соответствие статей затрат отражения зарплаты в регл учете»
Видом статьи затрат, начислений и статье затрат предназначенной для отражения страховых взносов и доли пособия, описывается соответствие. Задать его можно для:
При необходимости также можно добавить другие статьи затрат. Список их видов дополняется автоматически посредством элементов справочника «Оценочные обязательства и резервы»
Настройка соответствия (список правил) выполняется в следующем порядке: сначала указываем вид статьи затрат, далее задаем статью затрат начислений, которую требуется подменить, и статью затрат, на которую будет она замена. Если мы не указываем статью затрат начислений, то страховые взносы, которые относятся к указанному виду статьи, отразятся по статье затрат в колонке «Статья затрат»
Порядок действий при формировании проводок:
Режим переноса кассовых операций
Банковские и кассовые документы можно переносить посредством обработки «Выгрузки данных в бухгалтерскую программу» в режиме «Переноса кассовых операций»
Если проводки, как было отмечено ранее, планируется переносить только в конце месяца, то кассовые операции переносятся регулярно по мере возникновения.
Чтобы перенести кассовые операции, нам нужно отметить флажком пункт «Кассовые документы» и указать способ выгрузки «Все документы» или» Только депонирование».
Список документов для выгрузки для варианта «Все документы» зависит от установленных параметров в учете «Выплата зарплаты».>
Если мы не выбрали « Упрощенный учет взаиморасчетов», то к выгрузке будут доступные такие документы, как:
При выборе варианта «Только депонирование» выгружать можно документы:
При упрощенном учете взаиморасчетов такие платежные документы, как «Расходный кассовый ордер» и «Платежное поручение» не создаются, поэтому выгружаться они не будут.
Если в указанном периоде выгрузки были введены документы «Расходный кассовый ордер» с типом операции «Выплата заработной платы сотруднику», тогда выгрузка сводных данных будет невозможна. В этом случае мы рекомендуем выгрузить подробные данные или отменить проведение документа «Расходный кассовый ордер» с данным видом операции.
Выгружая кассовые документы, следует отслеживать период выгрузки и утверждать регламент нумерации документов для более удобной работы с «1С:Бухгалтерия 8». Например, можно принять решение, что номер кассового документа всегда будет присваиваться в данной программе.
В последующем можно использовать варианты в зависимости от доступа расчетчика в базу данных «1С:Бухгалтерии 8». Он может устанавливать самостоятельно номер в программе «1С:Бухгалтерии 8» или это выполняет бухгалтер, выполняющий отправление электронных сообщений об очередном кассовом документе. Потом этот номер должен дублироваться в программе «1С:ЗУП 8».
Облачные сервисы
