(495) 926-37-81


МОСКВА

График : Пн-Пт: 9.30 - 18.00

Антикризисный документооборот 1c8

В сложной экономической ситуации основной задачей каждого предприятия является оптимизация его работы. Поэтому важно иметь все условия, позволяющие удобно контролировать ситуацию и деятельность сотрудников. 1С Документооборот 8 поможет в поиске неисправностей повысит трудовую дисциплину.


Рассмотрение статистики работы с документацией


Отчет имеет основной целью своевременно обнаружение проблем по части работа с важной документацией. С помощью такого отчета можно без труда выяснить:

  • По какой причине работа продвигается медленно
  • Какие виды документов являются наиболее трудными для работы
  • Сколько времени проходит работа над каждый документом
  • Сколько времени занимают процессы с документами

Отчет имеет в себе пять основных вариантов:

  1. Расчет статистики работы с документацией
  2. Расчет длительности процессов, связанных с работой по документам
  3. Документы по ответственным
  4. Основные процессы, связанные с шаблонами
  5. Процессы по авторам

Статистика работы

Статистика работы над документом

Первый вариант, отражающий статистику работ, основной, а все остальные методы призваны детализировать его. То есть если осуществляется переход на другой отчет, то может быть получена информация по другим вариантам. Первый вариант в отчете показывает длительность работ по отдельным видам документов в области разных процессов. Так, может быть выявлено, что согласование или утверждение документа занимается большую половину его цикла жизни, в результате придется переработать шаблоны процессом.


Длительность процессов

Отчет указывает на длительность работ, которая наблюдается по процессам. Эти процессы в свою очередь, могут быть запущены по шаблонам или же действовать произвольно. Благодаря этому варианту, можно выявиться виды процессов, которые отнимают большую часть рабочего времени сотрудников.


длительность процессов документооборот

Отчет позволит выяснить, какие из сотрудников работают не по шаблону, а действуют самостоятельно, при этом допуская ошибки. Из-за этого согласование документов занимает много времени, поэтому возможно, что понадобится разъяснить сотрудникам принцип работы с шаблоном.


Документы по ответственным

Данный вариант ведения отчета отображает, по каким именно документам рассчитывается средняя продолжительность работ, а также появляется лицо, которое несет ответственность за эти документы.


Процессы с шаблонами


Процессы по шаблонам

На предприятиях имеются меры, которые оценивают эффективность с точки зрения работы с документацией. Меры могут приниматься после анализа раздела статистики работы с документами:

  • Это может быть решение, которое будет говорить о регламентации процесса работы над теми или иными документами
  • Отказ или разработка шаблонов, работа по которым будет занимать меньшее количество времени
  • Разработка шаблонов для тех процессов, которые чаще всего используются на предприятии
  • Обязанность сотрудников использовать шаблоны, которые подготовлены заранее
  • Провести дополнения по части инструкций по работе с документацией

Неотработанные документы

Документы по ответственным

Благодаря отчету, можно заняться поиском документов, по которым не проводится никаких работ. Например, если нет активных задач или не имеется запущенных процессов в комплексе. Также если документ не имеет отметки в качестве не действующего. Эти сведения играют важную роль при работе с документами, поскольку затерявшийся договор может оказаться серьезным препятствием для сохранения достойной репутации компании. Он может повлечь за собою наложение штрафов.


Анализ согласования

Как уже отмечалось, данный отчет может оказать существенную помощью в определении мест препятствий. Ранее для того чтобы провести подобный анализ, приходилось делать сравнение многих показателей вручную. В настоящее время, благодаря ведению отчета, можно получить усредненные показатели по завершенным процессам, а также выявить проблемы. Очень рекомендуется заниматься формирование анализа на регулярной основе – раз в месяц или в квартал. Данный подход позволит своевременно определить основные проблемы и принять определенные меры для их устранения.


Вкладка мои процессы документооборот

Есть несколько вариантов отчета:

Длительность задач согласования, отчеты по авторам, по документам и их видам, по ролям, по лицам, которые занимаются согласованием, по шаблонам.


Длительность задач согласования представляет сбой перечень задач, которые были завершены. Отчет имеет в себе полную информацию по согласованиям – например, по предметам, задачам, авторам и согласующим лицам. Далее Суммарная просрочка показывает на общее количество дней, которые предприятие потеряло ввиду сорванных сроков.


Также есть отчеты по согласующим лицам и по ролям, они позволят выявить сотрудников, из-за которых происходит замедление процессов согласования. Для того чтобы провести глубокий анализ несоблюдения сроков, необходимо изучить ряд показателей – к ним относится количество задач, которые есть перед лицами, занимающимися согласованием, результаты выполнения этих задач. Есть предположение, что спектр задач и поиск решений требует пересмотра.


Отчет по авторам позволяет выявлять сотрудников, которые способствуют снижения эффективности согласования. При принятии решений на базе этого отчета, важно учитывать среднее количество отрицательных итогов.


Отчеты по шаблонам позволяют найти участки с частым нарушением сроков. Эти показатели могут стать сигналом для изменения шаблонов.


Нововведения

Для того чтобы провести объективный анализ исполнения, проводится доработка отчетов:

  • Задачи
  • Документооборот
  • Справка о дисциплине исполнения
  • Справка в настоящее время отражает количество задач, которые сотрудники реально выполнили не выполнили
  • Некоторые варианты приведенных отчетов имеют информацию о количестве переносов сроков

Этапы для обработки документации

В форме 1С появился этап об учете обработки документации

Теперь для каждого документа можно указать этапы обработки, которые он должен пройти на предприятии, также отмечается этап реализации и количество оставшихся этапов. Учитываются сроки, формируются отчеты по количеству, срокам и датам.


Договора на производство макета
Процессы по авторам документооборот

Теперь, благодаря совершенной форме, можно оценить стадию и состояние интересующих документов, а также сделать четкие прогнозы касательно завершения общего срока работ с документами. Также можно предотвратить срывы срока по возможности.

Настройки шаблонов

Настройки стали обладать большей гибкостью, и теперь на предприятии может быть наложен запрет на:

  • Изменение реквизитов, которые заполнены из шаблона
  • Редактирование файлов, добавленных из шаблона
  • Удаление документов, которые добавлены из шаблона

Если настройки запрета были установлены, то поля документа, которые заполнены по шаблону, являются доступными только для чтения. А если говорить об удалении и редактировании файлом, которые попали из шаблона, то оно станет недоступным. На файлы, которые попали в документ вручную, такие действия не распространяются.


Введение запрета на создание ручных документов

Договор аренды оборудования 1C

Если сотрудники работают не по шаблону, и это замедляет общий процесс, то можно вводить запрет на создание документов не по шаблону. Данная мера позволит увеличить скорость работы с документами и снизит затраты труда персонала. Запрет будет установлен для каждого вида документа по отдельности.


Заполнение реквизита с ответственным лицом

Договор поставки документооборот

Есть поле в документе «ответственный», и его нужно сделать обязательным для заполнения. Это нужно для того, чтобы правильно адресовать различные уведомления, а также грамотно запустить процессы корректного построения отчетов. Это актуально для случаев, когда авто и ответственный – это разные люди.


Установление связи

документооборот настройка связей

Этот процесс важно сделать обязательным, при всем этом программа не будет позволять создание документа этого вида без указания связи. Если документ имеет, например, вид «дополнительное соглашение», то у него должна быть обязательная связь. Если автором было создано новое дополнительное соглашение, и он попытался сделать его без связи, то может открыться список договоров, из которых нужно будет выбрать документ, чтобы установить связь. Программа может автоматически установить отборы, согласно реквизитам, которые были заполнены.


Список процессов

Неотработанные документы

Процессы, которые созданы автором, подлежат управлению – это делается посредством списка «мои процессы». В списке отражаются процессы, которые были созданы, за исключением ознакомлений. Благодаря списку, можно быстро выяснить основные проблемные процессы, а также отследить затянувшиеся исполнения, несоблюдение или срывание сроков. Также можно проверить состояние дел по тем или иным процессам.


Проводится анализ процессов, в ходе выяснения результатов которого можно сделать остановку или же продолжить процесс, прервать его или изменить срок.


Над чем ещё стоит поработать

Внедрение тех или иных форм регулирования процесса документооборота сопровождается переменами, которые должны изменить работу предприятия. Кроме того, помимо основных элементов есть ещё ряд ниш для проведения работ.


Например, необходимо провести расширение функций контроля за договорными документами – это делается для того чтобы выявить неточности, прийти к определенным решениям, а также отследить все несоблюдения сроков.


Длительность задач согласования

Также важно расширить функции контроля за дисциплиной исполнителей. Для того чтобы оценить ключевые показатели эффективности оценки некоторых сотрудников или целых подразделений. Также это позволит проанализировать эффективность на предприятии, установить некоторые меры.


Важную роль играет внедрение серии кейсов для решения реальных задач на практике. Сюда можно отнести и полезные советы касательно использования программы в сложной экономической ситуации. Каждый может узнать, каким образом повысить эффективность при совместной работе сотрудников, а также как можно экономить на первоначальном заполнении документации, как сократить затраты и так далее.


При грамотном использовании усовершенствованного документа и правила, можно достичь оптимальных результатов, оптимизировав деятельности организации в целом и по отдельным ее направлениям. Итак, можно сократить затраты труда и средств по работе с документами, выявить основные возникающие неточности и устранить неполадки в работе. Каждый сотрудник при соблюдении шаблонных указаний и правил работы может получить отличные результаты и повысить эффективность работы предприятия в целом. Для устранения неточностей в работе проводится ряд анализов, которые позволяют устранить неполадки и сделать работу качественной.




Если у вас не получилось, то наш специалист может приехать и решить задачу.

Настроим. Подключим. Исправим. Найдем ошибку 1с.




Лидеры продаж!

1С: Упрощенка 8

"1С:Упрощенка 8" является спец-поставкой программы "1С:Бухгалтерия 8. Базовая версия", которая предварительно настроена для ведения учета по УСН. При этом в "1С:Упрощенке 8" сохранены все возможности "1С:Бухгалтерии 8" – достаточно изменить настройку и можно вести полноценный учет для организаций, применяющих общий режим налогообложения и уплачивающих налог на прибыль.

Перейти

1С: Бухгалтерия 8

"Программа 1С Бухгалтерия 8 создана для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной регламентированной отчетности, на коммерческих предприятиях: оптовую и розничную торговлю, комиссионную торговлю, оказание услуг, производство и тому подобное.

Перейти

1С: Предприниматель 8

Программа "1С:Предприниматель 8" - создана для ведения бухгалтерского учета и составления отчетности индивидуальными предпринимателями ИП, ЧП, ПБОЮЛ. Программа позволяет вести Книгу учета доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуальных предпринимателей, являющихся плательщиками налога на доходы физических лиц (НДФЛ).

Перейти

1С: Предприятие 8 Лицензии.

При необходимости работать с программой 1С более чем на одном компьютере (это может быть локальная сеть), а также при работе в одной базе 1С, возникает необходимость купить лицензии 1С. Лицензии 1С - это дополнительные ключи защиты программ 1С, которые покупаются отдельно и дают право пользоваться на несколько компьютеров.

Перейти
Нашли ошибку на сайте? Напишите о ней нам!
Наверх Обратный звонок